7+1 hyötyä PSA-toiminnanohjauksesta/ projektinhallinnasta

Aiemmassa PSA-kirjoituksessa kerroimme, mikä PSA oikeastaan on ja kenelle se on tarkoitettu. Professional Automation Services-järjestelmät on kehitetty tukemaan nimenomaan asiantuntijapalveluille tyypillisen projektiluontoisen työn hallintaa, jolloin järjestelmä keskittyy projektien ohjaamiseen, seurantaan ja laskutukseen. PSA-järjestelmä tarjoaa siis projektinhallintatyökalun, joka automaattisesti kerää relevantin tiedon ja näkymän tilanteen etenemiseen ja talouteen.  Tässä kirjoituksessa avaamme PSAn hyödyt tarkemmin; miten se tekee konkreettisen muutoksen yrityksesi tehokkuuteen, toimintaan ja viivan alle jääviin euroihin – puhumattakaan työntekijätuottavuudesta.

Services Performance Insights (SPI) raportin mukaan yrityksillä, jotka käyttävät PSA-järjestelmää tuottoprosentti on huomattavasti korkeampi. (34 % vs. yritykset, joilla ei ole PSA käytössä 27,4 %)

Alla PSA-järjestelmän 7+1 hyötyä avattuna

1. Lisäät voittojasi keskitetyn tiedonhallinnan avulla

PSA-järjestelmä näyttää, mitkä projektit ovat kannattavimpia näyttämällä syväluotaavaa dataa kustakin projektista. Tämä tieto auttaa yritystä kehittämään tehokkaampia prosesseja ja keskittymään jatkossa parhaiten tuottaviin projekteihin. Tämän myötä myös oikeanlainen uusasiakashankinta tehostuu.

PSAn avulla saat nopeasti selville ajantasaisen kokonaistilanteen yhdestä lähteestä ja se päivittyy koko ajan, kun projektissa tapahtuu muutoksia. Projektibudjetointi, -suunnitelma ja toteuma sekä muu projektitieto on keskitetysti yhdessä paikassa. Näin on helppo seurata ennusteita koko organisaatiossa.  Pystyt seuraamaan tarkasti, mitä missäkin projektissa tarvitaan. Ja kun lisäksi seuraat vielä kuluja, voit mitata tuottavuutta.

2. Saat ajantasaista ja läpinäkyvää tietoa PSA-raportoinnin avulla

Yksi johtajien haastavimmista asioita on joutua tekemään nopeitakin päätöksiä, ja sen päätöksenteon tueksi ei riitä se, että raportit päivittyvät esimerkikisi joka yö. Ajantasaista tietoa tulee olla koko ajan saatavilla.

PSA työkalu antaa sinulle oikea-aikaista informaatiota. Voit luoda raporttinäkymistä omat, juuri sinua hyödyttävät versiot ja nähdä dashboardissa juuri ne raportit, joita käytät useimmiten. Päätöksenteko on astetta helpompaa ajantasaisella ja järkevällä datalla.

Yksi tärkeimmistä PSA-softan eduista on alustan yhtenäistyminen. Jos systeemisi ovat erillään ja siiloutuneet, saattaa olla painajainen yrittää yhdistää relevanttia tietoa toisiinsa ja saada siitä jotain ajantasaista ja järkevää ulos. Kunnon PSA tarjoaa koko yritykselle täydellistä ja ajantasaista tietoa projekteista sisältäen asiat, jotka saattavat suistaa projektit raiteiltaan.

Lue myös: Parempaa projektiraportointia: 3 projektisi pelastavaa raporttia

3. Käytät resurssejasi viisaammin

Kun näet järjestelmästä, missä resursseja käytetään ja missä haasteet ovat, voit tehdä oikeanlaista resursointia paremmin -> tuottavuus nousee.

PSA myös tarkoittaa vähemmän hallinnollista työtä ja kuluja. Usein Excelin kanssa touhutessa tai manuaalisesti tietojen syöttämisessä useaan järjestelmään tuhrautuu aikaa ja sattuu virheitä. Tässä on hyvä kohta tehostaa toimintaa ja jättää turha työ vähemmälle. PSA:ssa syötät tiedon kerran, jolloin se replikoituu useampaan paikkaan järjestelmässä.

Lue myös: Resursointityökalu tuo yrityksen voimavarat tehokkaampaan käyttöön

4. Boostaat liikevoittoasi paremman historiatiedon kautta

Tämän päivän liiketoimintaympäristössä on enemmän yrityksiä yrittämässä saada vähempiä projekteja, mikä tarkoittaa, että kilpailu on kovaa. Tämä johtaa tiukempiin voittomarginaaleihin.

Ensimmäinen askel voittomarginaalin parantamiseen on oikeanlaisen hinnan asettaminen – PSA-järjestelmä antaa sinulle näkyvyyden projektihinnoittelun historiaan, tuloksiin ja riskeihin, joiden pohjalta voit tehokkaasti määritellä oikean hinnan. Kun kaikki dokumentoituu PSA järjestelmään, näet tarkasti myös jälkikäteen, mitä tapahtui ja milloin ja ketä oli mukana. Tämä on hyödyllistä mm. jos asiakas reklamoi, mutta myös jos projekti on ollut erityisen onnistunut. Pystyt siis jälkikäteen kaivautumaan, mitä steppejä tehtiin ja oppimaan tulevaisuuden projekteja varten.

Lue myös: Seuraatko asiakkaalle tekemiäsi töitä tehokkaasti?

5. Lisäät kassavirtaa laskutuksen avulla

Kunnollinen PSA-järjestelmä tarkoittaa, että yrityksesi käyttää vähemmän aikaa maksuista huolehtimiseen. Laskutus on nopeaa ja vaivatonta, koska projektien määritellyt hinnat tulevat suoraan järjestelmästä laskulle. Tämä tarkoittaa myös vähemmän virheitä ja että asiakkaat maksavat ajallaan.

PSA:ssa on sisäänrakennettu kellotus. Tämä tarkoittaa, että kirjanpitäjä voi siirtää tehdyt tunnit myös suoraan palkkoihin. Näin sinulla on siis myynti, projektitoiminta, laskutus ja follow-up kaikki yhdessä ja samassa systeemissä. Esimerkiksi konsulttialoilla ajan rekisteröinti on kulmakivi, jonka myötä laskutus on helppoa. IT-yrityksessä pystyt yhdessä järjestelmässä hallinnoimaan mm. asiakaspalvelun tiketöintiä, työtilauksia, ja lisenssien veloituksia ja insinöörit luovat projektin suoraan tarjouksesta, seuraavat vaiheita ja hyödyntävät laajoja raportointimahdollisuuksia. Hyvä PSA muuntaa kaiken laskuksi ja se soveltuu moneen eri toimintamalliin räätälöitävyytensä kautta.

Lue myös: Vie projektin laskuttaminen uudelle tasolle!

6. Hallitset projekteja paremmin: suunnittelu ja budjetointi

Valitse PSA, joka tarjoaa loistavan projektisuunnittelun ja budjetoinnin, koska se tarjoaa paremman näkyvyyden projektiin päälliköille ja auttaa seuraamaan projektin alusta loppuun koko sen kaarelta.

Lue myös: Tarkempaa projektinhallintaa: Projektisuunnitelman luominen Kohossa

7. Työtavat on pääosin standardoitu

Kun kaikki käyttävät samaa järjestelmää, työtavat tulee pitkälle standardisoitua. Tämä hyödyttää mm. siten, että konsultit voivat siirtyä helpommin projektista toiseen tai paikata poissaolevaa, kaikki tietävät mistä asiat löytyvät.

+1 Parempi asiakastyytyväisyys

PSA:n avulla projektit hoituvat tehokkaammin, pallot eivät putoa yhtä helposti ja asiakkaiden kanssa kommunikointi sujuu suoraan järjestelmästä ja kun asiakas on kartalla, on hän tyytyväisempi.

Summa summarum: PSA muuntaa toiminnot hyvin öljytyksi koneeksi. PSA toiminnot yhdistävät töiden automatisoinnin, projektinhallinnan, resursoinnin, työajan mittaamisen, laskutuksen, tiimi kollaboraation ja raportoinnin. Ja saat sen integroitua kätevästi taloudenhallintajärjestelmään. PSA auttaa yrityksesi fiksumpaan tulevaisuuteen yhdistämällä kaikki tehtävät aina tarjouksesta laskuun ja siltä väliltä.

Miten PSA-järjestelmä toimisi teidän yrityksellenne? Tilaa maksuton konsultaatio alta!

Tai lue Kohon kootut hyödyt yrityksellesi.