PSA toiminnanohjaus – mikä se oikeastaan on ja kenelle?

Kirjoittaja: Ulla Granroth | 1.2.2024

PSA on lyhenne sanoista ”Professional Services Automation” ja se tarkoittaa asiantuntijayritysten toiminnanohjausta. (wikipedia) PSA eroaa perinteisestä toiminnanohjauksesta kevyemmän rakenteensa puolesta. PSA-järjestelmissä ei yleensä ole ERP:ssä yleistä tuotannonohjausta ja varastonhallintaa.

PSA-järjestelmät on kehitetty tukemaan nimenomaan asiantuntijapalveluille tyypillisen projektiluontoisen työn hallintaa, jolloin järjestelmä keskittyy laskutettavien projektien ohjaamiseen, seurantaan ja laskutukseen. PSA-järjestelmä pitää sisällään yleisesti projektinhallinnan, työajanseurannan, laskutuksen ja johdon raportoinnin. Mukana voi olla myös esimerkiksi CRM. PSA-ohjelmistot ovat tyypillisesti käytössä ohjelmisto-, insinööri-, arkkitehti-, konsultti- tai mainosaloilla. PSA-järjestelmät rakennetaan nykyään useimmiten selainkäyttöisiksi pilvipalveluiksi, eli niitä voi käyttää kätevästi nettiyhteyden avulla miltä tahansa koneelta.

PSA-järjestelmät tukevat vahvasti modernia ketterää projektinhallintaa →

Kenelle PSA on?

Yllä kerroimme tyypillisimpiä aloja, joilla PSA on käytössä, mutta mikä tahansa asiantuntijaorganisaatio hyötyy siitä, sillä PSA:n avulla yritys parantaa projekteja ja talouden hallintaa kaikilla tasoilla. Yrityksen sisällä PSA:sta hyötyvät niin myynti ja markkinointi kuin talousosastokin, sekä tietysti projektipäälliköt. PSA voidaan integroida CRM:ään ja muihin tärkeisiin ohjelmistoihin, kuten taloudenhallintaan, laskutukseen, analytiikkaan jne.

Maailmassa, jossa etätyö on kasvanut voimakkaasti, PSA ohjaa tekemistä myös etänä ja tarjoaa ajantasaista raportointia. Aiemmin startupeille ja pienemmille bisneksille ei ollut olemassa järjestelmää, kun isot ERPit olivat liian kalliita ja järeitä ja yritykset käyttivät pian enemmän aikaa manageroidakseen työtä kuin kasvattaakseen businesta. PSA:t vastaavat tähän tarpeeseen. PSA tehostaa toimintaa ja resursseja, erityisesti yrityksissä, jotka eivät myy niinkään tuotetta vaan palvelua. PSA:n avulla yritysten johtajat ja omistajat pääsevät raportoinnista näkemään tilanteen helposti sekä kehittämään toimintaansa. Järjestelmä maksaa nopeasti itsensä takaisin parantuneena tuottavuutena.

Viimeisimmässä PSA-sukupolvessa toiminta on pilvessä ja järjestelmä käyttää API-rajapintoja. PSA siis tyypillisesti integroituu helposti muihin webbipohjaisiin järjestelmiin. Näin muodostuu kokonaisuus, jonka kanssa on helpompi ohjata asiakasprojekteja, saada kaikki työt paremmin laskulle ja laskuttaa nopeammin.

Ohjelmistointegraatiot, mitä hyötyä niistä on? →

Seuraa yrityksesi tapahtumia

Jos et seuraa aktiivisesti yrityksesi tapahtumia, päädyt hyvin nopeasti ojaan. PSA tekee raportointia, jonka avulla seuraat helposti ja ymmärrettävästi, miten eri asiat yrityksessäsi menevät. Näin pystyt myös huomaamaan epäkohtia ja parantamaan toimintaa. Kun yritys kasvaa, projektit monimutkaistuvat ja lisääntyvät ja seuranta ilman PSAta hankaloituu. Suosittelemmekin ottamaan järjestelmän käyttöön jo alkuvaiheessa, jolloin asioiden kanssa on helpompi edetä. Esimerkiksi Kohon pystyy ottamaan käyttöön myös pienemmissä osissa.

Miksi PSA toiminnanohjaus?

Järjestelmän valinta on tärkeä prosessi ja kannattaa tehdä huolella. Hinnan ei pitäisi olla ainoa määrittävä tekijä. PSA:n avulla bisnes kulkee smoothisti. PSAn ydin on tukea ja helpottaa sinua optimoimaan liiketoimintaprosessisi. Järjestelmä optimoituu sinua ja liiketoimintaasi varten, ei niinpäin, että sinun tarvitsee muuttaa kaikki prosessisi jäykkää järjestelmää varten. Miksi sitten valita PSA? Tässä syitä.