Työajanseuranta, tuntikirjaukset, työaikapankki ja työmääräykset

Kirjaa tunnit helposti ja siirrä ne laskulle muutamalla klikkauksella Kohon työajanseurannan avulla. Mobiili työajanseuranta mahdollistaa kirjaukset missä ja milloin vain. Työajanseuranta ja laskutustiedot päivittyvät reaaliaikaisesti raporttinäkymiin.

Kohon tuntikirjaukset ovat toiminnan perusta

Työaika

clipboard

Työmääräys

Työmääräys mahdollistaa asiakastöiden ja -käyntien merkkaamisen ennakkoon. Työntekijä näkee oman aikataulunsa ja voi kuitata tehdyt työt vaikka tien päältä. Lue lisää alempaa.

hourglass

Oma työajanseuranta

Kohon työajanseuranta pitää kirjaa lakisääteisestä työntekijöiden työajasta ja työaikaliukumasta. Myös mobiili työajanseuranta reissun päällä oleville!

document

Nopea laskutus

Koho automatisoi laskutietojen keräämisen laskuille tuntikirjausten pohjalta. Voit valita laskutusvalmiit työvuorot helposti ja vaivattomasti projektit-sivulta ja lähettää laskutukseen parilla klikkauksella.

linegraph

Tehokas raportointi

Koholla seuraat reaaliajassa työaikaa sekä kassavirtaa työntekijä-, asiakas- ja projektikohtaisesti. Voit seurata myös tuntilaskutuksen lisäksi projektilaskutuksen ja projektityötuntien keskilaskutusta.

8 tapaa seurata asiakastöitä

Kohosta löydät kaksi erillistä työaikakelloa: asiakastöiden tuntiseuranta ja käyttäjän oma työajanseuranta. Nämä voidaan joko kytkeä toisiinsa tai pitää täysin erillisinä. Työaikaa voidaan merkata 8 eri tavalla.

 

Tuntikirjaus kellokortilla

Kellokortissa voit valita suosikkitehtävät ja käynnistää ajanoton yhdellä painalluksella. Voit vaihtaa tehtävää lennosta ja lisätä kommentin helposti. Tuntiseuranta ei ole koskaan ollut näin helppoa!

Tuntiseuranta Timesheetin avulla

Timesheet on helppo ja nopea tapa syöttää päivän työtunnit halutulle tehtävälle vaikka päivän päätteeksi. Sinun tarvitsee vain syöttää toteutunut aika taulukkotyyppiseen näkymään.

+Vuoro -kirjaus

+Vuoron avulla kirjaat manuaalisesti tunteja yksittäiselle tehtävälle. Voit siis käyttää tätä myös takautuvasti tuntien merkitsemiseen.

Tuntikirjaus haku-toiminnolla

Hakutoiminnolla haet määritellyn asiakkaan ja tehtävän ja merkitset tehdyt tunnit suoraan.

Tuntikirjaus työmääräyslistalla

Työmääräys mahdollistaa asiakastöiden ja -käyntien merkkaamisen ennakkoon. Työntekijä näkee oman aikataulunsa ja voi kuitata tehdyt työt vaikka tien päältä.

Tuntikirjaus kalenterissa

Voit kirjata tuntimerkintöjä suoraan Kohossa olevaan kalenteriin haluamallesi aikavälille. Voit myös tehdä useamman päivän merkintöjä kätevästi.

Tuntikirjaus kalenterituonnilla

Koho on mahdollista integroida suoraan käyttäjän Exchange tai Google -kalenteriin, jolloin kalenterin merkinnät voidaan tuoda käyttäjän tuntikirjauksiksi Kohoon.

Tuntikirjaus pikalisäyksellä

Pikalisäys on kätevä tapa merkata tunteja, jos vaikka puhelimen soidessa täytyy alkaa nopeasti kellottamaan. Voi myöhemmin vaihtaa siihen oikean lajin ja asiakkaan.

Katso videolta, kuinka tuntikirjaukset hoituvat Kohossa

Työmääräykset löydät alempaa omana, perusteellisempana videona.

Kellokortti [00:00] | Timesheet [00:38] | +Vuoro [00:59] | Hakutoiminto [01:30] | Kalenteri [01:59] | Kalenterituonti [02:19] | Pikalisäys [02:41]

Katso videolta, kuinka Kohon työmääräykset helpottavat tehtävien hallintaa.

Toistuvat työt työmääräyksillä

Kohossa erilaisten tikettien- ja  toistuvien töiden hallinta tapahtuu järjestelmästä löytyvien työmääräysten avulla. Työmääräyksillä voidaan hallinnoida ja ohjata käytössä olevia työresursseja tehokkaasti sekä varmistaa, että kaikki yrityksen työt saadaan varmuudella tehdyksi ja laskutetuksi.

Kohoon on mahdollista muodostaa joko kaikille näkyviä tiketti- tai työlistoja, josta työntekijät voivat noutaa tekemättömiä töitä itselleen tai käyttäjäkohtaisia työlistoja.  Näille työlistoille voidaan tuottaa töitä erilaisista kertatoistuvista kokonaisuuksista tai määrittää toistuvia töitä monien erilaisten toistuvuus sääntöjen mukaisesti (mm. tiettynä päivänä toistuvat työt päivämäärän, viikonpäivän, viikon, kuukauden, kvartaalin, vuoden tai näistä johdetun säännön mukaisesti)

tools

Työmääräysten hyödyt
yrityksen johdolle:

  • Tehtyjen, keskeneräisten ja suoritettujen töiden seuranta helpottuu
    -> Kaikki työt tulevat tehdyksi
  • Henkilöriski pienenee
  • Tehokas ja helppolukuinen raportointi
  • Työ- ja henkilöresursointi helpottuu
  • Muistinvarainen työ voidaan poistaa
  • Työajan suunnittelua ja budjetointia voidaan tehostaa
profile-male

Työmääräysten hyödyt
käyttäjälle:

  • Oma henkilökohtainen työlista
  • Tehtyjen, keskeneräisten ja suoritettujen töiden seuranta helpottuu
    -> Kaikki työt tulevat tehdyksi
  • Muistinvarainen työ voidaan poistaa
  • Töiden jakaminen tai kollegan tuuraaminen helpottuu

Kohon työmääräykset

Työmääräysten edut

Kohon työmääräysten ja niistä syntyvien työ- ja tehtävälistojen suurin etu on, että ne ovat suoraan myös laskutettavia tuntikirjausmerkintöjä, jotka sisältävät työn etenemis- ja/tai valmistumisseurannan. Käyttäjä kirjaa tuntinsa suoraan työmääräykseen, merkitsee samaan paikkaan työn edistymisen ja sama kirjaus voidaan siirtää suoraan laskulle, kun työ on valmis osa- tai kokonaislaskutettavaksi. Kun työ sekä sen edistyminen kirjataan ainoastaan yhteen paikkaan, käyttäjän työprosessi tehostuu ja aikaa laskutettavalle työlle säästyy enemmän.

Käyttämällä Kohon työmääräyksiä taataan, että yritys voi seurata asiakastöiden edistymistä, valmistumista ja työntekijöiden kuormitusta sekä varmistaa, että kaikki yrityksen työt tulevat tehdyksi ja laskutetuksi.

Käyttäjäkohtainen työlista – Työmääräykset: omat

Käyttäjälle muodostuva työmääräyslista (työlista) selkeyttää käyttäjän henkilökohtaista työprosessia. Listan ylimmäksi nousee aina kiireellisin työ, joka edesauttaa käyttäjää, sillä hänen ei tarvise itse huolehtia työn tekemisen järjestyksestä. Töitä voidaan ottaa tehtäväksi myös muualta listalta, jos tarve vaatii.

Kiinnitysmatriisit

Asiakkaiden ja käyttäjien työlistoja on helppo ylläpitää kätevien kiinnitysmatriisien avulla. Asiakkaan toimintojen muuttuessa kiinnitys voidaan vaihtaa työmääräyspohjasta toiseen ja Koho automaattisesti päivittää kyseisen asiakkaan työlistan vastaamaan uusia asetuksia.

Myös käyttäjien työlistoja voidaan hallinnoida vastaavan matriisinäkymän avulla. Asiakas- tai projektitehtävien vaihtuessa käyttäjältä toiselle, voidaan muutos tehdä matriisissa ja saada käyttäjien työlistat päivitettyä mahdollisimman pienellä vaivalla.

Työmääräysraportointi

Työmääräyksistä saatavaan raportointiin saadaan näkyviin työn suoritustilanne (suoritetut ja suorittamattomat työt), työmääräyksiin kohdistettujen tuntien määrä ja tieto siitä ovatko ko. tunnit laskutettu. Lisäksi raportointi näyttää asiakaskohtaiset työaikabudjetoinnit sekä toteutuneen työajan, josta päästään seuraamaan aiheuttaako asiakas enemmän kuormitusta, mitä on suunniteltu.

Työmääräyksille asetetuista asiakastavoitteista saadaan johdettua myös käyttäjäkohtaista kuormitusraportointia.

Työmääräysten budjetointi

Työmääräyksille voidaan budjetoida asiakaskohtaisia tavoiteaikoja (missä ajassa asiakkaan työ tulisi saada hoidettua). Kun tavoitteet/budjetit ovat asetettu, Kohon työmääräyksistä saatava raportointi näyttää asiakaskohtaiset työaikabudjetoinnit sekä toteutuneen työajan, josta päästään seuraamaan aiheuttaako asiakas enemmän kuormitusta, mitä on suunniteltu. Lisäksi raportoinnista päästään helposti vertailemaan miten työajat (toteutumat ja tavoitteet) vaihtelevat kuukaudesta toiseen.

Budjetit/tavoitteet voidaan asettaa joko koko työmääräyksen tasolle tai vaihtoehtoisesti jokaiselle työmääräyksen sisällä seurattavalle toimenpiteelle erikseen.

Työmääräysten muut toiminnallisuudet

Työmääräykset mahdollistavat monia erilaisia toiminnallisuuksia kuten esimerkiksi töiden delegoinnin, työ-/tehtävätuuraukset, tiimitasoiset työmääräykset sekä käyttäjän itse luotavat toimenpiteet tai työmääräykset.

Lisäksi työmääräyksiä ja niiden sisältämiä toimenpiteitä voidaan hakea/rajata suoritustason tai vaikkapa eräpäivän perusteella, jos työmääräyksen seuraavan työvaiheen suorittaminen edellyttää aikaisemman vaiheen valmistumista.

Haluaisitko kuulla lisää?
Varaa aika etäesittelyyn!

Tilaa maksuton etäesittely ja anna Kohon vakuuttaa. Käymme henkilökohtaisen esittelyn aikana läpi yrityksesi myynti- ja laskutusprosessit ja autamme tehostamaan myyntiä sekä säästämään jopa 87 % laskutuskuluissa. Etäesittely ei velvoita sinua mihinkään, ja saat paremman näkemyksen siitä, kuinka Koho auttaisi juuri sinun yritystäsi.