Termit tutuksi: Kohon työmääräyksillä toistuvat työt hallintaan

Tilitoimistossa, samoin kuin projektitoiminnassa on tarve suunnitella ja seurata projektin tehtäviä, ja sitä hoituvatko ne aikataulussa ja järjestyksessä. Ja jos ei, miksi ei ja miten tilanne korjataan. Tehtävien käsittelylle on monia nimiä, yksi yleisimpiä on varmaan toistuvat työt -termi. Kohossa tilitoimiston tehtäväkäsittelyä eli toistuvia tehtäviä kutsutaan työmääräyksiksi.

Työmääräyksillä työt automaattisesti listalle

Työmääräyksillä asiakkaan tehtävät ja päivittäin/viikoittain/kuukausittain/vuosittain toistuvat toimenpiteet tulevat automaattisesti käyttäjän työlistalle. Kiireellisimmät työt tulevat aina ensimmäiseksi. Töiden etenemistä seurataan suorittamalla työmääräyksen sisältämiä toimenpiteitä. Työmääräyksille voidaan kiinnittää myös laskutukseen liittyviä tuoterivejä. Käyttämällä Kohon työmääräyksiä taataan, että yritys voi seurata asiakastöiden edistymistä, valmistumista ja työntekijöiden kuormitusta sekä varmistaa, että kaikki yrityksen työt tulevat tehdyksi ja laskutetuksi.

Kohon työmääräysten ja niistä syntyvien työ- ja tehtävälistojen suurin etu on, että ne ovat suoraan myös laskutettavia tuntikirjausmerkintöjä, jotka sisältävät työn etenemis- ja/tai valmistumisseurannan. Käyttäjä kirjaa tuntinsa suoraan työmääräykseen, merkitsee samaan paikkaan työn edistymisen ja sama kirjaus voidaan siirtää suoraan laskulle, kun työ on valmis osa- tai kokonaislaskutettavaksi.

Kun työ sekä sen edistyminen kirjataan ainoastaan yhteen paikkaan, käyttäjän työprosessi tehostuu ja aikaa laskutettavalle työlle säästyy enemmän. Kohossa myös asiakkaan toimittamat materiaalit menevät suoraan työmääräykselle oikeaan paikkaan eikä niiden etsiskelyyn ja kirjaukseen tarvitse käyttää aikaa.

Kohon työmääräysten erityispiirteet

Kohossa tehtävänkäsittelyn luontia helpottava erityispiirre on kiinnitysmatriisi, jossa käytännössä asiakkaalle laitetaan rasti ruutuun ko. tehtävän kohdalle, jolloin työt nousevat työlistalle. Toinen Kohon tehtäväkäsittelyn erityispiirre on se, että tehtäviä ei ole sidottu vuosikelloon, eikä tehtävät katoa vuoden tai tilikauden vaihduttua, vaan tehtävä toistuu työlistalla niin kauan kuin siihen ei tehdä muutoksia. Työn kellotus on helppoa: kello klikataan työlistasta päälle ja lopuksi painetaan ”lopeta” tai suoraan seuraavan työn kohdalla jatka-painiketta.

Edellä mainittujen erityispiirteiden lisäksi Kohosta löytyy muitakin ominaisuuksia liittyen tehtäväkäsittelyyn. Ensimmäinen liittyy sopimuslaskutukseen. Useimmat tilitoimistot käyttävät nykyisin kiinteää kuukausiveloitusta, joka sisältää tietyn määrän tunteja. Kohosta löytyy ominaisuus, että jos tuo tuntimäärä jostain syystä ylittyy, Koho seuraa ja lähtee automaattisesti luomaan täydellistä laskuaineistoa ylimenevästä osasta. Koho siis automatisoi laskujen luomisen siltäkin osin täysin.

Tilitoimistoille kiinnostava ominaisuus Kohossa on myös automaattinen ristiinlaskutus. Tämä tarkoittaa sitä, että usean toimipaikan toimistojen tarvitse siirrellä laskuja tai sisäisesti laskuttaa, jos vaikkapa Helsingin konttori tekee Tampereen konttorin asiakkaan töitä, vaan työ menee automaattisesti samalle laskulle.

Kuormituskalenteri helpottaa resursointia

Resursointia Kohossa helpottaa kuormituskalenteri. Sen avulla pääkäyttäjä näkee suoraan, kenelle työntekijälle mahtuu uusi asiakas. Kuormituskalenterin avulla päästään pureutumaan siihen, mistä kiikastaa, jos työt vievät aikaa enemmän kuin on suunniteltu. Onko ongelma työntekijässä vai asiakkaan työkuormassa? Kuormituskalenterin avulla on myös helppo selvittää, vastaako asiakkaan hinnoittelumalli todellista työmäärää.

Lue myös: Kohon resursointityökalu tuo yrityksen voimavarat tehokkaampaan käyttöön

Työmääräysten hyödyt yrityksen johdolle:

• Tehtyjen, keskeneräisten ja suoritettujen töiden seuranta helpottuu -> Kaikki työt tulevat tehdyksi
• Henkilöriski pienenee
• Tehokas ja helppolukuinen raportointi
• Työ- ja henkilöresursointi helpottuu
• Muistinvarainen työ voidaan poistaa
• Työajan suunnittelua ja budjetointia voidaan tehostaa

Työmääräysten hyödyt käyttäjälle:

• Oma henkilökohtainen työlista
• Tehtyjen, keskeneräisten ja suoritettujen töiden seuranta helpottuu -> Kaikki työt tulevat tehdyksi
• Muistinvarainen työ voidaan poistaa
• Töiden jakaminen tai kollegan tuuraaminen helpottuu

Jos haluat kuulla lisää työmääräyksistä, voit varata meiltä maksuttoman ajan alta.

Tämä kirjoitus on mukaeltu Tilitoimistossa-lehteen tehdyn artikkelin pohjalta.

Koho helpottaa tilitoimiston arkea. Kohon suurin etu on järjestelmän muokattavuus, sekä järjestelmän sisälle tehtävät räätälöitävät workflowt. Räätälöitävien worflowien ansioista järjestelmään voidaan luoda kullekin asiakkaalle sopivia toimintamalleja ja sääntöjä. www.kohosales.com