Tarkempaa projektinhallintaa: Projektisuunnitelman luominen Kohossa

Mitä enemmän yritys hoitaa projekteja ja mitä useampia henkilöitä niiden parissa työskentelee, sitä tärkeämmässä roolissa ovat projektinhallinnan työkalut kuten projektisuunnitelmat. Heikosti toteutettu projektinhallinta hidastaa töitä turhaan: hyvän projektisuunnitelman luominen on kaiken a ja o.

Kohossa projektisuunnitelma on luotavissa projektin yhteyteen vaivattomasti. Suunnitelmassa projektia voidaan seurata vaiheittain ja sen avulla voidaan esimerkiksi automatisoida laskutusta.

Kaikki projektiseurannan osa-alueet yhdessä paikassa

Kohossa laadittu projektisuunnitelma pitää sisällään mahdollisuudet projektien määrittämisen, suunnittelun, aikataulutuksen, budjetoinnin, vastuuttamisen, laskutuksen, vaiheistamisen, kustannusseurannan sekä sisäisen ja ulkoisen projektiviestinnän hyödyntämiseen. Myös työntekijäkuormitusta voidaan seurata tarkasti.

Projektisuunnitelma on mahdollista jakaa asiakkaalle, jolloin hän pääsee viestimään suoraan projektiyrityksen kanssa niin sanotussa kollaboraatiotilassa. Tarvittaessa Kohoon perustettavia projekteja voidaan käyttää kevyemmin vain budjetointiin ja henkilöstöresursointiin ilman varsinaisen projektisuunnitelman luomista.

Lue myös: Projektin resursointi paranee kuormitusraportin avulla

Millainen on Kohon projektisuunnitelma?

Kohossa luodaan vaihesuunnitelma, jossa vaiheiden ja niiden alavaiheiden määrää ei ole rajoitettu. Vaihe- tai alavaihekohtaisesti voidaan määritellä esimerkiksi seuraavat asiat:

• Laskutus: Projektisuunnitelmassa voidaan määrätä, miten vaihe laskutetaan, esimerkiksi tuntien mukaan tai kiinteän ennalta sovitun summan perusteella. Vaiheita voidaan käyttää apuna monimutkaistenkin erälaskutusten määrittelyyn.
• Budjetointi: Kohossa voidaan valita, miten budjetointia tarkastellaan. Vaihtoehtoja ovat muun muassa tunteihin ja euroihin pohjautuvat budjetit.
• Aikataulutus: Vaiheille on mahdollista määrätä päivämäärät, kuten deadlinet, tai ajanjaksot, jolloin vaiheiden ajanjaksot ovat tarkasteltavissa Kohon Gantt-näkymästä.
• Kirjausten rajaaminen: Vaiheen kirjaustehtäviä voidaan tarvittaessa rajata tai kirjaaminen vaiheelle voidaan jopa kokonaan estää.
• Vastuiden määrittely: Henkilöille voidaan määrätä vaihe- tai projektitasoisia
• Henkilöresursointi ja -kuormitus: henkilöresursointia ja -kuormitusta voidaan seurata Kohossa myös projekti- tai vaihetasoisesti.

Tietoon perustuvaa projektiseurantaa

Koho mahdollistaa tarkan ja dataohjautuvan projektiseurannan. Sen avulla voidaan esimerkiksi nähdä täsmällisesti, miten projektit etenevät, ovatko työkuormat hallinnassa ja pysytäänkö budjetissa.

Lue myös: 3 projektisi pelastavaa raporttia

Kohon projektisuunnitelma helpottaa sekä projektin työntekijöiden, vastuuhenkilöiden että yrityksen johdon töitä. Käyttäjille voidaan muodostaa deadlinelistoja omista vastuuprojekteista tai niiden vaiheista, mikä auttaa töiden aikatauluttamisessa. Projektijohdon ja yrityksen johdon tukena on näkymä, jossa projekteja voidaan seurata keskitetysti niiden valmistumisen tai budjetoinnin näkökulmasta.

Onnistunut projektisuunnitelman luominen

Suunnitelman rakentamiseen vaikuuttaa monet eri yksityiskohdat, kuten alan ja projektin luonne. Onnistunutta projektisuunnitelmaa varten, sinun pitää selvittää ainakin mitä, miten ja milloin tehdään sekä kuka tekee.

Projektisuunnitelma voidaan tehdä samalla, kun projektia tallennetaan järjestelmään tai vasta sen jälkeen. Projektisuunnitelmaa on myös mahdollista muokata missä vaiheessa tahansa.

Projekti voidaan luoda esimerkiksi kopioimalla aiempia projekteja ja muuttamalla vain tarvittavat tiedot. Projektisuunnitelmista voidaan muodostaa myös malleja, jotka ovat ladattavissa uuden suunnitelman pohjaksi. Tämä tekee suunnitelmien käytöstä nopeaa ja vaivatonta.

Nopeampaa laskutusta

Kohossa luotu projektisuunnitelma helpottaa myös laskutusta. Kun tietty työvaihe on suoritettu, laskuttaja saa tiedon suoraan kirjaajilta tai projektipäälliköltä.

Projektilaskutuksen yksityiskohdat on mahdollista tallentaa projektille ja sen sisältämään projektisuunnitelmaan. Tietoja ei tarvitse kasata enää laskutusvaiheessa erikseen, joten prosessi on mahdollisimman suoraviivainen. Koho säästää organisaatiossa aikaa tehden laskutuksesta yksinkertaisempaa ja tarkempaa.

Laskuerittelyt voidaan tarjota asiakkaalle automatiikan avulla juuri sellaisina, kuin asiakkaat ovat tottuneet ne saamaan. Kohoon voidaan määrittää projektitasoiset määritykset muodostuvien laskujen riveistä tai laskuihin tarvittavista erittelyistä sekä liitteistä. Laskuttajan ja projektivastaavan aika säästyy tuottavaan työhön, kun Koho muodostaa liitteet ja erittelyt automaattisesti sekä pitää kirjaa muun muassa projektien kumulatiivisesta laskutuksesta.

Kohosta löytyy myös muissa vastaavissa järjestelmissä harvinainen sopimusvaraus, joka vie sopimuslaskutuksen automatisoinnin vielä pidemmälle.

Kuulostaisiko Koho hyvältä valinnalta yrityksesi projektinhallintaan? Varaa maksuton etäesittely.