Seuraatko asiakkaalle tekemiäsi töitä tehokkaasti?

Asiakastöiden seuraaminen on tärkeä osa yrityksen toimintaa, sillä se auttaa yritystä hallitsemaan tehtäviään ja arvioimaan niiden edistymistä. Yrityksissä, joissa tehdään asiakkaalle tuntien perusteella laskutettavaa työtä, on tärkeää pysyä perillä eri töihin käytetystä ajasta. Onko teidän yrityksenne asiakastöiden seuranta nykyaikaista ja tarpeeksi tehokasta?

Asiakastöiden seuraamista voidaan tehdä erilaisilla menetelmillä; käytössä voi olla vaikka erilaisia seurantalomakkeita tai manuaalisia raportteja. Yksi hyödyllisimmistä menetelmistä on kuitenkin käyttää erilaisia projektinhallinta- tai toiminnanohjaustyökaluja. Nämä työkalut mahdollistavat tehtävien luomisen, hallinnoinnin ja seuraamisen yhdellä alustalla. Ne tarjoavat myös mahdollisuuden jakaa tietoja ja keskustella tehtävistä eri osapuolten kanssa. Ne auttavat myös tunnistamaan mahdolliset ongelmat tai viivästykset tehtävien suorittamisessa.

Jos asiakastöihin käytettyä työaikaa ei seurata järjestelmällisesti, merkittävä määrä laskuttamista voi jäädä tekemättä. Pienistäkin laskuttamattomista työjaksoista kertyy pitkällä aikavälillä suuria summia. Tarkat tuntikirjaukset ovat avainasemassa, kun työntekijöiden työaikaa pyritään tehostamaan.

Miten työajan seuranta ja raportointi hoituvat mahdollisimman automaattisesti, jolloin ne eivät vaadi työntekijöiltä paljon aikaa tai vaivaa? Lue vinkit tästä.

Tarkempaa asiakastöiden tuntiseurantaa

Useimmissa asiantuntijatöitä tekevässä yrityksessä on käytössä jonkinlainen järjestelmä tuntien seurantaan, mutta aika ajoin kannattaa tarkistaa, onko se vielä ajanmukainen vai onko tarjolle tullut parempia vaihtoehtoja. Tuleeko kaikki tunnit kirjattua ylös vai jäävätkö esimerkiksi lyhyet työjaksot helposti kirjaamatta?

Asiakastöihin kuluvan ajan seurantaan sopii parhaiten työajanseurantajärjestelmä, johon voidaan merkitä helposti ja selkeästi kuhunkin projektiin tai tehtävään käytetty aika. Ihanteellista on, että työntekijä voi siirtyä järjestelmässä tehtävästä toiseen vain yhtä nappia painamalla.

Jokainen asiakkaalle tehty työrupeama kirjataan järjestelmään, oli kysymys sitten puolesta työpäivästä tai vaikka muutamasta minuutista. Töihin käytettyä aikaa voidaan seurata selkeästi ja reaaliaikaisesti. Tällöin vältetään työntekijöiden tekemät hukkatunnit, joita ei laskuteta keneltäkään.

Asiakastöiden seuranta

Laskutus ja raportointi helpommaksi

Tuntiseurannan toimivuus ja luotettavuus lisääntyvät entisestään, kun tuntien raportointi hoituu saman järjestelmän kautta. Näin työntekijöiltä säästyy myös aikaa tärkeämpiin töihin. Tuntikirjausjärjestelmässä saa parhaassa tapauksessa hoidettua myös laskutuksen muutamalla klikkauksella. Työvaiheet vähenevät ja inhimillisten virheiden todennäköisyys pienenee, kun tietoja ei tarvitse siirtää laskuttamista varten paikasta toiseen.

Asiakastöiden ja projektien tuntiseuranta kannattaa tehdä työntekijöille helpoksi, sillä silloin he sitoutuvat siihen varmimmin. Siksi kannattaa valita selkeä ja johdonmukainen järjestelmä, jossa työvaiheet on automatisoitu mahdollisimman pitkälle. Tärkeintä on, että asiakkaalle tehtyjä töitä seurataan reaaliaikaisesti eivätkä tehdyt tunnit jää muistin varaan.

Asiakastöiden seuraaminen on tärkeää myös asiakkaille, sillä se antaa heille tietoa tehtävien edistymisestä ja mahdollistaa heidän osallistumisensa tehtävien hallintaan. Asiakkaille voidaan tarjota pääsy projektinhallintatyökaluun tai heille voidaan lähettää säännöllisiä raportteja tehtävien edistymisestä.

Lue myös: Projektiseuranta – Tee kannattavampia projekteja

Lopuksi, asiakastöiden seuraaminen auttaa yritystä parantamaan toimintaansa ja varmistamaan, että tehtävät suoritetaan ajallaan ja budjetin puitteissa. Se myös parantaa asiakastyytyväisyyttä ja lisää luottamusta asiakkaiden kanssa.

Kohon tuntiseurannan edut

  • Kohon työajanseurannassa voit yhtä nappia painamalla vaihtaa tehtävästä toiseen. Voit myös lisätä kommentin tehtyyn työjaksoon.
  • Saat tuotua tuntimerkinnät laskulle muutamalla klikkauksella.
  • Seuraat reaaliajassa työtunteja ja kassavirtaa.
  • Pysyt ajantasalla myös projektilaskutuksen ja -tuntien keskilaskutuksesta.
  • Asiakastöiden seuranta auttaa myös tehostamaan ajankäyttöä.

Jos olet kiinnostunut keskustelemaan lisää yrityksesi tuntiseurannasta, varaa meiltä aika maksuttomaan konsultaatioon!

P.S. Etsitkö vain erittäin yksinkertaista työajanseurantajärjestelmää? Vilkaise Tuntikonetta.

Sinua voisi kiinnostaa myös

Haluaisitko nähdä lisää? Varaa aika etäesittelyyn!

Varaa maksuton etäesittely ja anna Kohon vakuuttaa. Käymme henkilökohtaisen esittelyn aikana läpi yrityksesi myynti- ja laskutusprosessit ja autamme mm. tehostamaan myyntiä sekä säästämään jopa 87 % laskutuskuluissa. Etäesittely on maksuton ja se ei velvoita sinua mihinkään. Saat paremman näkemyksen siitä, kuinka Koho auttaisi juuri sinun yritystäsi menestymään.