7 vinkkiä: pienten tiimien projektinhallinta

Pienemmillä tiimeillä on usein hieman erilaiset haasteet projekteissa kuin isommilla, vaikka paljon yhteistäkin löytyy. Siksi pienten tiimien projektinhallinta vaatii omat parhaat vinkkinsä. Projektipäällikkönä joutuu jatkuvasti tasapainoilemaan työn laadun, aikataulujen ja budjetin kanssa. Pienillä tiimeillä on usein hyvin vähän liikkumatilaa ja asiat voivat muuttua nopeasti kriittisiksi, kun tiimissä ei esimerkiksi jonkun sairastuessa ole juuri korvaajia.

Tässä blogikirjoituksessa saat vinkkejä hyviksi todetuista toimintatavoista pienten tai keskisuurien tiimien projektinhallintaan. Ota nämä projektivinkit käyttöön erityisesti luovilla aloilla tai konsultointialoilla!

1. Varmista kapasiteetti ennen uusien projektien ottamista

Pienelle luovalle toimistolle, konsultointiyritykselle tai softafirmalle jokainen uusi projekti on mahdollisuus kasvattaa bisnestä. Siksi uusille projekteille on vaikea sanoa ei. Usein tiimilläsi on kuitenkin jo kädet täynnä nykyisten projektien kanssa.

Jos otat uusia projekteja katsomatta tiimisi aikatauluja, riskeeraat olemassaolevien asiakkaiden tyytyväisyyden samalla kun myös uudet ovat tyytymättömiä. Riskeeraat myös ylityöllistämällä tiimisi, jolloin he ovat herkempiä vaihtamaan työpaikkaa.

Kohon projektinhallintajärjestelmässä on aivan ylivoimainen työkalu tätä varten: kuormituskalenteri. Näet jo yhdellä silmäyksellä tiimisi kapasiteetin henkilöittäin eikä sinun tarvitse kuormittaa omaa muistiasi tai merkitä asioita epämääräisiin tiedostoihin.

Kuormituskalenteri näyttää kuormitusta ennusteena ja toteutumana ja voit valita näkymän projekteittain, asiakkaittain tai työntekijöittäin.

Lue lisää kuormituskalenterista

2. Tasapainota tiimin jäsenten työmäärää

Jos olet projektipäällikkö, olet vastuussa resursoinnista. Pidä huolta, että parhaat tekijät ovat vapaana tarvittavaan aikaan. Et voi tietysti kontrolloida kaikkia tilanteita, esim. sairastumisia, mutta voit varmistaa järjestelmän avulla, että työntekijäsi eivät ole poissa ainakaan ylikuormituksen takia.

Kuormituskalenteri toimii siis myös tässä yhteydessä, resursoinnin työkaluna. Kalenterin lisäksi on toki hyvä käydä aika ajoin 1:1 keskustelut tiimiläisten kanssa ja varmistaa hyvinvointi.

3. Aseta tavoitteet ja tee suunnitelma

Jokaisella projektilla pitäisi olla tavoite ja kunnon projektisuunnitelma. Pienillä tiimeillä on helposti tapana jättää nämä tekemättä, kun ajatellaan, että homma hoituu ilmankin. Tämä johtaa usein projektin epäonnistumiseen. Projektisuunnitelman tekemiseen on tarjolla monenlaisia ja -tasoisia työkaluja ja siihen kannattaa investoida.

Kohossa saat tehtyä projektisuunnitelman nopeasti ja lisättyä vaiheita ja alavaiheita sitä mukaa kun niitä ilmenee. Hyödynnät Ganttia aikajanan hahmottamisessa ja varmistat, että kaikki ovat perillä tilanteesta.

Lue Kohon projektisuunnitelmasta

4. Huomioi riskit

Projektissa kuin projektissa on tiettyjä riskejä, mutta yllättävissä tilanteissa projektinhallintataidot testataan.

Riskienhallinta tarkoittaa riskien huomaamista, riskien arviointia ja sen huomaamista, miten se vaikuttaa juuri tähän projektiin.

Riskien pienentäminen voi tarkoittaa esimerkiksi projektin aikataulun muuttamista tai henkilökuormituksen muuttamista. Riskienhallinta voi tarkoittaa myös toimenpiteiden tekemistä kun riski on jo tapahtunut, jolloin yritetään pienentää sen vaikutuksia. Jos projektin pohjatyö on tehty kunnolla, riskeihin varautuminen ja ongelmiin reagoiminen on paljon helpompaa.

Projektin riskienhallinnasta voit lukea tästä

5. Varmista sujuva kommunikaatio ja panosta kollaboraatiotyökaluun

Kommunikaatio on projektin onnistumisen avain. Niin asiakkaat, sidosryhmät kuin tiimin jäsenetkin pysyvät ajantasalla siitä, mitä projektissa on meneillään. Myös päätöksenteko on helpompaa.

Usein projektissa käy niin, että informaatio on ripoteltu eri paikkoihin: emaileihin, pikaviestimiin, dokumentteihin, chattiin, palaverimuistioihin… you name it, ja tiiminjäsenet käyttävät tuottavaa aikaansa tiedon etsiskelyyn.

Projektinhallintajärjestelmän avulla varmistat, että koko projektia koskeva tieto pysyy yhdessä paikassa ja kaikki näkevät oleellisen ajantasaisen tiedon. Kohossa voit jakaa näkymiä ja tiedostoja tai vaikka kokonaisen projektin henkilöille. Kohosta löytyy myös erityisesti kommunkaation parantamiseen ja kollaboraatioon tehty työkalu, Portaali.

Portaalin hyödyt:

• Voit jakaa projektinäkymän asiakkaasi kanssa
• Pidät kaiken projekti-informaation ja siihen liittyvät dokumentit yhdessä paikassa, kaikkien oleellisten katsottavissa
• Säästät aikaa keskittämällä tiedonhallinnan
• Tietoturva säilyy

Tutustu tarkemmin kollaboraatioon ja Portaaliin

6. Träkkää prosessia koko ajan

Projektin suunnittelun ja resursoinnin jälkeen kriittistä on seurata projektia ja sen alavaiheita sekä tehtäviä, ja puuttua ajoissa jos jokin osa-alue ei etene suunnitellusti.

Tässä auttavat mm.

• Visuaaliset timelinet, GANTT-näkymä
• Tehtävien checklistit
• Kohossa hyvin informatiivinen Projektit – laskuttamatta -välilehti

7. Muista palaute ja projektin loppuarviointi

Kun projekti on päätöksessä, on aika tutkailla projektin ja tiimin suoriutumista. Kysy palautetta tiimiltä ja yhteistyökumppaneilta, tee siitä kooste ja esittele se ihmisille. Muista tuoda esiin myös onnistumiset ja ottaa oppia tuleviin projekteihin. Projektin kunnollinen raportointi on keskeinen asia projektinhallinnassa. Sen avulla pystyt sekä parantamaan meneillään olevaa projektia aktiivisesti että tekemään tulevaisuudessa kannattavampia projekteja.

Lataa tästä Opas projektin raportointiin

Helpota projektinhallintaasi yllä olevilla vinkeillä ja Kohon avulla

Projektinhallinta on herkkää tasapainoilua työn, resurssien ja budjetin välillä. Toivottavasti nämä vinkit auttavat sinua hallitsemaan projektiasi paremmin. 

Se, että projekti ei ole monimutkainen ei tarkoita sitä, etteikö sille kannattaisi tehdä kunnollinen pohjatyö ja panostaa hyviin työkaluihin. Kohoon saa tehtyä hyvin monentasoisille projekteille suunnitelman. Koho taipuu niin pieniin kun suurempiinkin projekteihin ja pääset todennäköisemmin tavoitteeseen. Kohosta löytyy myös monenlaisia eri ratkaisuja, jotka skaalautuvat sen mukaan, mitä yrityksesi tarvitsee nykyisessä kasvun vaiheessa.