Projektien yleisimmät riskit ja kuinka minimoida ne

Mikä tahansa yrityksesi tekee, törmäät useimmiten jonkinlaisiin projekteihin, vähintäänkin sisäisiin kehitysprojekteihin. Projektien mukana tulee kuitenkin aina riskejä. Osaa niistä ei voi välttää, mutta et halua kuitenkaan pudota suoraan niiden ansaan. Projekteissa onneksi yleisimmät riskit ovat niin yleisiä, että ne on helppo huomata ja välttää, jolloin säästät aikaa, rahaa ja resursseja. Projektihaasteet ja projektiriskit eivät ole mitään uutta, mutta se, miten ne handlaat saattaa määrittää koko projektin onnistumisen.

Tässä kerromme 7 yleisintä projektiriskiä ja neuvoja niiden taklaamiseen. Lue myös Projektien riskienhallinta -blogikikirjoituksemme.

1. Resurssien puute

Tiimisi on avainasemassa projektin onnistumisen kannalta, mutta he eivät vastuussa resursseista. Varmista, että resurssit ovat riittävät, mutta eivät liialliset.

2. Epärealistiset aikataulut

Yksi tärkeimmistä asioista projektissa on aikataulutus. Se ei ole aina helppoa, koska kaikista etenemiseen vaikuttavista asioista ei aina ole tietoa, mutta huolellinen suunnittelu ja vertailu vastaaviin projekteihin auttaa. Aikataulutusta myös kannattaa jatkuvasti tarkentaa ja seurata matkan varrella.

projektiriskit, palikkatorni kaatuu

3. Kustannusriski

Tämä on yleisin riskityyppi, koska se on suurin uhka liiketoiminnalle ja sen taloudelle. Budjetissa pysyminen on erittäin tärkeää niin asiakkaan kuin yrityksenkin kannalta.

Välttääksesi punaiselle menemistä seuraa myös kuormitusta ja siirrä vähemmän tärkeitä töitä eri viikoille tai kuukausille. Tämän lisäksi seuraa kuluja tuplana aplikaation avulla tai Excelissä, jotta ne pysyvät vihreällä.

3. Huono suunnittelu

Projekteissa, kuten monessa muussakin asiassa, suunnittelu on ”puoli ruokaa” eli mitä huolellisemmin olet projektisi suunnitellut, sitä parempi. Lue lisää vinkkejä aiemmista blogeistamme:

Projektiseuranta

Projektin aikataulutus

Projektin budjetointi

4. Vaatimusten muuttuminen tai epäselvät vaatimukset

Joskus projekti aloitetaan, vaikka yksityiskohdat eivät ole vielä selvillä. Ota huomion tällöin, että kehittäjät eivät ehkä pysty aloittamaan työtään lainkaan aikataulussa tai alkavat tehdä vääriä asioita.

Tämän päivän markkinaa on vaikeaa ennustaa ja joskus projekti saattaa muuttua markkinamuutosten vuoksi matkanvarrella.

5. Viestintäriskit

Varmista, että tiimi raportoi kaikki viiveet ja onnistumiset, jotta pysyt kartalla siitä, missä mennään ja pystyt tarvittaessa tekemään muutoksia sen mukaan projektisuunnitelmaan. Hyvä kommunikaatio myös edesauttaa hommien etenemisessä ja tiimin viihtymisessä. Viestintään liittyy myös avoin viestintä asiakkaan suuntaan, jos projekti tehdään asiakkaalle.

6. Hallitsemattomat riskit/Ennakoimattomat riskit

Ota huomioon, että projektissa työskentelevät ihmiset ovat ihmisiä. He saattavat sairastua tms, jolloin projekti voi myöhästyä tai jopa ajautua täysin pois raitelitaan. On myös sekalainen joukko riskejä, joista kannattaa olla tietoinen, kuten vaikka luonnonmullistukset tai lakitekniset asiat. Näihin kannattaa olla jokin plan b olemassa. Lue myös edellinen blogikirjoituksemme 5+1 vinkkiä projektien riskienhallintaan.

Riskien minimointi

Polku onnistuneeseen projektiin ei ole aina lyhyt eikä suoraviivainen. Alla vielä lista, jonka avulla pystyt viemään projektisi menestyksekkäämmin maaliin ja minimoit riskit.

  • Identifioi riskit ja priorisoi ne.

Analysoi alkuun koko projekti huolellisesti ja kirjaa ylös kaikki potentiaaliset ongelmat, jotka saattava nousta matkanvarrella. Kannattaa myös jutella tiimin kanssa yhdessä näistä. Varmista myös, että jokainen tiimiläinen tietää oman roolinsa projektissa ja osaa tarvittaessa priorisoida projektin kannalta olennaisimmat riskit.

  • Pidä yhteyttä asiakkaaseen.

Epäselvyydet ja konfliktit vähenevät huomattavasti, kun asiakas kokee, että hänen hankkeestaan huolehditaan ja se etenee ja hän pysyy informoituna. Tässä hyvänä apuna ovat erilaiset projektinhallintajärjestelmän sisällä toimivat chatit ja keskustelut.  

  • Tee riskien vastaus suunnitelma.

Yrittäkää tiiminne kanssa löytää vastaukset seuraaviin kysymyksiin: Mitä voidaan tehdä riskien mininoimiseksi? Kuinka voimme hallinnoida niitä tehokkaasti? Kuinka varmistua ettemme ole unohtaneet mitään tärkeää? Näihin kysymyksiin vastaaminen parantaa koko projektin etenemisprosessia.

  • Kirjaa ylös eteentulevat asiat.

Tämä auttaa sinua parantamaan seuraavaa projektia ja välttämään samoja haasteita.

Kun olet ottanut huomioon kaikki nämä, pystyt välttämään ne paremmin ja bisneksesi kukoistaa ja kasvaa.

Mikäli olet kiinnostunut parantamaan projektinhallintaasi, Koho on valintasi. Kohon projektinhallinta taipuu moneen ja skaalautuu helposti. Tutustu helposti varaamalla maksuton etädemo!

Sinua voisi kiinnostaa myös

kysely

Kysely: Edelleen noin neljäsosa projektiyrityksistä toimii ilman kunnollista projektijärjestelmää – Näin hoituu työaika, resursointi ja laskutus projektiyrityksissä

Koho Sales toteutti keväällä 2021 kyselyn projektiyrityksille. Haastattelimme 28 erilaista projektiyritystä Suomessa ja otimme selvää heidän tavoistaan hoitaa projektinhallintaa, resursointia …

Lue lisää

Tunne projektisi – Monipuolisen projektilaskutuksen kulmakivet

Koho-webinaarissa 12.5. keskustelimme otsikolla Tunne projektisi – Monipuolisen projektilaskutuksen kulmakivet. Haastattelimme webinaaria varten asiantuntijayrityksiä ja huomasimme, että haasteena on edelleen …

Lue lisää

Haluaisitko kuulla lisää?
Varaa aika etäesittelyyn!

Tilaa maksuton etäesittely ja anna Kohon vakuuttaa. Käymme henkilökohtaisen esittelyn aikana läpi yrityksesi myynti- ja laskutusprosessit ja autamme tehostamaan myyntiä sekä säästämään jopa 87 % laskutuskuluissa. Etäesittely ei velvoita sinua mihinkään, ja saat paremman näkemyksen siitä, kuinka Koho auttaisi juuri sinun yritystäsi.