Toiminnanohjaus markkinointialan nopeatempoisessa arjessa

Markkinointialalla vauhti ei yleensä ole ongelma. Ongelmat alkavat, kun järjestelmät eivät pysy työn tahdissa mukana.

Työ koostuu yhtä aikaa jatkuvista asiakkuuksista, kampanjoista, ad hoc -pyynnöistä, palavereista, tuotannosta, hyväksyntäkierroksista ja niin edelleen. Tiedon pitäisi kulkea sujuvasti liidistä tarjoukseen, projektista tuntikirjaukseen ja lopulta laskutukseen asti. Kokonaiskuva kuitenkin muodostuu vasta, kun joku ehtii yhdistellä palasia käsin.

Juuri siksi hyvä projektinhallintajärjestelmä ei ole markkinointialalla vain hallinnollinen työkalu. Se on tapa pitää tekeminen hallittavana myös silloin, kun tempo on kova ja työ pirstaleista. Kun toiminnanohjausjärjestelmä tukee markkinointiyrityksen oikeaa arkea, työ ei hidastu järjestelmän takia, vaan järjestelmä auttaa pitämään vauhdin hallinnassa.

Miksi markkinointialan arki vaatii toimivan toiminnanohjauksen?

Markkinointiyrityksen arki on harvoin suoraviivaista projektityötä, jossa yksi asia tehdään kerrallaan alusta loppuun. Todellisuudessa työ koostuu useista samanaikaisista kokonaisuuksista:

– Jatkuvista asiakkuuksista
– Yksittäisistä kampanjoista
– Uusista tarjouspyynnöistä
– Tuotantotyöstä
– Tarkistuskierroksista
– Palavereista
– Asiakkaiden ad hoc -pyynnöistä
– Ja niin edelleen.

Samalla tiimi voi työstää kymmeniä pieniä tehtäviä eri projekteissa, joista jokainen vaikuttaa kokonaisuuteen.

Työ on luonteeltaan pirstaleista. Päivä voi alkaa uusien liidien käsittelyllä, jatkua tarjouksien valmisteluilla, siirtyä jatkuviin optimointitehtäviin tai käynnissä olevan projektin tuotantoon, ja päättyä tuntikirjauksiin sekä projektien tilannepäivityksiin.

Kun useita projekteja ja asiakkuuksia etenee yhtä aikaa, kokonaisuuden hallinta vaatii selkeää rakennetta. Hyvin toimiva projektinhallintajärjestelmä on käytännön työkalu, ei pelkkä hallinnollinen järjestelmä.

Markkinointiyrityksessä työn pitäisi kulkea sujuvasti liidistä tarjoukseen, projektista toteutukseen ja lopulta laskutukseen asti. Jos tieto katkeaa jossain vaiheessa matkalla, syntyy turhaa manuaalista työtä ja viivästyksiä.

Siksi toiminnanohjausjärjestelmä on markkinointiyritykselle ennen kaikkea tapa pitää arki hallittavana. Kun projektit, tuntikirjaukset, resursointi ja laskutus elävät samassa kokonaisuudessa, työn eteneminen pysyy näkyvänä sekä tiimille että johdolle.

Mitä tapahtuu, jos järjestelmät eivät pysy työn tahdissa

Kun projekteja on käynnissä yhtä aikaa lukuisia, työn hallinta hajoaa helposti pieniksi irrallisiksi paloiksi. Työ kyllä etenee, mutta kokonaiskuva hämärtyy.

Yksi ensimmäisistä merkeistä on, että tuntikirjaus alkaa jäädä jälkeen arjesta. Kiireisessä työssä tunteja ei aina kirjata heti, vaan päivän päätteeksi tai myöhemmin muistista (usein esihenkilön patistamana). Tällöin työajanseuranta ei enää kerro täysin tarkasti, kuinka paljon työtä projektiin on oikeasti käytetty, ja projektien kannattavuus alkaa helposti hämärtyä.

Lue myös: 6 syytä erottaa asiakastyöt ja työpäivän kellotus

Samaan aikaan projektien tilanne ei välttämättä näy yhdestä paikasta. Tietoa löytyy eri työkaluista, viesteistä ja muistiinpanoista, jolloin kokonaiskuvan muodostaminen vaatii manuaalista selvittelyä. Projektien resursointi perustuu enemmän arvioihin kuin selkeään näkymään siitä, kenellä on tilaa hommille ja missä kohtaa projektit oikeasti etenevät.

Kun tieto kulkee näin pirstaleisesti, vaikutukset näkyvät lopulta myös laskutuksessa ja johtamisessa. Laskutusaineiston kokoaminen vie enemmän aikaa, ja yrityksen johto näkee projektien todellisen kannattavuuden vasta jälkikäteen.

Tilanteeseen olisi pitänyt reagoida jo aikaisemmin.

Millainen projektinhallintajärjestelmä toimii markkinointialalla?

Tiedämme, että markkinointiyrityksen arki asettaa projektityölle omat vaatimuksensa. Projekteja, asiakkuuksia ja yksittäisiä tehtäviä on paljon samaan aikaan, joten järjestelmän tärkein tehtävä on yksinkertainen eli sen pitää helpottaa työtä, ei lisätä sitä.

Laadukas projektinhallintajärjestelmä tukee markkinointialan työtä erityisesti seuraavilla tavoilla:

• Helppo tuntikirjaus kiireisessä arjessa. Tuntien kirjaamisen pitää olla nopeaa ja vaivatonta, jotta työajanseuranta pysyy ajantasaisena ja projektien todellinen työmäärä näkyy oikein. Asiakastyön ja työajan kirjaamiset täytyy myös pystyä tekemään erikseen.

• Projektin etenemisen selkeä näkyvyys. Tehtävät, tunnit, aikataulut ja vastuut tulee löytyä samasta paikasta, jolloin projektiseuranta on helppoa sekä projektipäällikölle että johdolle.

• Ennakoiva resursointi. Tiimin kuormitus ja kapasiteetti tulee näkyä järjestelmässä, jotta uusia projekteja voidaan aikatauluttaa realistisesti ja työtä jakaa tasaisemmin.

• Tiedot automaattisesti projektilta laskutukseen. Tunnit ja kulut tulee siirtyä suoraan laskutuksen pohjaksi, jolloin hallinnollinen työ vähenee ja laskutus on nopeaa (eikä jämätunteja tipahtele rakoihin).

• Integraatiot muihin järjestelmiin. Toiminnanohjausjärjestelmän tulee toimia osana yrityksen muuta tech stackia ja integroitua esimerkiksi taloushallintoon ja CRM-järjestelmiin.

Entäpä jos projektinhallinta, resursointi, tuntikirjaus ja laskutus sitten muodostaisivatkin yhden kokonaisuuden?

→ Tällainen järjestelmä Koho juuri on. Se on suunniteltu asiakkaiden ehdoilla, erityisesti asiantuntijatyötä tekevien organisaatioiden arjen hallintaan.

Lue lisää: Markkinointi- ja konsultointiyrityksille tehokkaampaa töiden hallintaa Koholla

CASE: Ampersand Design (markkinointitoimisto)

Tämä on oivallinen esimerkki toiminnanohjauksen hyödyistä markkinointitoimistoissa.

Asiakkaamme Ampersand Design on lahtelainen markkinointialan yritys, jolla oli tarve lisätä läpinäkyvyyttä projektien etenemiseen sekä helpottaa yhteistyötä asiakkaiden kanssa.

Kun projektien tilanne ja tehtävät koottiin samaan järjestelmään, sekä tiimi että asiakkaat pystyvät nyt seuraamaan työn etenemistä selkeästi yhdestä paikasta. Asiakasportaali toi asiakkaille näkyvyyden siihen, mitä projekteissa tapahtuu ja missä vaiheessa työ etenee.

Samalla myös viestintä yksinkertaistui. Kun projektien tiedot ja kommentit löytyvät samasta näkymästä, tarve jatkuvalle sähköpostikeskustelulle vähenee. Asiakas pystyy tarkistamaan tilanteen suoraan projektista ilman erillistä kyselyä.

Ampersandilla portaalia hyödynnetään lisäksi markkinoinnin vuosikellon hallinnassa:

”Olemme palastelleet koko asiakkaan markkinoinnin vuosikellon Projektiportaaliin auki. Siellä on kaikkien kuukausien kaikki toimenpiteet, kaikki kampanjat ja kaikki jatkuvat markkinointitoimenpiteet. Jos teemme esimerkiksi nyt kesäkuussa heinäkuun töitä, niin asiakas näkee kätevästi, että heinäkuulle on tehty tuntikirjauksia eli heinäkuu edistyy jo tässä vaiheessa.” – Samuel Pasanen, CEO

Tämä helpottaa sekä projektien suunnittelua että asiakasyhteistyötä, kun kokonaiskuva markkinoinnin tekemisestä pysyy selkeänä.

Kun järjestelmä tukee oikeaa työtä, markkinointiyrityksen arki kevenee. Projektit etenevät hallitummin, yhteistyö asiakkaiden kanssa sujuvoituu ja koko tiimillä on parempi näkyvyys siihen, missä mennään.

Voisiko tällaisesta olla hyötyä teidän yritykselle?

Varaa lyhyt esittely niin käydään yhdessä läpi miten Koho voisi helpottaa myös teidän arkea!