10 hyötyä Kohosta, jotka saat ottamalla Kohon käyttöön

Toiminnanohjausjärjestelmän valinta on yksi merkittävimmistä päätöksistä asiantuntijayrityksen kehityksessä. Oikea järjestelmä voi vapauttaa kymmeniä työtunteja kuukaudessa, parantaa kannattavuutta ja tehdä arjesta sujuvampaa. 

Olemme saaneet autttaa vuosien varrella satoja asiantuntijayrityksiä tehostamalla heidän toimintojaan.

Tiedämme tarkkaan, millaisia hyötyjä asiakkaamme ovat saavuttaneet ratkaisuidemme avulla. Seuraavassa 10 todellista hyötyä, joita myös teidän yrityksessänne voidaan saavuttaa Kohon avulla.

1. Näet vihdoin, mihin työaika oikeasti kuluu

Monessa asiantuntijayrityksessä vallitsee epävarmuus siitä, mihin työaika oikeasti kuluu. Tiedetään, että päivät ovat täynnä tekemistä, mutta tarkkaa kuvaa asiakastyön ja sisäisten tehtävien suhteesta ei ole. Tämä on ongelmallista, koska ilman tietoa on mahdotonta tehdä järkeviä päätöksiä henkilöstömäärästä, hinnoittelusta tai prosessien kehittämisestä.

Koho ratkaisee tämän yksinkertaisesti mutta tehokkaasti: näet reaaliajassa, paljonko aikaa menee laskutettavaan asiakastyöhön ja paljonko sisäisiin tehtäviin. Laskutusprosentti eli se osuus työajasta, joka on laskutettavaa työtä, on yksi tärkeimmistä mittareista asiantuntijayritykselle. Jos tavoitteesi on 75% laskutusaste, mutta todellisuudessa olet 60%:ssa, menetät merkittävän osan potentiaalisesta liikevaihdosta.

Työajanseuranta Kohossa on suunniteltu niin, että se ei tunnu taakalta. Tunnit voi kirjata monella eri tavalla juuri sen mukaan, miten itse haluat työskennellä.

Erityisen hyödyllinen ominaisuus on erillinen työpäiväkello, joka mahdollistaa kokonaistyöajan ja asiakastöiden erottamisen. Tämä on tärkeää sekä työaikalain noudattamisen että sisäisen tehokkuuden seurannan kannalta. Esimerkiksi tässä Isännöintiyrityksessä työajanseuranta on nyt läpinäkyvää ja raporttien kautta voidaan tarkistaa, onko työt merkitty oikein ja menevätkö ne oikein laskulle. 

Työajan täydellinen läpinäkyvyys on muuttanut monien asiakkaidemme toimintaa. Kun näet mustaa valkoisella, että 40% työajasta menee sisäisiin asioihin, on helpompi perustella muutoksia. Ehkä palavereita on liikaa. Ehkä hallinnollisia prosesseja voi automatisoida. Tai ehkä tarvitaan lisää henkilöstöä, jotta laskutettavan työn määrää voidaan kasvattaa.

2. Laskutus nopeutuu ja tarkentuu samalla kertaa

Laskutus on monessa asiantuntijayrityksessä se välttämätön paha, joka jätetään viimeiseksi. Kuukauden lopun lähestyessä edessä on tuntimerkintöjen etsiminen eri paikoista, sopimusten kaivaminen sähköposteista, kulujen muistaminen ja laskujen manuaalinen luominen. Pahimmillaan tähän tuhlataan kuukausittain liikaa aikaa, jota voitaisiin käyttää myös aidosti tuottavaan työhön.

Laskutuksen hitaus ei ole vain tehokkuusongelma. Se on myös kassavirtaongelma. Mitä myöhemmin laskut lähtevät, sitä myöhemmin rahat tulevat tilille. Jos laskutus viivästyy viikolla, se tarkoittaa viikon viivettä kassavirtaan. Kuukaudessa se on neljäsosa kuukausiliikevaihdosta, joka on kiinni väärässä paikassa.

Kohossa laskutusaineisto rakentuu automaattisesti projekteille kirjatuista tunneista, tuotteista ja kuluista. Kun työntekijä kirjaa tunnit projektin alle, ne ovat välittömästi valmiina laskutettavaksi. Sinun ei tarvitse etsiä, kopioida tai laskea uudelleen. Näet yhdellä silmäyksellä, mitkä työt ovat laskuttamatta, ja voit luoda laskut muutamalla klikkauksella.

Tulokset puhuvat puolestaan: laskutukseen käytettävästä ajasta on voitu säästää jopa 70%. Tämä ei ole poikkeus vaan pikemminkin sääntö, kun siirrytään manuaalisesta prosessista automaattiseen. Eräässä IT-yrityksessä kaikki kuukauden työt ja lisenssit saadaan laskutettua noin viidessä minuutissa.

Laskutuksen nopeutumisen lisäksi tarkkuus paranee. Kun kaikki tieto on yhdessä paikassa ja laskut muodostuvat automaattisesti, inhimillisten virheiden määrä vähenee. Mikään ei jää vahingossa laskuttamatta, koska järjestelmä näyttää selkeästi, mitkä tunnit ja kulut eivät ole vielä laskulla. Tämä on erityisen tärkeää projektiluontoisessa työssä, jossa pienetkin laskuttamattomat tunnit voivat vuoden mittaan muodostua merkittäväksi summaksi.

3. Resursointi muuttuu arvauksesta tiedoksi

Resursointi on monessa yrityksessä enemmän taidetta kuin tiedettä. Projektijohtajat tietävät suunnilleen, kuka on kiireinen ja kuka voisi ottaa lisää töitä, mutta täysin tarkkaa kuvaa ei kuitenkaan ole. Uusi projektien alkaessa saatetaan pohtia (ja arvailla), kuka sen voisi tehdä. Prosessia edistetään kysymällä työtilannetta muutamalta ihmiseltä, ja lopulta projektin hoitaminen ohjataan sille, joka sattuu vastaamaan ensimmäisenä.

Tämä johtaa helposti tilanteeseen, jossa samat ihmiset ovat jatkuvasti ylikuormittuneita ja toisilla on liian vähän tekemistä. Ylikuormitus ei näy välttämättä näy heti, vaan se kertyy vähitellen. Ensin otetaan yksi ylimääräinen projekti, sitten toinen, ja yhtäkkiä henkilö on tilanteessa, jossa työtunteja kertyy 50-60 viikossa. Tämä ei ole kestävä tilanne, ja lopputuloksena voikin olla usein joko työn laadun heikkeneminen tai pahimmillaan työkyvyn heikkeneminen ja sairauspoissaolot.

Kohon resursointityökalulla näet visuaalisesti, paljonko jokaisella työntekijällä on allokoidusti työtä suhteessa käytettävissä olevaan työaikaan. Voit katsoa viikko-, kuukausi- tai jopa kvartaalitasolla, kenellä on enemmän töitä ja kuka voisi ottaa lisää projekteja. Näet myös tulevaisuuteen: jos uusi projekti alkaa ensi kuussa, voit jo nyt tarkistaa, kenellä on silloin kapasiteettia.

Tässä tilitoimistossa työkuorman jakaminen on onnistunut paremmin ja henkilöstön hyvinvointi on parantunut, kun resursointi perustuu objektiiviseen dataan eikä “mutuun”. Kuormitusennuste ja -toteuma auttavat pysymään tilanteen päällä ja reagoimaan ongelmiin jo ennen kuin ne kärjistyvät.

Käytännössä tämä tarkoittaa parempaa työn jakoa, pienempiä stressitasoja ja tasaisempaa kuormitusta. Projektipäälliköt voivat pitää katseen tulevaisuudessa sen sijaan, että he yrittävät jatkuvasti sammuttaa tulipaloja. Kun resursointi on hallinnassa, myös projektien laatu paranee, koska ihmiset eivät ole jatkuvasti kiireessä.

4. Kaikki tieto on yhdessä paikassa

Tiedon hajanaisuus on yksi suurimmista tehokkuutta heikentävä tekijä asiantuntijayrityksissä. Asiakastiedot ovat CRM:ssä, projektit Excelissä, sopimukset sähköpostissa, tehtävät muistilapuilla ja laskut kirjanpito-ohjelmassa. Tällöin tietoja joudutaan etsimään aina useasta eri paikasta ja se vie aikaa. Kyse voi olla petollisen pienistä aikasyöpöistä, koska se tapahtuu pienissä erissä, ja sen todellista vaikutusta on vaikea hahmottaa.

Laske hetki: jos käytät keskimäärin 15 minuuttia päivässä tiedon etsimiseen eri järjestelmistä, se vie yli tunnin viikossa, viisi tuntia kuukaudessa ja lähes 60 tuntia vuodessa. Kerro tämä työntekijöiden määrällä, ja ymmärrät, miksi keskitetty tiedonhallinta on niin tärkeää.

Koho kokoaa kaiken yhteen: asiakkaat, projektit, sopimukset, tehtävät, laskut, tiketit, asiakastapahtumat ja jopa lomatiedot. Kun avaat asiakkaan tiedot, näet samalla kaikki häneen liittyvät projektit, sopimukset, laskut ja viestinnän. Sinun ei tarvitse enää hyppiä järjestelmästä toiseen tai muistaa, mihin tietty tieto oli tallennettu.

Tämä on erityisen tärkeää asiakaspalvelutilanteissa. Kun asiakas soittaa ja kysyy projektista, sinun ei tarvitse pyytää häntä odottamaan, kun etsit tietoja. Kaikki on edessäsi yhdellä näytöllä. Näet projektin historian, laskutuksen, avoimet tehtävät ja aiemman viestinnän. Voit vastata asiakkaan kysymyksiin heti ja ammattimaisesti.

Konkreettinen esimerkki: yksi asiakkaistamme on päässyt eroon kymmenistä, jopa sadoista Exceleistä, kun kaikki tieto on siirtynyt Kohoon. On myös hyvä muistaa, että tässä on kyse tehokkuudesta sekä riskienhallinnasta. Kun tieto on tallennettu keskitetysti yhteen paikkaan, se löytyy aina, vaikka työntekijä olisi lomalla tai vaihtaisi työpaikkaa.

5. Projektinhallinta, joka skaalautuu tarpeen mukaan

Projektinhallinta tarkoittaa eri asioita eri yrityksissä ja eri projekteissa. Pienessä projektissa voi riittää yksinkertainen tehtävälista ja tuntikirjaukset. Isommassa projektissa tarvitaan budjettiseurantaa, vaiheistusta, resurssointia ja kannattavuusraportteja. Moni järjestelmä pakottaa sinut valitsemaan: joko yksinkertainen mutta rajoittunut, tai monipuolinen mutta monimutkainen.

Kohon projektinhallinta taipuu sinun työtapojesi mukaan. Voit pitää asiat yksinkertaisina tai ottaa käyttöön yksityiskohtaisemman seurannan, jos projekti sitä vaatii. Sama järjestelmä taipuu molempiin.

Voit luoda projektin suoraan tarjouksesta, kun kauppa syntyy. Projekti perii tarjouksen tiedot, joten sinun ei tarvitse syöttää kaikkea uudelleen. Voit jakaa projektin vaiheisiin, lisätä tehtäviä, allokoida resursseja ja asettaa budjetin. Kun työ etenee ja tunnit kirjataan, näet reaaliajassa, miten projekti etenee suhteessa budjettiin ja aikatauluun.

Projektinhallinta on usein nostettu esiin asiakkaidemme kertomuksissa yhtenä Kohon suurimmista vahvuuksista. Projektien luominen on nopeaa, ja kaikki tarvittava tieto on helposti saatavilla. Tämä on tärkeää, koska projektipäälliköt eivät halua käyttää aikaansa järjestelmän kanssa painimiseen, vaan haluavat keskittyä projektin johtamiseen.

Ehkä tärkein asia on kuitenkin se, että näet projektin kannattavuuden jo kesken projektin. Näet, kuinka paljon tunteja on kirjattu, kuinka paljon budjettia on käytetty ja mikä on tämänhetkinen kate. Jos projektin budjetissa on haasteita, voit reagoida ajoissa. 

6. Tiketöinti tuo järjestystä asiakaspalveluun

Yrityksen asiakaspalvelu on usein reagointia monesta suunnasta tuleviin tukipyyntöihin. Yksi asiakas lähettää sähköpostia. Toinen soittaa. Kolmas laittaa viestin Teams:issa. Neljäs muistuttaa livenä. Pyynnöt ovat hajallaan eri kanavissa, ja voi olla vaikea pitää kirjaa siitä, mikä pyyntö on jo hoidettu ja mikä ei.

Tämä johtaa helposti tilanteisiin, joissa joku vastaa samaan pyyntöön kahdesti ja samalla toinen pyyntö unohtuu kokonaan. Asiakas ei saa vastausta, ja joutuu muistuttamaan.

Kohon tiketöintitoiminto keskittää kaikki pyynnöt yhteen paikkaan. Voit luoda tikettejä manuaalisesti tai ne voidaan automatisoida esimerkiksi sähköpostista. Jokaiselle tiketille määritetään vastuuhenkilö, prioriteetti ja määräaika. Näet yhdellä silmäyksellä, mitkä tiketit ovat auki, mitkä työn alla ja mitkä valmiina.

Voit seurata SLA:ta – eli sitä, vastaatteko asiakkaille sovitussa ajassa. Jos olet luvannut vastata tukipyyntöihin neljän tunnin sisällä, näet heti, mitkä tiketit ovat vaarassa ylittää tämän rajan. Voit priorisoida työtä sen mukaan ja varmistaa, että lupaukset pitävät.

Jälleen kyse on tehokkuudesta, mutta myös asiakastyytyväisyydestä. Asiakkaat arvostavat sitä, että heidän pyyntönsä hoidetaan luotettavasti ja ajallaan. He arvostavat myös sitä, että he saavat tarvittaessa päivityksiä tiketin etenemisestä. Tämä rakentaa luottamusta ja vahvistaa asiakassuhdetta.

Yrityksen asiakaspalvelu tehostuu ja riskit pienenevät tiketöinnin avulla. Kun kaikki viestintä on yhdessä järjestelmässä, kuka tahansa voi jatkaa siitä mihin toinen jäi. Jos henkilö sairastuu tai lähtee lomalle, hänen tikettinsä voidaan siirtää toiselle. Tuuraus toimii saumattomasti, eikä asiakkaan tarvitse koskaan selittää asiaansa uudelleen.

7. Integraatiot tekevät Kohosta osan kokonaisuutta

Harvalla yrityksellä on vain yksi järjestelmä. Yleensä käytössä on kirjanpito-ohjelma, palkanlaskenta, ehkä sähköinen allekirjoitus, viestintätyökaluja ja muita ohjelmistoja. Jokainen näistä hoitaa oman osansa, mutta jos ne eivät keskustele keskenään, syntyy ongelmia.

Joudut syöttämään samoja tietoja moneen kertaan. Laskut pitää viedä manuaalisesti kirjanpitoon. Tunnit pitää kopioida palkanlaskentaan. Asiakastiedot pitää päivittää erikseen joka järjestelmään. Tämä on hidasta, virhealtista ja turhauttavaa. 

Koho integroituu yli 80 järjestelmään, mukaan lukien kaikki yleisimmät suomalaiset taloudenhallintajärjestelmät kuten Netvisor, Procountor, Fivaldi ja Fennoa. Tunnit, laskut ja kulut siirtyvät automaattisesti kirjanpitoon oikeaan muotoon. Asiakastiedot voidaan synkronoida CRM:n kanssa. Sähköiset allekirjoitukset voidaan hoitaa suoraan Kohosta.

Jos tarvitsemaasi integraatiota ei vielä ole valmiina, se voidaan toteuttaa. 

Esimerkiksi tässä projekissa tukkuri-integraatio toteutettiin asiakkaalle saman kevään aikana, kun he aloittivat Kohon käytön. Lisäksi Kohossa voidaan rakentaa omia integraatioita tai yhdistää Kohon mihin tahansa järjestelmään, jossa on avoin API.

Käytännössä tämä tarkoittaa vähemmän manuaalista työtä, vähemmän virheitä ja sujuvampaa arkea. Kun tieto syötetään kerran, se on kaikkialla oikeassa muodossa. Sinun ei tarvitse luopua hyväksi havaituista työkaluistasi – voit liittää ne osaksi tehokasta kokonaisuutta, jossa Koho toimii keskipisteenä.

8. Asiakaspalvelu on nopeaa ja ilmainen

Järjestelmän hankinta on oma prosessinsa, mutta sujuva arki sen kanssa on toinen. Kaikissa järjestelmissä voi olla toisinaan pieniä haasteita, jolloin tarvitaan asiakaspalvelun apua. Jos apua ei ole nopeasti saatavilla ja selkeästi omalla kielellä, haasteet voivat olla ongelmaa suurempia. Pienikin ongelma voi lamauttaa työn tunneiksi tai päiviksi, jos et saa apua.

Kohon asiakaspalvelu on ilmainen, nopea ja apua on tarjolla suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. Kun sinulla on kysymys tai ongelma, saat apua. Voit soittaa, lähettää sähköpostia tai avata tiketti suoraan järjestelmässä. Vastaus tulee nopeasti, usein samana päivänä, ja ongelmat on korjattu parhaimmillaan jopa puolessa tunnissa.

Tämä tarkoittaa, että voit aina luottaa siihen, että saat apua kun sitä tarvitset. Se tarkoittaa, että voit keskittyä työhön sen sijaan, että kamppailet järjestelmän kanssa. Se tarkoittaa myös sitä, että järjestelmä kehittyy tarpeidesi mukaan.

Koho kehittyy aidosti asiakkaiden toiveiden mukaan. Jos ehdotat ominaisuutta, joka puuttuu, se voidaan toteuttaa nopeasti. Tämä on mahdollista, koska Koho Sales Oy on suomalainen, ketterä yritys, joka joustaa ja asiakkaiden liiketoiminnan tukena.

9. Järjestelmä kasvaa yrityksesi mukana

Yritykset muuttuvat ja kasvavat. Toiminta laajenee uusille alueille. Palveluvalikoima kasvaa. Asiakkaita tulee lisää. Se mikä on ollut toimiva ratkaisu yrityksen alkutaipaleella, ei välttämättä toimi enää vuoden päästä.

Tämä on koituu ongelmaksi, jos käytössä oleva järjestelmä ei skaalaudu liiketoiminnan mukana. Monet järjestelmät on suunniteltu tietylle yrityksen koolle tai toimintatavalle. Kun yritys kasvaa, järjestelmä ei pysy perässä. Joudut joko elämään rajoitusten kanssa tai vaihtamaan järjestelmää. Kumpikin vaihtoehto on hankala.

Koho on suunniteltu skaalautuvaksi. Voit aloittaa pienellä: ehkä tarvitset aluksi vain tuntikirjauksen ja laskutuksen. Kun yritys kasvaa, voit ottaa käyttöön resursoinnin. Sitten ehkä CRM:n ja tarjousten hallinnan. Myöhemmin tiketöinnin ja asiakasportaalin. Järjestelmä kasvaa yrityksesi mukana, etkä joudu vaihtamaan sitä joka vuosi.

Samalla Koho on muokattavissa. Jokainen yritys toimii vähän eri tavalla. Toisella on tietynlainen laskutuskäytäntö, toisella toinen. Yhdellä on monimutkainen projektimalli, toisella yksinkertainen. Koho taipuu näihin kaikkiin. Järjestelmä on tarttunut nopeasti asiakkaiden kehitystarpeisiin ja toteuttanut tarvittavat muutokset.

Käytännön tasolla tämä näkyy niin, että yritykset ovat pystyneet luopumaan erillisistä järjestelmistä ja yhdistämään toimintoja yhteen ohjelmistoon. Uusi toimintatapa on lisännyt tehokkuutta ja tuonut läpinäkyvyyttä tekemiseen. 

10. CRM:llä hallitset koko asiakaspolun

Myynnin hallinta on monessa yrityksessä hajanaista. Liidit ovat yhdessä paikassa, tarjoukset toisessa ja asiakkuudet kolmannessa. Myyjillä on omia Excel-taulukoitaan. Tarjoukset tehdään Wordissa. Sopimukset ovat sähköpostissa. Ei ole selkeää kuvaa siitä, missä vaiheessa mikäkin kauppa on, mikä on myyntiputken arvo tai milloin kaupat todennäköisesti sulkeutuvat.

Tämä on ongelma monella tasolla. Myyjät eivät näe toistensa tekemisiä, joten voi käydä niin, että kaksi myyjää kontaktoi samaa asiakasta. Johto ei näe kokonaiskuvaa myynnistä, joten ennustaminen on vaikeaa. Kun kauppa syntyy, tiedot pitää siirtää manuaalisesti myyntijärjestelmästä projektinhallintaan ja laskutusjärjestelmään. Tämä vie aikaa ja voi aiheuttaa inhimillisiä virheitä.

Kohon CRM:llä voit hallinnoida koko asiakaspolkua liidistä laskutukseen. Kaikki tapahtuu samassa järjestelmässä, joten tieto kulkee saumattomasti vaiheesta toiseen. Kun saat liidin, kirjaat sen CRM:ään. Kun myyntiprosessi etenee, luot tarjouksen suoraan järjestelmässä. 

Kaupan syntyessä tarjouksesta muodostuu projekti yhdellä klikkauksella. Kun työ on tehty, laskutus tapahtuu samassa järjestelmässä. Kun lasku on maksettu, näet sen asiakastiedoista.

Näet myyntiputkesta, miten myyntiprosessit etenevät ja mikä on niiden arvo. Voit myös seurata, kuinka nopeasti kaupat etenevät eri vaiheissa. Voit tunnistaa pullonkaulat: ehkä tarjouksia tehdään paljon, mutta niistä ei tule kauppoja. Tai ehkä liidejä ei tule tarpeeksi. Tarkan datan avulla tehdään parempia päätöksiä.

Myyntiä tekeville yrityksille on tärkeää, että asiakasdata on keskitetty ja kaikki aktiviteetit löytyvät yhdestä paikasta. Koko myyntiprosessi on tehokas, kun sitä voidaan seurata ja hallinnoida yhdestä järjestelmästä. Tämä on erityisen tärkeää yrityksille, jotka tarvitsevat selkeän kuvan myyntiputkesta.

Käyttöönotto on helpompaa kuin luulet

Moni yritys lykkää järjestelmähankintaa, koska käyttöönotto kuulostaa työläältä. Se on ymmärrettävää. Olet ehkä kuullut tarinoita haastavista käyttöönottoprojekteista, jotka ovat vieneet paljon aikaa ja maksaneet odotettua enemmän. Tai ehkä sinulla on oma kokemus järjestelmästä, joka ei koskaan tullut kunnolla käyttöön, vaan jäi pelkäksi ideaksi.

Kohon käyttöönotto on suunniteltu mahdollisimman sujuvaksi. Meillä on selkeä käyttöönoton prosessi. Uskomme ketterään lähestymistapaan: pääset nopeasti alkuun ydinominaisuuksilla, ja laajennat käyttöä vähitellen kun tarve kasvaa.

Projektipäällikkömme käy kanssasi läpi, mitä tarvitset ja miten järjestelmä kannattaa ottaa käyttöön juuri teidän yrityksessänne. Tiedot voidaan tuoda vanhoista järjestelmistä, joten sinun ei tarvitse luoda kaikkea uudelleen. Integraatiot rakennetaan ja testataan yhdessä. Henkilökunta koulutetaan, ja varmistetaan että kaikki osaavat käyttää järjestelmää.

Haluatko nähdä itse?

Paras tapa ymmärtää, sopiiko Koho sinulle, on nähdä se käytännössä. Varaa maksuton etäesittely, niin käymme läpi juuri teidän tarpeenne ja näytämme, miten Koho voisi helpottaa arkeanne. 

Ei sitoumuksia, vain rehellinen keskustelu siitä, voisiko tämä olla ratkaisu teille.

Etäesittelyssä voimme keskittyä juuri niihin asioihin, jotka ovat teille tärkeitä. Jos laskutus on kipupiste, keskitymme siihen. Jos resursointi on haaste, tutustumme sitä koskeviin ominaisuuksiin. Jos haluatte nähdä, miten koko prosessi toimii liidistä laskutukseen, käymme sen läpi. Esittely räätälöidään aina asiakkaan tarpeiden mukaan.