Tarkempaa projektinhallintaa: Luo kattava projektisuunnitelma Kohossa

Mitä enemmän yritys hoitaa projekteja ja mitä useampia henkilöitä niiden parissa työskentelee, sitä tärkeämmässä roolissa on hyvä projektisuunnitelma. Jos projektin suunnitteluun ei kiinnitetä huomiota tai projektisuunnitelma on huonosti tehty, se jumittaa turhaan töitä, aiheuttaa ylimääräistä säätöä, vaikeuttaa laskutusta ja vaikuttaa suoraan asiakastyytyväisyyteen. Projektin suunnittelun ei tarvitse kuitenkaan olla vaikeaa: Kohossa projektisuunnitelma syntyy sujuvasti ja tukee koko projektin hallintaa alusta loppuun – vaiheistuksesta aikataulutukseen, vastuutukseen ja laskutuksen automatisointiin asti.

Kunnolla rakennettu projektisuunnitelma auttaa pitämään projektin hallinnassa ja laskutuksen selkeänä

Vaikka suunnitelman yksityiskohdat määräytyvät usein alan ja projektin luonteen mukaan, peruslähtökohtien tulisi olla aina selvillä: mitä tehdään, kuka, miten ja milloin. Kuormitusseuranta on myös tärkeää projektin suunnittelussa: hyvin määritellyt roolit ja aikataulut auttavat varmistamaan, ettei kukaan ole ylikuormitettu tai jää projektin ulkopuolelle, kun häntä tarvitaan eniten. Projektissa on aina lukuisia liikkuvia osia, muuttuvia tilanteita ja yksityiskohtia, jotka vaikuttavat lopputulokseen. Siksi projektin suunnittelu kannattaa aloittaa mahdollisimman aikaisin ja tehdä se työkalulla, joka auttaa sinua dokumentoimaan kaiken olennaisen tarkasti ja hallitusti.

Kohossa pystyt tekemään projektisuunnitelman heti projektin luonnin yhteydessä, tai vasta myöhemmin. Voit myös nopeasti luoda projektin suoraan tarjouksen pohjalta, jolloin perustiedot ja rajaukset siirtyvät automaattisesti suunnitelmaan. Tilanteet voivat projektissa muuttua nopeastikin, joten pystyt muokkaamaan suunnitelmaa missä vaiheessa tahansa. Käytössäsi on myös mahdollisuus kopioida aiempia projekteja ja hyödyntää valmiita suunnitelmapohjia, mikä tekee toistuvista projekteista nopeita ja hallittavia. Koholla vapautat aikaa suunnittelusta itse tekemiseen.

Tutustu Kohon kattavaan projektinhallintaan →

Mitä Kohon projektisuunnitelma sisältää?

Vaiheet ja alavaiheet ilman rajoitteita

Kohossa rakennat projektisuunnitelman vaiheista ja alavaiheista, joiden määrää ei ole rajoitettu. Voit jäsentää projektin rakenteen juuri sellaiseksi kuin tarvitset, oli kyseessä sitten yksi yksinkertainen toimitus tai laaja kokonaisuus. Jokaiselle vaiheelle voit määrittää laskutustavan, budjetin, aikataulun, vastuuhenkilöt ja kuormituksen. Voit myös lisätä sisarvaiheita, jotka sijaitsevat samassa hierarkiatasossa. Näin voit jäsentää rinnakkaisia työosuuksia esimerkiksi tiimeittäin tai osa-alueittain.

Aikataulutus ja deadlinet

Aseta vaiheille täsmälliset aloitus- ja päättymispäivät tai ajanjaksot. Tämä auttaa sinua pitämään projektin hallinnassa ja varmistamaan, että työt etenevät oikeassa järjestyksessä. Voit myös määrittää vaiheen osallistujille omat työskentelyajanjaksonsa, jolloin aikataulutus on vielä tarkempaa. Aikatauluja voit tarkastella helposti Gantt-näkymässä tai käyttää Kanban-taulua visuaalisena apuna vaiheistuksen seuraamiseen.

Budjetointi ja laskutuslogiikka

Voit budjetoida projektisi vaihekohtaisesti joko työtuntien tai euromääräisten summien mukaan. Laskutus taas voi perustua joko toteutuneisiin tunteihin tai kiinteisiin summiin. Mikäli projektisi etenee osissa, voit suunnitella eriin jaetun laskutuksen, jossa kokonaislasku muodostuu useasta osalaskusta. Nämä osalaskut voidaan aikatauluttaa vastaamaan projektin etenemistä, jolloin kassavirta pysyy hallittuna ja laskutuksen logiikka selkeänä. Tarkentaaksesi raportointia, voit kohdistaa jopa ostolaskut projektille.

Vastuut, resurssit ja kuormitus

Kohossa määrität vastuuhenkilöt selkeästi joko koko projektille tai yksittäisille vaiheille. Voit budjetoida tunteja vaiheittain suoraan yksittäisille henkilöille, jolloin työnjako ja seuranta helpottuvat. Kuormitustilanteen voit tarkistaa visuaalisesta kuormituskalenterista, jossa näet yhdellä silmäyksellä resurssien käytön eri aikajaksoilla. Tämä auttaa sinua varmistamaan, että juuri oikeat asiantuntijat ovat käytettävissä oikeaan aikaan ilman ylikuormitusta tai vajaakäyttöä.

Kirjausten rajaaminen

Tarvittaessa vaiheille voidaan estää tai rajoittaa tuntikirjauksia, jolloin kirjauskäytännöt pysyvät hallinnassa. Tämä auttaa esimerkiksi silloin, kun halutaan varmistaa, että kirjauksia tehdään vain silloin kun työvaihe on oikeasti käynnissä, tai kun vaihe on lukittu esimerkiksi hyväksyntää varten. Näin vältetään virheelliset tai ennenaikaiset kirjaukset ja parannetaan tiedon luotettavuutta projektin seurannassa ja laskutuksessa.

Projektin suunnittelu mahdollistaa tiedolla johtamisen

Kun seuraat Kohon avulla projektien etenemistä vaiheittain, näet täsmälleen, missä mennään ja miten työt etenevät suhteessa budjettiin ja aikatauluun. Näet myös, ovatko työkuormat hallinnassa ja missä kohtaa mahdolliset pullonkaulat piilevät.

Projektivastuullisille ja johdolle voit rakentaa keskitetyt näkymät, jotka auttavat hahmottamaan kokonaisuuden. Yksittäisille käyttäjille muodostuvat automaattisesti deadlinelistat heidän vastuuprojekteistaan ja niiden vaiheista, jolloin jokaisella on selkeä kuva omista tehtävistään. Näin kaikki pysyvät kartalla ilman ylimääräisiä koosteita tai muistilappuja.

Lue myös: 3 projektisi pelastavaa raporttia →

Suunnitelmallisuus nopeuttaa myös laskutusta

Kohossa luotu yksityiskohtainen projektisuunnitelma vähentää laskutusstressiä; kun olet rakentanut suunnitelman selkeästi, tieto vaiheiden valmistumisesta siirtyy automaattisesti laskutukselle. Sinun ei tarvitse koostaa tietoja uudelleen käsin – Koho kokoaa kaiken valmiiksi laskutusta varten ja pitää kirjaa muun muassa projektien kumulatiivisesta laskutuksesta.

Voit määrittää projektikohtaisesti, mitä rivejä, liitteitä ja erittelyjä laskuun tarvitaan. Koho hoitaa automaation, jolloin sinä ja tiimisi voitte keskittyä tuottavampaan työhön. Jos käytössäsi on toistuvaa laskutusta, hyödynnä Kohon sopimusvaraus-toimintoa: se vie automatisoinnin vielä pidemmälle kuukausi- ja tuntilaskutuksen yhdistämisessä. Manuaalinen työ jää minimiin, ja virheet vähenevät.

Bonus: Vie asiakasyhteistyö projektilla uudelle tasolle

Voit jakaa projektisuunnitelman suoraan asiakkaallesi Kohon Projektiportaalin kautta. Näin asiakas pysyy mukana projektin etenemisessä ilman ylimääräistä viestittelyä tai erillisiä katselmuksia. Projektiportaalin avulla johdat asiakasyhteistyötä tehokkaammin ja hallitset odotuksia selkeämmin.

Projektiportaalissa jaat projektinäkymän valitsemillesi asiakasosapuolille ja päätät itse, mitkä vaiheet tai tiedot he näkevät. Voit näyttää tai piilottaa esimerkiksi budjetit, vastuuhenkilöt ja aikataulut. Pidät asiakkaasi helposti ajan tasalla, käynnistät keskusteluja ja hallinnoit tikettejä vaiheittain. Asiakas voi myös kuitata omalta osaltaan vaiheita valmiiksi – kaikki tapahtuu keskitetysti, yhdestä paikasta.

Projektiportaali tekee asiakkaasta aktiivisen osan projektia ja rakentaa luottamusta tarjoamalla jatkuvaa näkyvyyttä. Samalla säästät aikaa, kun tiedusteluihin vastaamisen sijaan asiakas voi seurata edistymistä itsenäisesti.

Lue myös: Asiakkaan odotusten hallinta osana projektin johtamisen strategiaa →

Kootut vinkit onnistuneen projektisuunnitelman laatimiseen

• Määrittele, mitä tehdään, miten ja milloin.
• Vastuuta tekijät selkeästi jo suunnitteluvaiheessa.
• Hyödynnä projektimalleja toistuvissa projekteissa.
• Aloita suunnitelman teko jo projektin luonnin yhteydessä tai suoraan tarjouksesta.
• Muokkaa suunnitelmaa tarpeen mukaan projektin aikana.
• Kopioi aiempia suunnitelmia ja hyödynnä niitä pohjina uusissa projekteissa.
• Suoraviivaista laskutus asettamalla laskutussääntöjä vaihekohtaisesti.

Jos et tarvitse täyttä projektisuunnitelmaa, voit hyödyntää Kohoa kevyemmin esimerkiksi pelkkään budjetointiin ja resursointiin.

Lue seuraavaksi referenssitarina: PBM Asiantuntijat Oy tehosti Kohon avulla projektinhallintaansa →

Kuulostaisiko Koho hyvältä valinnalta yrityksesi projektinhallintaan? Varaa maksuton etäesittely.