Mitä riskejä on Excelin käytössä?

Paremman tiedon puutteessa pienet asiantuntijayritykset aloittavat usein taloudenhallinnan Excelillä. Tätä ratkaisua kannattaa miettiä kaksi kertaa. Ensiajatuksena Excel-taulukko saattaa näyttää hyvältä ratkaisulta; se on edullinen, ja usein osaat jo valmiiksi käyttää sitä, joten miksipä ei. Kuitenkin, lyhyen tähtäimen ratkaisu on harvoin hyvä pidemmän päälle. Ja pätee erityisesti yrityksen talousluvuissa. Tässä kerromme excelin riskit:

1. Excelillä työskentely itsessään on riski

Jos luot pohjan itse ja ylläpidät sitä, on suuri riski näppäilyvirheille, eikä niitä taulukossa itse helposti huomaa. Kuitenkin virheellä voi olla pitkät seuraukset. Saatat tehdä kokonaisia bisnespäätöksiä väärien lukujen pohjalta.

Tietysti ohjelmistokaan ei välttämättä takaa, että virheitä ei tule, mutta hyvä ohjelmisto auttaa. Siinä on mm. automaatiot, jolloin numeroita ei tarvitse syöttää manuaalisesti eri paikkoihin ja valmiiden raporttien avulla on helpompi seurata lukuja ja huomata virheet.

2. Aikasi on rahaa

Vaikka olisitkin saanut luotua täydellisen Excelin yrityksesi tarpeisiin, saattaa seuraavassa hetkessä vaikkapa verotusasiat muuttua, tai tulla muita isompia toimintaan vaikuttavia muutoksia. Ohjelmistossa saat päivitettyä nämä yleensä automaattisesti, Excelissä joudut näpertämään käsin. Aikasi on liian arvokasta, että tekisit muutoksia manuaalisesti – keskity mieluummin asioihin, jotka tuovat yrityksellesi oikeasti lisäarvoa.

Lue myös: 4 + 1 tapaa parantaa yrityksesi taloutta

3. Ja onko se Excel sittenkään edes niin edullinen

Ilmainen tai lähes ilmainen työkalu ei aina sittenkään ole kovin taloudellinen, kun ajattelee pidemmälle. Monet kunnon ohjelmistot ovat erittäinkin edullisia kuukausimaksultaan hyötyyn nähden, kuten vaikka Koho (tarkista hinta yrityksellesi tästä). Hinnan lisäksi, erityisesti kannattaa kiinnittää huomio saavuttamaasi tehokkuuteen. Tällöin jälleen ajansäästö on rahaa.

Tässä muutamia toiminnallisuuksia, joita ei Excel-tekemisellä saavuteta:

• Käyttäjähallinnointi
• Ajantasainen budjettiseuranta
• Automatisoitu laskutus
• Inventaarin hallinnointi
• Raportointi ja analyysit

Kun lasket yhteen kaikki hyödyt ja ajansäästön koko paletista: CRM, tarjoukset, sopimukset, laskutus, raportointi, työajanseuranta ym. investointisi maksaa itsensä pian takaisin.

4. Enemmän kuin toiminnanohjaus

Nykyaikaiset järjestelmät eivät ole enää vain yksittäisiä järjestelmiä vaan oikeita liiketoiminnan monitoimityökaluja.  Niissä on liiketoiminnan kannalta monenlaisia tärkeitä toimintoja ja yleensä voit käyttää yhtä järjestelmää lisäosien kanssa hyvin laajasti. Esim. Kohosta saat kokonaisvaltaisen liiketoiminnan hallintatyökalun ja yhteiskäyttöjärjestelmän, kun yhdistät siihen kollaboraatioportaalin ja tiketöinnin.

Lue lisää: Yhteiskäyttö – mitä se Kohossa tarkoittaa?

Nykyajan liiketoiminta on niin hektistä, että talousasioista ja tuloksesta, sekä tärkeimmistä KPI:stä, täytyy olla koko ajan kartalla. Kun pystyt analysoimaan dataa, saat selkeämmän kuvan bisneksestäsi ja vältät Excelin riskit.

Eli, Excelin valinta yrityksen talouden seurantaan saattaa tuntua aluksi hyvältä ajatukselta, mutta tekemällä tämän päätöksen asetat itsesi ja yrityksesi alttiiksi turhille riskeille, hukkaat aikaa ja häviät tehokkuudessa. Bisneksesi koosta riippumatta, hyödyt ohjelmiston hankkimisessa ovat ehdottomasti suuremmat.

Lue seuraavaksi: 3 tapaa säästää yrityksen kustannuksissa käyttämällä Kohoa

Kiinnostaisiko kuulla henkilökohtaisesti, kuinka Koho voisi auttaa yritystäsi? Varaa maksuton etäesittely, niin pääset tutustumaan järjestelmään ja sparrailemaan asiantuntijamme kanssa yrityksesi toiminnan parantamisesta.

Koho on monipuolinen projektinhallinta- ja toiminnanohjausjärjestelmä, jossa asioita voi tehdä monella tavalla ja käyttöönotto sujuu nopeastikin. Järjestelmän muokattavuus, automaatiot ja räätälöitävyys ovat Kohon parhaita ominaisuuksia. Kohoa voi käyttää yli 270 eri tavalla. Tämä yhdistettynä jatkuvaan nopeaan kehitykseen ja yli 70 rajapintaan tekee Kohosta yhden segmenttinsä parhaista järjestelmistä.