Kuinka tehdä onnistunut asiakkaan onboarding?

Asiakkaan onboarding tarkoittaa asiakaskokemusprosessia, jonka avulla uusi käyttäjä tulee sinuiksi tuotteesi tai palvelusi kanssa. Menestyksekäs onboarding on tärkeässä roolissa, kun luodaan positiivista kokemusta, joka kantaa koko asiakkuuden ajan. Onboarding on erityisen tärkeää ohjelmistoyrityksissä, mutta sitä voi soveltaa hyvin mihin vaan alaan, vaikkapa tilitoimistoon.

Tilitoimisto: Lataa tästä uuden asiakkaan haltuunottoon avuksi excel, jonka tietoja voit hyödyntää Kohossa projektina

Onnistunut onboarding = tyytyväisempi asiakas

Onboardingin olennainen pointti on siinä, että asiakas tutustuu kaikkiin tarvittaviin tuotteesi tai palvelusi ominaisuuksiin tai hänelle luodaan kaikki tarvittavat järjestelmät käyttöön. Onboarding-prosessi helpottaa asiakkaan elämää merkittävästi ja hän on tyytyväisempi asiakas. On tärkeää, että kaikki tuoteinformaatio on helposti saatavilla, sillä se lisää asiakkaan luottamusta tuotteeseesi tai palveluusi.

Et voi tietenkään pakottaa asiakasta katsomaan videoitasi tai lukemaan ohjepankkiasi, mutta on hyvä, että asiakkaalla on se tieto mistä apua löytyy, kun sitä tarvitaan ja niitä voi tutkia itselleen sopivana aikana. Onboarding on siis moderni sana kokonaisvaltaiselle käyttöönottoprosessille. Onboardingin aikana käydään läpi tavoitteita, ohjataan, opastetaan, edistetään ja edistytään.

Mallikas prosessi

Tässä muutamia vinkkejä, kuinka hoitaa asiakkaan haltuunottoprosessi mallikkaasti:

• Toivota tervetulleeksi ja aseta odotukset: Varmista, että asiakas tuntee itsensä tervetulleeksi ja tee selväksi, mitä asiakas voi odottaa tuotteelta ja mitkä ovat seuraavat stepit, miten kauan niihin menee ja mitä he oppivat.

• Varmista ja kerää kaikki asiakasta koskeva informaatio yhteen paikkaan: yhteystiedot, toiveet, tarpeet, päämäärät, jotta voit kustomoida tuotettasi vastaamaan tarpeita.

• Tarjoa selkeitä ohjeita tuotteesi käyttämiseen: ohjepankki, videot, tutoriaalit.

• Ota kaikki asiakkaan huolet tosissasi. Kuuntele palautetta ja toimi aktiivisesti haasteiden ratkaisemiseksi. Tarjoa tukea asiakaspalvelun muodossa.

Onboardingissakin auttaa järjestelmä

Onboarding prosessin suoraviivaistamiseen on tarjolla monia ohjelmistoja. Toiminnanohjaus/PSA -järjestelmä on yksi niistä. Järjestelmän avulla voit luoda tehokkaan ja toimivan prosessin onboardingiin ja samalla autat asiakastasi sujuvampaan tuotteesi käyttöön.

Onboarding toiminnanohjauksen avulla:

1. Luo koko prosessi projektina järjestelmään ja luo aikajana.
2. Lähetä tervetuloviesti, jossa kerrot asiakkaalle, mitä hän voi odottaa seuraavaksi ja mistä löytyy tarvittaessa apua eli esim linkit ohjeisiin.
3. Tarjoa koulutusta tai koulutusmateriaalia helposti löydettävänä.  
4. Tee projektiin helppo tsekkauslista, jotta mikään steppi ei unohdu. Merkitse päivämäärät ja vastuuhenkilöt.
5. Kustomoi onboarding-prosessia asiakkaan tarpeiden ja mahdollisesti kohderyhmän mukaan.
6. Tee workflowt.
7. Tarjoa jatkuvaa tukea.
8. Seuraa, että asiakkaasi on tyytyväinen. Näin saat pitkäaikaisen asiakkaan.

Yllämainittuja kohtia seuraamalla uuden asiakkaan onboarding sujuu toiminnanohjaus-/PSA-järjestelmän avulla vaivattomasti ja tehokkaasti ja luot asiakkaallesi positiivisen ensivaikutelman ja itsellesi pitkäaikaisen asiakkuuden.

Koho auttaa menestyksekkääseen onboarding-prosessiin, sillä pystyt luomaan Kohoon helposti projektisuunnitelman uuden asiakkaan onboardingista tarvittavine päivämäärineen, henkilöineen ja mahdollisine hinnoiteluineen. Kohossa prosessi alkaa jo itseasiassa tarjousvaiheesta, josta Koho automaattisesti luo sopimuksen ja sen pohjalta projektin luominen onnistuu minuutissa.

Haluatko tietää lisää? Varaa lyhyt maksuton aika myyjiltämme.