Miksi projektin timeline-näkymä on hyödyllinen?

Timeline eli aikajana on kronologinen lista tapahtumista, jotka ovat tapahtuneet tai tapahtumassa tulevaisuudessa. Projektin timeline on sama, se kertoo, mitä tehtäviä projektissa on tehty tai mitä tehdä seuraavaksi ja paljonko niiden suorittamiseen on aikaa. Se siis auttaa projektitiimiä ymmärtämään projektin aikataulua ja kokonaiskuvaa helposti.

Kaikkia sidosryhmiä hyödyttävän projektin timelinen luominen ja hallinnointi on tärkeä projektinhallinnan taito, jota projektipäällikkö tarvitsee tehokkaaseen projektien läpiviemiseen.

Miksi projektin timeline

Projektin timeline on yksi niitä harvoja asioita, joka on käytössä kaikissa projekteissa, riippumatta projektin luonteesta, toimialasta tai metodeista. Aikajana pitää projektin kasassa ja antaa tietoa etenemisestä. Se antaa selkeän näkymän etenemiseen.

Tässä muutama esimerkki siitä, miten projektin timeline auttaa projektin etenemisen seurannassa:

• Timeline parantaa kommunikaatiota, koska kaikki tietävät mitä odottaa ja mikä on projektin tämänhetkinen tila. Myös vaikkapa uusien jäsenten on helpompi hypätä mukaan, kun he näkevät selkeän tilannekuvan projektista.
• Timeline, josta näkyy, että kaikki on niinkuin pitää, voi olla erinomainen motivaattori tiimille. Kun kaikki sujuu, tiimi haluaa jatkossakin suhtautua tehtäviin niin, että asiat sujuvat.
• Timeline tarjoaa yksinkertaisen visuaalisen näkymän tiimille keskustella projektin vaiheista ja etenemisestä.
• Timeline tarjoaa ajantasalla olevan tilanteen, jotta johto voi puuttua nopeastikin pullonkauloihin, resursointihaasteisiin tai muihin takaiskuihin.

Projektin timeline on myös mahtava visuaalinen työkalu, joka kertoo paljon yhdellä silmäyksellä. Saat selkeän ymmärryksen eri asioiden riippuvuussuhteista ja eri tehtävien priorisoinneista. Näet myös, miten yhden tehtävän myöhästyminen vaikuttaa muihin.

Lue myös: 5 syytä, miksi Excel projektinhallinta ei ole paras vaihtoehtosi

Askeleet timelinen luomiseen

Timelinen luomisessa suunnittelu on isossa osassa. Kunnollinen suunnittelu maksimoi tehokkuuden, koska se pakottaa miettimään asiat valmiiksi niin budjetin, resurssien kuin ajankin suhteen.

Tässä lyhyesti stepit, kuinka luot tehokkaan ja hyvän projektin timelinen:

1. Avaa ja mieti projektin tavoitteet, kuka tekee mitä.

2. Pilko projektin osat pienemmiksi tehtäviksi.

3. Varmista, että jokaisella tehtävällä on päivämäärä, jolloin niiden tulee olla valmiita.

4. Kysy itseltäsi kysymyksiä kuten:

• Onko sinulla budjettia tähän kaikkeen?
• Onko tiimilläsi tarvittava osaaminen?
• Mitä tarvitaan lisää?

5. Rakenna projektin aikajana järjestelmään ja jaa se tarvittavien henkilöiden kanssa.

Projektin timelinet, kuten Gantt tarjoavat täyden läpinäkyvyyden, joten kaikki tietävät missä mennään. Kohossa seuraat projektin aikajanaa ja etenemistä nimenomaan Ganttissa.

Projektin timeline on alku projektillesi. Kohon huikeisiin projektiominaisuuksiin kuuluu myös mm.

• workflowt
• kattavat raportit
• resursointi
• erilaiset automaatiot, mm. laskutuksessa
• ostolaskujen käsittely
• työtuntien kohdistaminen
• myyntifunnelin hallinnointi
• kollaboraatio asiakkaasi kanssa

Kohon avulla kaikkien projektissa työskentelevien työ on helpompaa. Pystyt seuraamaan useampia projekteja yhtäaikaa ja saat selkeän kuvan projekteistasi helposti.

Aloita tästä, varaa etäesittely ja pääset luomaan oman projektisuunnitelmasi minuuteissa.