Toiminnanohjauksen vaihtoa ei tarvitse pelätä

Toiminnanohjausjärjestelmän vaihto tuntuu monesta yrityksestä suuremmalta askeleelta kuin mikään muu järjestelmäpäätös.

Monella on taustalla kokemus työkaluista, jotka lupasivat paljon mutta pakottivat lopulta kiertoteihin ja kompromisseihin…

Toiminnanohjausjärjestelmä on lopulta yrityksen “sykkivä sydän”, ja muutokset siihen vaikuttavat suoraan jokapäiväiseen tapaan tehdä töitä.

Uskallamme väittää, että pelot liittyvät useimmiten epävarmuuteen. Muutos voi olla pelottavaa, muttei sen tarvitse olla. Käydään läpi, miltä järjestelmän vaihto näyttää käytännössä silloin, kun se tehdään oikein.

Järjestelmän vaihdon suurin este

Lukemattomien projektiemme perusteella suurin este toiminnanohjausjärjestelmän vaihdolle on epävarmuus siitä, mitä arjelle tapahtuu.

Taustalla on hyvin arkisia ajatuksia, kuten “Joudunko opettelemaan kaiken uudestaan ja vaikeutuukohan työni?” Jos järjestelmän logiikka tuntuu vieraalta, työpäivät kuluvat järjestelmän palvelemiseen, vaikka senhän pitäisi mennä toisin päin.

Toiminnanohjausjärjestelmän tulisi helpottaa arkea ja palvella liiketoiminnan tarpeita.

• “Tukeeko uusi järjestelmä oikeasti meidän tapaamme toimia vai joudummeko muuttamaan toimintaa sen mukaan?”

• “Opinkohan uuden logiikan ja sopikoohan tämä nyt oikeasti meille?”

• “Mitä jos tutut tavat ja systeemit olivatkin lopulta paremmat?”

Lähes jokaisella on taustalla huonoja kokemuksia yritysten työkaluista (niin meilläkin). Siksipä kun arki on saatu toimimaan edes joten kuten, siitä on vaikea lähteä vaihtamaan.

Entä jos vanha oli kuitenkin parempi? Tutussa järjestelmässä on puutteita, mutta sen osaa jo. Muutos tarkoittaa luopumista varmuudesta ennen kuin hyödyt ovat vielä näkyviä. Siksi järjestelmän vaihto tuntuu usein enemmän tunteelta kuin päätökseltä.

Toiminnanohjausjärjestelmän vaihto voi epäonnistua

Olet saattanut törmätä artikkeleihin isojen yritysten ERP-painajaisista tai julkisen sektorin ojaan ajetuista järjestelmävaihdoista…

On rehellistä sanoa, että toiminnanohjausjärjestelmän vaihto voi epäonnistua.

Pelot ovat aiheellisia silloin, kun projekti tehdään väärällä tavalla. Ongelmat syntyvät tyypillisesti kolmesta syystä:

1. Järjestelmä pakottaa toimintatavan

Käyttäjät alkavat välttää järjestelmän käyttöä, jos lopputulos on sekavampi kuin lähtötilanne. Jos uusi ratkaisu ei taivu yrityksen prosesseihin, arki muuttuu raskaammaksi.

2. Käyttöönotto tehdään liian laajana kokonaisuutena

Henkilöstö ei ehdi sisäistää perusasioita, jos muutokset ovat kerralla liian suuria. Tämä on todella kuormittavaa yksilön näkökulmasta.

3. Koulutus jää geneeriseksi

Jos projektipäällikkö, asiantuntija ja laskuttaja saavat saman koulutuksen, kukaan ei koe saavansa omaan työhönsä relevanttia hyötyä.

Ei siis ihme, että vaihto tuntuu raskaalta ja kokemus jää negatiiviseksi. Vaihdon kanssa empiminen onkin mielestämme merkki siitä, että se halutaan tehdä vastuullisesti.

Kohoon vaihto on suunniteltu asiakkaiden ehdoilla

Kohossa käyttöönotto aloitetaan teidän arjesta, kuten pitääkin. Ensimmäisenä käydään läpi, miten teidän työ oikeasti kulkee: miten projekteja johdetaan, miten tunnit kirjataan, milloin laskutus syntyy ja mitä tietoa johto tarvitsee päätöksiin. Tavoitteena on koota järjestelmä tukemaan teidän nykyistä toimintaa ja korjata ne kohdat, jotka nykyisellään aiheuttavat kitkaa.

Käyttöönotto tehdään vaiheittain. Aluksi otetaan käyttöön vain ydintoiminnot, joilla arki helpottuu heti. Kaikkea ei tarvitse opetella kerralla, eikä koko organisaatio vaihda toimintatapaa samana päivänä.

Myös koulutus tehdään rooleittain. Asiantuntija oppii kirjaamaan työnsä nopeasti, projektipäällikkö seuraamaan etenemistä ja laskuttaja muodostamaan laskut. Jokainen näkee heti, miten järjestelmä liittyy omaan työhön, eikä käyttö jää teorian tasolle.

Vaihto ei pysäytä arkea vaan siirto tapahtuu sulavasti ja alkaa näkyä hyötyinä jo ensimmäisten viikkojen aikana.

Tutustu Kohon käyttöönottoon tarkemmin.

Entä arki järjestelmän vaihdon aikana?

Yleinen oletus on, että järjestelmävaihto tarkoittaa katkosta arkeen. Käytännössä näin ei tarvitse olla. Vanha järjestelmä ei poistu käytöstä yhdessä hetkessä, eikä koko organisaatio vaihda toimintatapaa samana päivänä.

Käyttöönotto etenee rinnakkain normaalin työn kanssa.

Työ ei siis pysähdy missään vaiheessa, vaan ensimmäiset laskut voidaan usein tehdä jo käyttöönoton aikana, jolloin uusi järjestelmä alkaa tuottaa hyötyä ennen kuin siirtymä on edes valmis.

Moni pelkää myös historiadatan siirtoa, vaikka se on harvoin projektin raskain osa. Useimmiten olennaista ei ole vuosien takaisen tiedon kopiointi, vaan että uusi data alkaa kertyä oikein heti alusta lähtien. Siksi siirretään vain tarpeellinen, ja muu jää tarvittaessa vanhaan järjestelmään talteen.

Käytännössä vaihto ei ole hyppy tyhjään, vaan hallittu siirtymä vaiheesta toiseen.

Tutustu Kohon laajaan kattaukseen valmiita integraatioita.

Mistä tietää, että vaihto oikeasti kannatti?

Onnistunut järjestelmävaihto näkyy arjen pienissä muutoksissa. Laskutus ei enää työllistä tuhottomasti, koska tunnit ovat jo valmiiksi oikein.Projektien tilanne ei ole arvaus, vaan näkyy yhdellä silmäyksellä. Aivojen välimuistia vapautuu olennaiseen, eli liiketoiminnan kasvattamiseen.

Ensimmäinen ahaa-elämys onnistuneesta vaihdosta on usein yksinkertainen: Asioista ei tarvitse enää kysellä ihmisiltä. Tieto löytyy järjestelmästä.

Kun sama näkymä palvelee asiantuntijaa, projektipäällikköä ja johtoa, päätöksiä ei tehdä tuntuman perusteella vaan yhteisen tilannekuvan pohjalta. Silloin järjestelmä lakkaa olemasta työkalu ja alkaa ohjata toimintaa.

Jos haluat nähdä miten voimme parantaa teidän arkea vaivattomasti, varaa lyhyt Kohon etäesittely.

Käydään yhdessä läpi nykyinen toimintatapanne ja katsotaan konkreettisesti, miten siirtymä tapahtuisi vaihe vaiheelta!