Mitä onnistunut projektisuunnitelma sisältää?

Projektisuunnitelman rakentamiseen ei ole yhtä oikeaa kaavaa, sillä yksityiskohdat riippuvat aina alasta ja projektin luonteesta. Tiettyihin kysymyksiin projektisuunnitelman on kuitenkin vastattava, jotta se täyttää tarkoituksensa, eli auttaa viemään projektin maaliin onnistuneesti. Hyvä projektisuunnitelma ilmaisee selvästi ainakin, mitä, miten ja milloin tehdään sekä kuka tekee.

Projektisuunnitelma kannattaa tehdä huolellisesti, jotta projektilla on suuntaviivat ja ne ovat kaikkien tiedossa. Se ei ole ainoastaan projektipäällikön vaan projektin koko tiimin työväline. Suunnitelma voidaan esittää monessa muodossa ja apuna voidaan käyttää erilaisia työkaluja. Muodosta ja yksityiskohdista riippumatta ainakin seuraavien asioiden tulisi sisältyä suunnitelmaan.

1. Päämäärät

plan-collaborate-deliver- projektisuunnitelma

Mikä on projektin tarkoitus, eli miksi se tehdään ja mitkä ovat tavoitellut lopputulokset? Päämäärät kannattaa heti alussa ilmaista mahdollisimman selkeästi, vaikka ne tarkentuisivat vasta projektin edetessä. Tällöin myös projektin onnistumista on helpompi arvioida jälkikäteen.

2. Henkilöstöresurssit

Projektisuunnitelmasta tulisi selvitä projektiin osallistuvat henkilöt, heidän tehtävänsä ja kuinka paljon työaikaa keneltäkin kuluu. Laskelmassa huomioidaan kaikki työaika palaverit mukaan lukien. Henkilöstöresurssien suunnittelulla ja seurannalla on myös merkittävä vaikutus budjettiin. Projektinhallintajärjestelmään sisältyy yleensä työkalu, joka auttaa resurssien seurannassa.

Lue myös: Näin käytät Kohon resursointityökalua

3. Projektin vaiheet ja aikataulu

Aikataulusta ilmenevät projektin vaiheet, milloin ne tehdään ja kuka on niistä vastuussa. Projektin aikataulu voidaan ilmaista visuaalisesti esimerkiksi Gantt-kaaviona.

Lue myös: Miten ja miksi aikatauluttaa projektit?

4. Viestintäsuunnitelma

Viestintäsuunnitelmasta selviää, miten projektin tiimin jäsenet viestivät keskenään ja miten asiakkaalle viestitään projektin kulusta. Suunnitelmaan vaikuttavat muun muassa projektiin osallistuvan tiimin koko ja asiakkaan vaatimukset. Siitä tulevat esille esimerkiksi viestinnän kanavat ja aikataulut sekä mikä osa tiedonkulusta on kenenkin vastuulla.

Lue myös: Näin parannat asiantuntijayrityksen asiakasviestintää

5. Riskien kartoitus

Projektin onnistumisen kannalta kriittiset asiat ja mahdolliset riskit kannattaa huomioida etukäteen, jotta ne voidaan minimoida. Riskien kartoitukseen sisältyy toimintasuunnitelma, jota noudatetaan riskin toteutuessa.

Lue myös: 5+1 vinkkiä projektien riskienhallintaan.

6. Budjetti

Projektin budjetti eritellään osa-alueittain ja vaiheittain. Työajan lisäksi mukaan lasketaan mahdolliset materiaalit ja ulkopuolelta ostetut palvelut. Realistisesti tehty budjetti on sekä asiakkaan että palveluntarjoajan etu.

Projektinhallintajärjestelmä on avuksi jo projektia suunniteltaessa. Se helpottaa myös projektisuunnitelman seuraamista ja aikataulujen noudattamista, ja toimii viestinnän apuvälineenä.

Lue seuraavaksi: Näin teet projektisuunnitelman Kohossa

Koholla on kattavat projektinhallintamahdollisuudet, joiden avulla hallitset projektiasi alusta loppuun, tarjouksesta laskutukseen ja kaikkea siltä väliltä.

Sinua voisi kiinnostaa myös

Miten sähköiset järjestelmät voivat parantaa tiimityötä?

Yhdessä työskentely auttaa meitä taklaamaan isoja projekteja ja saavuttamaan tavoitteita, jotka eivät yksin olisi mahdollisia. Tehokas tiimityö auttaa yksilötasollakin yltämään parhaimpaansa.

Lue lisää
Projektikoonti 3

Projektikoonti 3: Projektinhallinnan kehittäminen

Kun projektinhallinnan perusteet ovat hallussa, on aika viedä projektien hallinta seuraavalle tasolle. Tässä projektiblogien kolmannessa koonnissa neuvomme, kuinka parannat projektejasi raportoinnin, resursoinnin ja seurannan avulla.

Lue lisää
Projektikoonti 2

Projektikoonti 2: Projektinhallinnan perusteet

Tässä projektinhallinnan koontien kakkososassa käymme läpi projektinhallinnan perusteita; mitä tulee tietää, kun starttaa projektia ja mitä ottaa huomioon projektin alkuvaiheessa ja edetessä.

Lue lisää

Haluaisitko nähdä lisää? Varaa aika etäesittelyyn!

Varaa maksuton etäesittely ja anna Kohon vakuuttaa. Käymme henkilökohtaisen esittelyn aikana läpi yrityksesi myynti- ja laskutusprosessit ja autamme mm. tehostamaan myyntiä sekä säästämään jopa 87 % laskutuskuluissa. Etäesittely on maksuton ja se ei velvoita sinua mihinkään. Saat paremman näkemyksen siitä, kuinka Koho auttaisi juuri sinun yritystäsi menestymään.