Mitä onnistunut projektisuunnitelma sisältää?

Projektisuunnitelman rakentamiseen ei ole yhtä oikeaa kaavaa, sillä yksityiskohdat riippuvat aina alasta ja projektin luonteesta. Tiettyihin kysymyksiin projektisuunnitelman on kuitenkin vastattava, jotta se täyttää tarkoituksensa, eli auttaa viemään projektin maaliin onnistuneesti. Hyvä projektisuunnitelma ilmaisee selvästi ainakin, mitä, miten ja milloin tehdään sekä kuka tekee.

Projektisuunnitelma kannattaa tehdä huolellisesti, jotta projektilla on suuntaviivat ja ne ovat kaikkien tiedossa. Se ei ole ainoastaan projektipäällikön vaan projektin koko tiimin työväline. Suunnitelma voidaan esittää monessa muodossa ja apuna voidaan käyttää erilaisia työkaluja. Muodosta ja yksityiskohdista riippumatta ainakin seuraavien asioiden tulisi sisältyä suunnitelmaan.

Mitä projektisuunnitelman pitäisi vähintään sisältää?

1. Päämäärät

Mikä on projektin tarkoitus, eli miksi se tehdään ja mitkä ovat tavoitellut lopputulokset? Päämäärät kannattaa heti alussa ilmaista mahdollisimman selkeästi, vaikka ne tarkentuisivat vasta projektin edetessä. Tällöin myös projektin onnistumista on helpompi arvioida jälkikäteen.

2. Projektin vaiheet ja aikataulu

Aikataulusta ilmenevät projektin vaiheet, milloin ne tehdään ja kuka on niistä vastuussa. Projektin aikataulu voidaan ilmaista visuaalisesti esimerkiksi Gantt-kaaviona. Projekti kannattaa vaiheistaa selkeästi ja alavaiheita ei kannata pelätä. Mitä järkevämmin olet vaiheistanut projektin, sitä joustavammaksi sen saat. Jokaiselle vaiheelle ja alavaiheelle kannattaa aina tarpeen mukaan määrittää omat vastuuhenkilöt, aikataulut, sekä aika- ja eurobudjetit.

Lue tästä lisää projektin vaiheistuksesta

3. Henkilöstöresurssit

Projektisuunnitelmasta tulisi selvitä projektiin osallistuvat henkilöt, heidän tehtävänsä ja kuinka paljon työaikaa keneltäkin kuluu. Laskelmassa huomioidaan kaikki työaika palaverit mukaan lukien. Henkilöstöresurssien suunnittelulla ja seurannalla on myös merkittävä vaikutus budjettiin. Projektinhallintajärjestelmään sisältyy yleensä työkalu, joka auttaa resurssien seurannassa.

Näin käytät Kohon resursointityökalua

4. Budjetti

Projektin budjetti eritellään osa-alueittain ja vaiheittain. Työajan lisäksi mukaan lasketaan mahdolliset materiaalit ja ulkopuolelta ostetut palvelut. Realistisesti tehty budjetti on sekä asiakkaan että palveluntarjoajan etu.

5. Riskien kartoitus

Projektin onnistumisen kannalta kriittiset asiat ja mahdolliset riskit kannattaa huomioida etukäteen, jotta ne voidaan minimoida. Riskien kartoitukseen sisältyy toimintasuunnitelma, jota noudatetaan riskin toteutuessa. Poikkeamat kannattaa aina raportoida kunnolla, jotta niistä opitaan ja ne pystytään välttämään myöhemmissä projekteissa.

Lue tästä projektien yleisimmät riskit ja kuinka minimoida ne

6. Viestintäsuunnitelma

Viestintäsuunnitelmasta selviää, miten projektin tiimin jäsenet viestivät keskenään ja miten asiakkaalle viestitään projektin kulusta. Suunnitelmaan vaikuttavat muun muassa projektiin osallistuvan tiimin koko ja asiakkaan vaatimukset. Siitä tulevat esille esimerkiksi viestinnän kanavat ja aikataulut sekä mikä osa tiedonkulusta on kenenkin vastuulla.

Projektisuunnitelma selkeyttää prosessin

Hyvin tehty projektisuunnitelma toimii erinomaisena karttana kaikille osapuolille selkeyttäen projektin statuksen ja aikataulun, henkilöiden roolin projektissa, kulut ja laskutuksen. Sen avulla viestintä selkeytyy ja pystyt hallitsemaan muutoksia paremmin. Hyvissä projektinhallintajärjestelmissä pystyt myös jakamaan projektisuunnitelman suoraan asiakkaan nähtäväksi ja kommentoitavaksi.

Lue seuraavaksi: Näin teet projektisuunnitelman Kohossa

Koholla on kattavat projektinhallintamahdollisuudet, joiden avulla hallitset projektiasi alusta loppuun, tarjouksesta laskutukseen ja kaikkea siltä väliltä.