Miten sähköiset järjestelmät voivat parantaa tiimityötä?

Asiantuntijatyö on usein pirstaleista. Monenlaiset asiantuntijatyöt muuttuvat helpommiksi – ja nopeammiksi – tiimityön avulla. Yhdessä työskentely auttaa meitä taklaamaan isoja projekteja ja saavuttamaan tavoitteita, jotka eivät yksin olisi mahdollisia. Tehokas tiimityö auttaa yksilötasollakin yltämään parhaimpaansa.  

Tiimityöajattelu ulottuu paljon syvemmälle kuin vain “yhteinen lumilinnan kasaus”. Kaikki eivät kuitenkaan näe tiimityön arvoa tai hyötyjä, ja mitä sillä voisi saavuttaa, samalla tavalla. Pohditaan siis, mitä on tiimityö, miten sitä voi edistää työpaikalla ja miten sähköiset järjestelmät voivat olla tässä avuksi.

Mitä on tiimityö?

Tiimityö tarkoittaa, että ihmiset työskentelevät yhdessä kohti yhteistä tavoitetta, kuten projekteissa tyypillisesti tehdään. Tiimityön määrittely on helppoa, mutta sen ymmärtäminen, kuinka tiimissä toimitaan parhaiten, voi olla monimutkaista. Jotta tiimi voisi olla tehokas ja suorituskykyinen, tarvitaan harjoitusta – ja opastusta.

Se, mitä tiimityö tarkoittaa sinulle, voi olla eri asia kuin mitä se tarkoittaa kollegallesi. Tiimityön luonne riippuu myös paljon käsillä olevasta tehtävästä tai projektista ja siitä, millaisia haasteita siinä on. Kaikki työ ei vaadi tiimityötä.

Yksi syy menestyksekkääseen tiimiin on se, että tiimin henkilöt oikeasti tajuavat yhdessä tekemisen hyödyllisyyden ja sen, että se on tietyissä tehtävissä tehokkaampaa kuin yksin tekeminen. Tiimit ovat tehokkaita, kun ne tajuavat, että idea ei ole vain jakaa tehtäviä ja työskennellä itsenäisesti, jotta saisi tehtyä ne nopeammin, vaan hyvä tiimityö on yhteistyötä ja asioiden jakamista ideointia, jotta saavutettaisiin parempi lopputulos. Tiimi toimii parhaiten, kun jokainen tiimin jäsen tekee aktiivisesti yhteistyötä, mutta tuo oman perspektiivinsä, osaamisensa ja kokemuksensa mukaan.

Tiimityöllä on paljon muitakin etuja, kuin se mitä yrityksen viivan alle jää. Tässä muutamia.

6 tiimityön etua ja miten hyvä ohjelmisto auttaa siinä:

1. Motivaatio, inspiraatio ja tavoitteet

Kun tiimin jäsenet työskentelevät yhdessä, he näkevät kuinka se boostaa tuottavuutta. Tiimi saavuttaa tuloksia yhdessä ja voi iloita niistä yhdessä, joka taas lisää hyvän kierrettä ja motivaatiota. Tehokas tiimityö osoittaa, että tiimi voi saavuttaa suuria ja tämän myötä tiimi saa entistä vastuullisempia ja inspiroivampia projekteja tehdäkseen.

Hyvän ohjelmiston avulla tavoitteet, tulokset ja edistyminen tulevat kunnolla näkyväksi ja mitattavaksi ja edistymistä on helppo seurata. Myös vastuualueet pysyvät selkeämpänä, kun ne näkee järjestelmästä.

2. Avoimempi kommunikaatio ja erimielisyyksien ratkaisu

Yhteisten tavoitteiden saavuttaminen vaatii sitä, että erilaiset näkemykset neuvotellaan yhteiseksi, kyseenalaistetaan toisten olettamukset tai näkemykset ja tehdään kompromisseja sekä jatkuvaa parempaa ongelmanratkaisua.

Hyvässä ohjelmistossa olevat keskustelu- tai kommentointikanavat auttavat tiimiä kommunikaatiossa.

3. Parempi potentiaali uusiin innovaatioihin

Erilaisuus saattaa synnyttää uusia innovaatioita, joskus epämukavuudenkin kautta.

4. Jokaisen tiimiläisen ammatillinen kasvu

Kun saat muilta tiimiläisiltä ideoita ja oppeja, kasvat myös itse ammattilaisena, tietotaito lisääntyy. Hyvän ohjelmiston avulla tiimiläiset voivat myös helposti järjestää vaikka pieniä opetussessioita.

5. Riskinottokyky paranee

Kun työskentelet yksin, voit olla haluton pistämään omaa päätäsi vadille. Kun työskentelet tiimissä, tiedät, että sinulla on koko tiimi tukenasi epäonnistuessasi eikä se tunnu jaettuna niin pahalta. Tämän myötä tiimi on valmiimpi ottamaan suurempia riskejä ja sitä kautta myös voittoja.

6. Vähemmän virheitä

Tutkitusti stressi aiheuttaa enemmän virheitä. Kun saat tiimiltä hyvää energiaa ja voit jakaa huolesi, tunnet vähemmän stressiä.

Hyvä ohjelmisto pitää huolta aikatauluista, muistuttaa deadlineistä ja tiettyjä asioita voi automatisoida. Näin virheet vähenevät, tiimiläiset voivat keskittyä enemmän itse tekemiseen ja huolta on vähemmän.

Sähköiset järjestelmät auttavat tiimityössä

Sähköisen järjestelmän avulla yhteistyö ja kollaboraatio tiimin kesken paranee. Ei ole väliä ollaanko etänä vai läsnä, yhteistyökanava on olemassa. Kaikki näkevät samasta järjestelmästä projektin ja tiimin tilanteen ja töiden etenemisen. Keskustelut sujuvat kanavissa. Tiimityö paranee järjestelmän avulla, sillä:

• se on varmempaa, nopeampaa, turvallisempaa
• säästät aikaa
• henkilöriski pienenee
• töiden seuranta on helppoa
• asiakkaat ovat tyytyväisempiä, kun tietävät, missä mennään
• tietoturva säilyy paremmin, kun kaikki tapahtuu järjestelmän sisällä eikä asioita lähetellä sähköpostitse

Kohon projektinhallintajärjestelmästä löytyy laajojen projektiominaisuuksien lisäksi niin keskustelut, kuin kunnollinen kollaboraatiotyökalu, johon tallennat dokumentit, merkitset sovitut toimenpiteet ja käyt asiakasviestinnän.

Tiketöinnillä loppuasiakas pystyy luomaan tikettejä tilitoimistollensa, mainostoimistollensa, isännöinnille tai muulle tarpeelliselle taholle.

Tiketöinnin avulla voit priorisoida tehtäviä ja palvelet asiakkaitasi paremmin ja esimerkiksi loma-aikoina viestit eivät jää makaamaan yksittäisen henkilön sähköposteihin.

Pienempien sälätöiden järjestelyyn Kohosta löytyy tuorein ominaisuus: Oma Työtila.

⭐ Oma Työtila on simppeli ja selkeä työkalu, jolla tehtäväkokonaisuuksien hahmottaminen helpottuu merkittävästi. Omassa Työtilassa teet vapaamuotoisesti joko omaan käyttöösi tai tiimillesi yhteisiä työtauluja. Näet näin selkeästi tehtävien etenemisen ja vastuutat sekä priorisoit murusia. Voit vaikka liittää tärkeän tiedoston tietyn tehtävän oheen helposti löydettäväksi. Oma työtila on kätevä pienissä, etenemistä vaativissa tehtävissä, joita ei välttämättä ole järkevää kirjata projektisuunnitelmaan.

Tiimityön kolme kovaa siis: collaborate, communicate, and connect.

Mikäli haluat kuulla lisää, ota yhteyttä