Kohon käyttöönotto on helpompaa kuin uskotkaan

Asiantuntijayrityksen arjessa pienikin tehottomuus kertautuu nopeasti. Pahimmillaan tuntikirjaukset ovat useassa paikassa, laskutus rakentuu käsin ja projektien seuranta on lähinnä arvailua.

Koholla moni yritys on nopeuttanut laskutusta jopa 70 %, saanut projektien seurannan reaaliaikaiseksi ja vähentänyt manuaalista työtä tuntikausia kuukaudessa.

Lisäksi Kohoon siirtyminen on tehty kokemuksen kautta erittäin helpoksi.

Etenemme aina yrityksesi tavalla, selkein askelin. Ensimmäiset hyödyt näkyvät usein jo viikoissa, kun tunnit ja laskutus kytkeytyvät toisiinsa, jolloin arki kevenee välittömästi.

Miltä arki yleensä näyttää ennen Kohoa?

Yleensä ennen Kohoa mikään ei ole varsinaisesti rikki ja arki toimii usein “riittävän hyvin”, mutta pinnan alla on paljon ylimääräistä työtä.

Tieto on hajallaan eri järjestelmien, alustojen ja Exceleiden viidakossa. Tuntikirjauksia tehdään monella tavalla, eikä laskutukseen siirtyvä tieto ole yhdessä paikassa. Projektien etenemistä seurataan käsin, ja raportit koostetaan keräämällä tietoa eri lähteistä.

Yritykselle on syntynyt ns. teknologiavelkaa, ja se on erääntymässä.

Kun tämä kaava toistuu kuukausi kuukaudelta, se näkyy ajankäytössä, kuormituksessa ja suoraan viivan alla. Hallinnollinen työ sekä virheiden riski kasvavat ja asiantuntijat käyttävät aikaa kaikkeen muuhun kuin itse asiakastyöhön.

Moni yritys huomaa Kohon tarpeen vasta, kun jokin pieni kitka lopulta muistuttaa olemassaolostaan tarpeeksi monta kertaa. Laskutus viivästyy, työtä jää laskuttamatta tai Excel-versiot eivät täsmääkään.

Tässä vaiheessa yritykset kääntyvät Kohon puoleen.

Ei siksi, että jotain olisi rikki, vaan koska parempi tapa on olemassa. Koho kokoaa yhteen työajanseurannan, laskutuksen, projektit ja raportoinnin niin, että manuaalinen työ minimoituu ja arki helpottuu.

Lue myös: Mihin kaikkeen Kohosta oikeasti on hyötyä?

Toiminnanohjauksen käyttöönoton ei tule kuormittaa yrityksesi arkea

Käyttöönotto alkaa aina aloituspalaverilla, jossa käydään asiakkaan liiketoiminta ja toimintatavat rauhassa läpi.

Kohon käyttöönoton tärkein tukipilari on varmistaa, että se todella palvelee yrityksen tapaa tehdä töitä, ei toisin päin. Siksi käyttöönotossa perehdytään esimerkiksi siihen, miten tunteja kirjataan, miten laskutus muodostuu, millä tavalla projekteja johdetaan ja mitä tietoa yritys tarvitsee raportointiin.

Tässä vaiheessa määritellään myös selkeä tavoitetila. Mitä halutaan parantaa ensimmäisenä, millaisia ongelmia halutaan ratkaista ja mitä hyötyjä tavoitellaan lyhyellä sekä pitkällä aikavälillä.

Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotossa on keskeistä tietää, mitkä yrityksen tavoitteet ovat.

Kun suunta on selvä, tärkeimmät osa-alueet priorisoidaan. Jotta käyttöönotto ei kuormita arkea, se on lisäksi pilkottu selkeisiin vaiheisiin.

Asiakas saa oman projektisuunnitelman aikatauluineen, ja jokainen askel tehdään hallitusti. Ison IT-järkäleen sijaan käytännön tasolla johdonmukaisesti edeten. Näin järjestelmä ei pysäytä arkea, vaan rakentuu sujuvasti osaksi sitä.

Kohon koulutus ja käyttöönotto eri rooleille

Koulutus on käytännön tekemistä asiakkaan oman tilin sisällä. Kohossa jokainen käyttäjäryhmä saa oman näkökulmansa mukaisen koulutuksen.

Olemme vuosien saatossa tunnistaneet yhden faktan:

Suurin osa toiminnanohjausjärjestelmän ominaisuuksista on turhia… nimittäin yksittäisten roolien näkökulmasta katsottuna.

Vaikka Kohoa voi käyttää yli 200 eri tavalla, esimerkiksi asiakkaita palvelevan työntekijän ei usein tarvitse käyttää järjestelmää muuhun kuin työajan ja asiakastöiden kirjaamiseen. Silloin muiden ominaisuuksien, kuten resursoinnin ja raportoinnin, ei tarvitse olla sekoittamassa työkalun näkymiä, eikö vaan?

Koholla tämä selkeys on osa perustoimintoja.

Kun järjestelmä on kustomoitu yrityksen omien tarpeiden mukaan, voidaan koulutuksissa keskittyä olennaiseen. Projektipäälliköt oppivat suunnittelun ja seurannan, laskuttajat oman laskutuslogiikkansa ja johto raportoinnin sekä resursoinnin.

Jokainen rooli keskittyy vain siihen, mitä oikeasti tarvitsee.

Ensimmäiset laskut pystytään usein tekemään jo koulutusten aikana, ja tiimi näkee heti konkreettiset hyödyt. Tuntikirjaukset nousevat laskulle oikeille asiakkaille, projektien eteneminen näkyy reaaliaikaisesti ja raportointi toimii nappia painamalla.

Kohon perimmäinen tarkoitus on tehdä yrityksen arjesta helpompaa. Koulutuksilla työkalusta saadaan aidosti tuottava osa yrityksen arkea. Siksi ne toteutetaan roolipohjaisesti, vaiheittain ja käytännön esimerkkien kautta.

Mitä hyötyä saat Kohosta jo ensimmäisten viikkojen aikana?

Ensimmäiset tulokset näkyvät nopeasti. Kun tunnit ja laskutus kytkeytyvät toisiinsa, laskutusrutiinit kevenevät usein jo muutamassa viikossa. Yrityksissä, joissa laskutusta on aiemmin koottu käsin eri lähteistä, aikasäästö voi olla dramaattinen.

Parhaimmillaan asiakkaamme yhden laskun luontiprosessi on lyhentynyt noin 45 minuutista alle 5 minuuttiin per lasku.

Tuntikirjaukset nousevat automaattisesti oikeille projekteille, ja laskurivit muodostuvat suoraan kirjatusta työstä.

Kun tieto ei enää ole Exceleissä, järjestelmissä tai työntekijöiden muistitikuilla, virheiden riski pienenee ja työ jää harvoin laskuttamatta. Samalla asiakkaille voidaan lähettää tarkan erittelyn sisältävät laskut ilman erillistä koostamista.

Johto ja projektipäälliköt huomaavat myös muutoksen nopeasti. Projektien eteneminen, budjetit ja kuormitus näkyvät yhdellä näkymällä, jolloin pullonkaulat löytyvät aiemmin ja päätöksiä voi tehdä reaaliaikaisen tiedon perusteella.

Yleisimpiä ensimmäisten viikkojen hyötyjä Kohosta ovat:

1. Laskutus nopeutuu merkittävästi.
2. Tuntikirjaus nopeutuu ja virheet vähenevät.
3. Projektien ja kuormituksen läpinäkyvyys paranee.
4. Data siirtyy automaattisesti raportointiin.
5. Manuaalinen työ vähenee massiivisesti.

Kokonaisuuden kehittyminen johtaa kevyempään arkeen.

Vähemmän hallinnointia, enemmän aikaa asiantuntijatyöhön. Usein jo nämä ensimmäiset muutokset riittävät siihen, että hyödyt alkavat siirtyä viivan alle.

“Kohon puolelta käyttöönotossa oli rautaista ammattitaitoa ja yhteistyö oli erittäin toimivaa. Dialogi osattiin toteuttaa niin, ettei tarvinnut olla varsinainen IT-ammattilainen pysyäkseen kärryillä. Toiveemme ja tarpeemme huomioitiin ja aidosti esitettiin meille parhaita ratkaisuja.”

– Paavo Saari, Cadpool

Tutustu asiakastarinaan tarkemmin →

Mitä hyötyjä Kohosta on pitkällä aikavälillä?

Kun arki pyörii Kohon päällä, todellinen hyöty kasvaa ajan kanssa.

Kaikki projektit, tunnit, kustannukset ja laskutus kertyvät samaan paikkaan, jolloin raportointi perustuu faktaan eikä arvailuun. Päätöksenteko helpottuu, kannattavuus paranee ja johto näkee selkeästi, mistä yrityksen eurot syntyvät.

Projektipäälliköt saavat kokonaiskuvan projektien etenemisestä, myynti näkee mitä on toimitettu ja milloin laskutus etenee. Riskit tunnistetaan aikaisemmin, sillä budjetin ylitykset, pullonkaulat ja aliresursointi voidaan ratkaista ennen kuin ne muuttuvat kalliiksi.

Lisäksi yksi Kohon merkittävimmistä pitkän aikavälin hyödyistä on kuormitusseuranta.

Kun henkilöstön työmäärä näkyy viikko- ja kuukausitasolla, resursseja voidaan kohdentaa oikeudenmukaisesti ja tehokkaasti. Tuloksena on yksinkertaisesti toimivampi organisaatio ja parempi työhyvinvointi.

Skaalautuuko Koho yritykseni tarpeiden kasvaessa?

Kyllä skaalautuu.

Koho kasvaa yrityksen mukana ilman tarvetta hypätä uusiin järjestelmäprojekteihin tai aloittaa alusta. Ominaisuuksia voidaan lisätä yksi kerrallaan liiketoiminnan tarpeiden mukaisesti ja järjestelmä muovautuu niiden ympärille.

Kun prosessit muuttuvat, Kohoa voidaan kustomoida muutosten mukaiseksi. Kun järjestelmäpaletti laajenee, integraatiot yhdistävät tiedon automaattisesti taloudenhallintaan, CRM:ään ja muihin järjestelmiin.

Kaikki tämä tekee Kohosta pitkän tähtäimen ratkaisun, jota ei tarvitse hylätä kasvun myötä.

Haluatko nähdä, miten Koho voisi helpottaa teidän yrityksenne arkea?

Keskustelemme mielellämme tarpeistanne ja siitä, miten Kohottaa yrityksenne arkea.

→ Varaa maksuton etäesittely ja katsotaan, miltä teidän uusi toiminnanohjausjärjestelmä voisi näyttää.