Tilitoimistoyrittäjä, säästä jopa 87 % myyntilaskutuksessa!

Säästä myyntilaskutuksessa toiminnanohjauksen avulla

Koho toiminnanohjaus on tilitoimistoille kehitetty kevyt ja helppo toiminnanohjaus, joka pitää huolen tilitoimiston tärkeimmistä rutiineista. Kohon avulla tilitoimisto tehostaa työajanseurantaa, tuntikirjausta, toistuvien töiden hallintaa, laskutusta ja raportointia.

Tilitoimistoissa käytetyin laskutusmenetelmä on Excel-taulukko ja taloudenhallintajärjestelmä. Aalto-yliopiston tutkimuksen mukaan asiantuntijayrityksistä 67% laskuttavat Excel ja taloudenhallintajärjestelmä -yhdistelmällä. Saimme mahdollisuuden verrata tilitoimistoasiakkaamme laskutustavan muutosta Exceleihin perustuvasta laskutuksesta Koho toiminnanohjauksen avulla tapahtuvaan laskutukseen. Vertailussa otettiin huomioon kokonaislaskutukseen käytetty aika kaikkien laskujen osalta molemmilla tavoilla ja vertailun tulos oli mykistävä. Koholla laskuttaminen oli 87% nopeampaa.

Ero laskutuksen nopeudessa muodostui siitä, että Koho luo valmiita laskurivejä sääntöjen mukaan. Kohossa on tieto asiakkaiden laskutusperusteesta ja hinnoista. Koho hinnoittelee tuntikirjaajien työt sitä mukaan, kun töitä merkataan järjestelmään. Valmiit laskurivit siirtyvät laskuttajan näkymään, jossa niille voidaan tehdä tarvittaessa viimeistelyä ja hyväksyä ne laskulle. Sopimuslaskutus tai toistuvaislaskutus automatisoituu Kohon avulla täysin. Laskut vain hyväksytään lähetettäväksi tai niihin lisätään tuntilaskutusta ja tuotteita.

Nopeimmillaan hyvin tuotteistettu tilitoimisto hoitaa yhden laskun luonnin muutamassa sekunnissa.

Toiminnanohjausjärjestelmän käyttö tilitoimistossa tehostaa arkea monella tavalla. Esimerkiksi 300 asiakkaan toimistossa laskutukseen käytettyä aikaa voidaan vähentää 17,5 tuntia kuukaudessa verrattuna manuaaliseen laskutukseen. Laskutuksen tehostamisessa säästetty 17,5 tuntia voidaan lisätä suoraan asiakastöihin, joka tuottaa yritykselle kuukaudessa yli tuhat euroa lisää laskutusta. Toiminnanohjausjärjestelmä myös poistaa mahdollisuuden laskutuksen häviämiseen ja vähentää merkittävästi tiedon etsimiseen käytettyä aikaa.

Excel laskuttamisen heikkouksia

Excel tiedostoja yhdistellään tai säilytetään verkkolevyllä, joka mahdollistaa tiedon katoamisen tai tiedon päälle tallentamisen. Kohossa tuntikirjaajien työt hinnoitellaan automaattisesti asiakaskohtaisten hintojen mukaan ja järjestelmä luo valmiita laskuja käsitellyistä tapahtumista. Laskuja ei tarvitse luoda erikseen.

Laskutusmateriaalia saattaa kadota manuaalisen tiedon siirtämisen yhteydessä Excelin ja taloudenhallintajärjestelmän välillä. Koho varmistaa, että kaikki laskutusmateriaali kulkee aina laskulle. Laskutusmateriaalia ei voi poistaa vahingossa. Tietoa ei myöskään tarvitse kirjata useaan järjestelmään, koska laskut siirtyvät Kohosta suoraan taloudenhallintajärjestelmään.

Laskujen luonti tyhjästä tai vanhojen laskujen kopiointi pohjaksi on aikaa vievää ja mahdollistaa virheiden tapahtumisen. Koho luo laskuja automaattisesti asetettujen sääntöjen mukaan tai laskuttaja voi koostaa ne erilaisten tapahtumien sekä tuntikirjauksien perusteella. Näin kaikki laskutettava työ tulee varmasti laskutetuksi ja vältytään virheiltä sekä unohduksilta.

Excel-laskutus ei myöskään anna kattavia raportteja asiakkaista, toistuvista töistä tai työntekijöistä. Kohossa on reaaliaikaiset raportit, joiden avulla johdat yritystäsi, asiakkaitasi ja henkilökuntaasi.

Lue myös: Projektinhallinta tilitoimistoille – lisää hyötyjä ja tehoja tekemiseen

Haluatko kuulla lisää Kohosta? Tilaa ilmainen etädemo alla olevasta linkistä.