Projektin aikataulutus – Miten ja miksi aikatauluttaa projektit?

Projektin aikataulutus

Yksi projektin tärkeimmistä vaiheista onnistumisen kannalta on aikataulutus. Projekteissa usein aikataulutuksen haasteeksi muodostuu työmäärän arviointi. Usein emme edes haluaisi antaa arvioita, sillä ne harvoin toteutuvat. Helpompaa olisi vain alkaa tekemään ja laskea toteutuneet työtunnit jälkikäteen.

Työmäärien arviointi on kuitenkin osa työn suunnittelua. Kun täsmennetään mitä tehdään ja miten se tehdään, on helpompi tehdä realistinen työmääräarvio. Kun vertaat jo valmistuneiden projektien toteutuneita työmääriä suunniteltuihin, saat kokemusta ja ymmärrystä tulevia projekteja varten.

Aikataululla ryhtiä ja tehokkuutta

Onnistunut projektin aikataulutus on itseasiassa monipuolinen suunnittelun, seurannan ja kommunikoinnin väline. Aikataulu kertoo, kenen vastuulla mikäkin asia projektissa on, kuka työn tekee, milloin työ suoritetaan ja mikä on siihen liittyvä työmäärä. Aikataulu perustuu projektin vaiheistukselle. Hyvin tehty vaiheistus kuvaa meille, mitä loppu- ja välituloksia projektissa on. Se voi kertoa, kenen vastuulla mikäkin asia projektissa on sekä myös kuka työn tekee ja mikä on siihen liittyvä työmäärä.

Kohon projektinhallinnan avulla luot projekteille eri vaiheita tai osaprojekteja, budjetoit, ja aikataulutat. Tänä päivänä erilaiset ajantasaiset tietojen koontinäkymät ovat hyvin käytettyjä. Yksi parhaista projektitiedon visualisointivälineistä on Gantt-kaavio, joka kehitettiin jo sata vuotta sitten. Kohossa hahmotat projektikokonaisuutta helposti GANTT -kaaviona tai KANBAN -näkymässä.

Projektin aikataulutuksen avulla saavutetaan mm. seuraavia hyötyjä:

  • Tekeminen pilkotaan hallittaviksi osakokonaisuuksiksi
  • Kaikki tarvittavat tehtävät tunnistetaan
  • Projektin tilanteesta syntyy ajantasainen ja selkeä kokonaiskuva
  • Parempi ennakoitavuus, näkyvyys valmistuviin ja tuleviin tehtäviin
  • Parempi resurssien ja työkuormien hallinta
  • Tehokkuus paranee selkeillä tavoitteilla
  • Projektit valmistuvat paremmin aikataulussa ja budjetissa

Lue seuraavaksi: Tarkempaa projektinhallintaa: Luo projektisuunnitelma Kohossa

Tai käy katsomassa Kohon projektinhallinnan ominaisuuksia:

Sinua voisi kiinnostaa myös

Miten sähköiset järjestelmät voivat parantaa tiimityötä?

Yhdessä työskentely auttaa meitä taklaamaan isoja projekteja ja saavuttamaan tavoitteita, jotka eivät yksin olisi mahdollisia. Tehokas tiimityö auttaa yksilötasollakin yltämään parhaimpaansa.

Lue lisää
Projektikoonti 3

Projektikoonti 3: Projektinhallinnan kehittäminen

Kun projektinhallinnan perusteet ovat hallussa, on aika viedä projektien hallinta seuraavalle tasolle. Tässä projektiblogien kolmannessa koonnissa neuvomme, kuinka parannat projektejasi raportoinnin, resursoinnin ja seurannan avulla.

Lue lisää
Projektikoonti 2

Projektikoonti 2: Projektinhallinnan perusteet

Tässä projektinhallinnan koontien kakkososassa käymme läpi projektinhallinnan perusteita; mitä tulee tietää, kun starttaa projektia ja mitä ottaa huomioon projektin alkuvaiheessa ja edetessä.

Lue lisää

Haluaisitko nähdä lisää? Varaa aika etäesittelyyn!

Varaa maksuton etäesittely ja anna Kohon vakuuttaa. Käymme henkilökohtaisen esittelyn aikana läpi yrityksesi myynti- ja laskutusprosessit ja autamme mm. tehostamaan myyntiä sekä säästämään jopa 87 % laskutuskuluissa. Etäesittely on maksuton ja se ei velvoita sinua mihinkään. Saat paremman näkemyksen siitä, kuinka Koho auttaisi juuri sinun yritystäsi menestymään.