Praecom yhdistää projektitoimitukset ja jatkuvan ylläpidon Koholla

Kun asiakastyö jatkuu projektitoimituksesta pitkäaikaiseen ylläpitoon, tiedon on kuljettava mukana ilman katkoksia. Praecomilla Koho yhdistää projektien seurannan, asiantuntijoiden työkirjaukset ja tiketöinnin. Myynnin ja tuotannon välinen tiedonkulku on automatisoitu, ja tekoäly tukee asiantuntijoita tukipyyntöjen käsittelyssä.

Praecom rakentaa työympäristöjä, joissa teknologia helpottaa työntekoa eikä häiritse sitä. Praecom suunnittelee, toteuttaa ja ylläpitää kokoushuoneiden tekniikan ja kalusteet yhtenä toimivana kokonaisuutena, huolehtii asiakkaidensa IT-ympäristöjen toimivuudesta ja turvallisuudesta sekä toteuttaa toimintavarmoja valvomoratkaisuja.

Praecom ottaa vastuun kokonaisuudesta, suunnittelusta ja toteutuksesta ylläpitoon ja jatkuvaan kehittämiseen. Asiakas saa tarvitsemansa ratkaisut ja palvelut yhdeltä kumppanilta, eikä hänen tarvitse selvittää vastuunjakoa eri toimittajien välillä. Vuonna 2007 perustetussa Praecomissa työskentelee noin 75 asiantuntijaa Vantaalla, Hämeenlinnassa, Kuopiossa, Kajaanissa, Oulussa ja Rovaniemellä.

Palveluliiketoiminnan tarpeisiin sopiva järjestelmä

Praecom päätyi Kohoon uudistaessaan järjestelmiään. Valinnassa painoivat järjestelmän soveltuvuus projekti- ja palveluliiketoimintaan, avoimet rajapinnat sekä mahdollisuus kehittää toimintaa yhdessä pitkäjänteisen kumppanin kanssa.

”Meille on tärkeää rakentaa pitkäjänteisiä yhteistyökumppanuuksia. Kohon kanssa olemme päässeet kehittämään toimintaa yhdessä.”

Pasi Ulkuniemi, CIO, Praecom

Avoimet rajapinnat mahdollistavat tiedonkulun automatisoinnin Praecomin eri järjestelmien välillä. Tämä vähentää samojen tietojen käsittelyä useaan kertaan ja tukee yhtenäistä toimintamallia myynnistä projektitoimituksiin ja jatkuviin palveluihin asti.

Käyttöönotossa Kohon asiantuntijat auttoivat rakentamaan Praecomin toimintaan sopivia käytäntöjä. Vuosien aikana myös Praecomin oma osaaminen järjestelmän hyödyntämisessä on syventynyt.

Tehty kauppa siirtyy automaattisesti projektiksi

Praecomin myyntityö tehdään CRM-järjestelmässä. Kun kauppa on valmis ja myyjä siirtää sen sovittuun tilaan, tarvittavat tiedot siirtyvät rajapinnan kautta automaattisesti Kohoon projektiksi. Tuotannon ei tarvitse perustaa projektia tai syöttää samoja lähtötietoja uudelleen.

Uudet palvelu- ja laitetoimitukset hallitaan Kohossa projekteina. Asiantuntijat kirjaavat tekemänsä työn, ja tunnit kohdistetaan joko laskutettaviksi tai sopimukseen sisältyviksi.

Praecom hyödyntää projektien seurannassa Kohon Kanban-näkymää. Eri toimipaikoilla on omat näkymänsä, joista nähdään käynnissä olevat toimitukset ja niiden eteneminen. Tämä helpottaa projektien seurantaa ja antaa ajantasaisen kokonaiskuvan eri toimipaikkojen tilanteesta.

Tieto liikkuu myös takaisin myynnille. Toimituksen edetessä sen vaihe päivittyy automaattisesti CRM-järjestelmään, jolloin myyjä pysyy ajan tasalla. Asiakas voi puolestaan seurata asiakasportaalista toimituksessa olevia projekteja ja nähdä, missä vaiheessa niiden toteutus on.

Kun projekti valmistuu, asiakkuuden hoito jatkuu ylläpitona, käyttäjätukena ja tiketöintinä. Koho yhdistää näin projektitoimitukset ja jatkuvat palvelut samaan toimintamalliin.

Yhteinen toimintamalli parantaa näkyvyyttä

Kun toimitukset etenevät sovittujen vaiheiden mukaisesti ja tehty työ kirjataan samaan järjestelmään, ajantasainen tilannekuva on kaikkien sitä tarvitsevien käytettävissä.

Praecomin arjessa hyödyt näkyvät erityisesti neljällä tavalla:

• Vähemmän manuaalista työtä. Projektit ja niiden lähtötiedot siirtyvät CRM-järjestelmästä Kohoon automaattisesti.
• Ajantasainen näkyvyys. Projektien eteneminen näkyy tuotannolle ja myynnille sekä asiakasportaalin kautta myös asiakkaalle.
• Selkeämpi kokonaiskuva työstä. Työkirjaukset ja raportointi auttavat seuraamaan työn jakautumista ja tunnistamaan kuormituseroja.
• Jatkuvuus projektista ylläpitoon. Asiakkuuden tiedot kulkevat mukana projektitoimituksesta jatkuviin palveluihin ja tiketöintiin.

Praecom seuraa Kohon avulla myös toimitusaikaa ja toimitusvarmuutta. Sisäisten mittareiden lisäksi tärkeää on asiakkaan kokema laatu, jota seurataan pyytämällä palautetta valmistuneista projekteista.

Tekoäly tukee tukipyyntöjen käsittelyä

Praecom hyödyntää Kohon tiketöinnissä tekoälyä, joka analysoi asiakkaan yhteydenoton ja auttaa luokittelemaan tukipyynnön oikean palvelun ja prioriteetin mukaan. Lisäksi tekoäly muodostaa asiantuntijalle yhteenvedon tilanteesta ja ehdotuksen siitä, miten asian selvittämistä voisi jatkaa.

Tekoäly nostaa olennaiset tiedot esiin ja antaa asiantuntijalle paremman lähtökohdan tukipyynnön käsittelyyn. Asiantuntija tarkistaa tiedot, arvioi ehdotuksen ja päättää jatkotoimenpiteistä.

”Tekoälyn ehdotukset auttavat erityisesti uusia työntekijöitä, joille kaikki palvelut ja asiakkuudet eivät vielä ole tuttuja. Ne antavat lähtökohdan sille, miten tikettiä kannattaa lähteä selvittämään.”

Toni Jussila, tuki ja ylläpito ryhmäpäällikkö, Praecom

Tekoäly tukee yhdenmukaisempaa käsittelytapaa ja auttaa asiantuntijaa pääsemään nopeammin varsinaiseen ongelmanratkaisuun. Raportointi puolestaan tuo näkyviin tiimin työmäärän ja työn jakautumisen.

Kumppanuus näkyy kehitystyössä ja arjen tuessa

Praecomin ja Kohon yhteistyö on jatkunut tiiviinä käyttöönoton jälkeen. Praecomin käytännön työstä nousseita kehitysehdotuksia on käsitelty yhdessä, ja osa niistä on toteutettu osaksi Kohoa myös muiden asiakkaiden hyödynnettäväksi.

Praecom arvostaa myös Kohon asiakastuen nopeaa reagointia. Jos asia vaatii enemmän selvittämistä, Praecom saa tiedon tilanteesta ja sen etenemisestä. Yhteistyössä alkuperäisiä ehdotuksia on myös jalostettu toimivammiksi ratkaisuiksi.

“Koho sopii erityisesti yrityksille, jotka etsivät kustannustehokasta ratkaisua sekä joustavaa ja ketterää yhteistyökumppania.”

Pasi Ulkuniemi, CIO, Praecom

Miten Koho voisi tukea teidän palveluliiketoimintaanne?

Tutustu siihen, miten projektit, työajan kirjaaminen, laskutus ja tiketöinti voidaan yhdistää yrityksenne arjessa.