Isännöintialan järjestelmäselvitys 2026: 93 % haluaa parempaa

Isännöintiliiton tuore järjestelmäselvitys 2026 antaa tarkan kuvan siitä, missä isännöintialan digitalisaatio oikeasti kulkee. Vastaajia oli tällä kertaa 310 (194 vuonna 2024 ja 172 vuonna 2022).

Mielestämme yksi luku kiteyttää koko selvityksen. 93 % vastaajista haluaa järjestelmiä kehitettävän nykyistä enemmän. Silti isännöintialalla ei ole pulaa järjestelmistä. Päinvastoin, arki rakentuu useimmiten usean eri ohjelmiston ympärille.

Ongelma ei siis ole se, että järjestelmiä puuttuisi. Ongelma on se, etteivät ne keskustele keskenään.

Isännöintialan järjestelmäselvitys tiivistettynä:

• 310 isännöintialan yritysten työntekijää vastasi kyselyyn (194 vuonna 2024 ja 172 vuonna 2022).

• 93 % haluaa järjestelmiä kehitettävän nykyistä enemmän.

• 35 % ei löydä nykyjärjestelmistä kaikkia tarvitsemiaan toiminnallisuuksia.

• 41 % nimeää tiedon liikkumisen järjestelmien välillä yhdeksi suurimmista kehityksen esteistä.

• 75 % kertoo pääjärjestelmän kokonaiskustannusten nousseen viime vuoden aikana.

• Vain 62 % isännöintiyrityksistä käyttää jotain järjestelmää asiakkaan tunnistamiseen (PEP- ja pakotetiedot), vaikka se on kirjanpitopalvelua tarjoaville lakisääteinen velvoite.

• Keskimääräinen tyytyväisyys nykyiseen pääasialliseen isännöintijärjestelmään on kuitenkin parantunut: +17 (-3 vuonna 2024).

Mitä toimintoja isännöintiyrityksistä oikeasti puuttuu?

Kun vastaajilta kysyttiin, mitä nykyjärjestelmistä puuttuu, samat neljä teemaa toistuivat kerta toisensa jälkeen:

• Integraatiot ja yhteentoimivuus. Järjestelmät eivät keskustele keskenään ja erillissovelluksia on liikaa.

• Automaatio ja massatoiminnot arjen rutiineihin. Mm. vastikelaskutus, mittarilukemien siirrot ja automaattiset huomautukset.

• Työnohjaus ja tiketöinti nykyvaatimuksilla. Puhelut, sähköpostit ja palvelupyynnöt yhteen paikkaan, sekä parempi tehtävien seuranta.

• Hallituksen, osakkaan ja asukkaan digipalvelut. Mm. taloyhtiöportaalit, viestintä ja dokumenttien hallinta.

Nämä eivät ole vain hulluja toiveita. Ne ovat hyvin käytännöllisiä kysymyksiä.

Miten asiakkaan yhteydenotto muuttuu tehtäväksi eikä huku sähköpostiin? Miten kokoukseen käytetty aika päätyy laskulle? Miten johto näkee, mihin työaikaa oikeasti kuluu?

Tuloksista näkee hyvin, miksi 93 % vastanneista todellakin haluaa järjestelmiä kehitettävän nykyistä enemmän. Sille on oikea tarve.

Tunnistatko järjestelmien puutteita omasta arjestanne?

Koho kokoaa isännöintiyrityksen integraatiot, automaation, tehtävähallinnan ja asiakaspalvelun samaan järjestelmään.

Piilevä riski: asiakkaan tunnistaminen (KYC) puuttuu joka kolmannelta

Selvityksessä kysyttiin myös, mitä toiminnallisuuksia isännöintiyrityksillä on käytössä hallinnolliseen työhön. Listalta löytyy mielenkiintoinen huomio, joka ei liity tehokkuuteen vaan lakisääteiseen velvoitteeseen.

Vain 62 % vastaajista on käytössään asiakkaan tunnistaminen (PEP- ja pakotetietojen tarkistus).

Luku on siksi merkittävä, että lähes jokainen isännöintiyritys tarjoaa nykyään kirjanpitoa taloyhtiöille. Silloin yritys on rahanpesulain (444/2017) tarkoittama ilmoitusvelvollinen samalla tavalla kuin tilitoimisto, ja sitä valvoo Lupa- ja valvontavirasto (LVV).

Asiakkaan tunteminen eli KYC, joka sisältää mm. PEP- ja pakotelistavertailun, ei tällöin ole valinnainen lisäominaisuus vaan lakisääteinen velvoite.

Jos kolmasosalla vastaajista tätä toiminnallisuutta ei löydy pääjärjestelmästä, kyse ei ole vain puuttuvasta mukavuustoiminnosta. Kyse voi olla puutteesta, josta LVV voi määrätä hallinnollisen seuraamuksen.

Lisää artikkelissa: Mitä KYC tarkoittaa ja miksi asiakkaan tietoja kysytään?

Isännöintiyritysten mukaan tieto ei liiku riittävän hyvin järjestelmien välillä

Selvityksen kiinnostavin yksittäinen luku löytyy järjestelmäkehityksen esteistä.

41 % vastaajista nimeää järjestelmien tai niiden osien välisen tiedon liikkumisen yhdeksi suurimmista esteistä. Vuonna 2024 vastaava luku oli 32 %.

Esteiden kärkipaikkaa pitävät edelleen, ei yllättäen, ajanpuute (64 %) ja korkeat kustannukset (64 %). Ne eivät ole juuri muuttuneet vuosien kuluessa.

Tiedon liikkumisen ongelma sen sijaan kasvaa ja se kertoo jotain oleellista. Isännöintiyritykset eivät kaipaa lisää järjestelmiä. Ne kaipaavat järjestelmiä, jotka toimivat yhdessä.

Loppujen lopuksi liiketoiminnan järjestelmien kokonaisuus on aina vain yhtä vahva kuin sen heikoin lenkki. Juuri tämän vuoksi olemme Koholla panostaneet suuresti valmiisiin, laadukkaisiin integraatioihin.

Kohossa on yli 70 valmista integraatiota sekä oma REST-rajapinta, joten isännöintiyrityksen ei tarvitse vaihtaa koko järjestelmäympäristöään saadakseen työn, työajan, tehtävät ja laskutuksen puhumaan keskenään vaivattomasti.

Isännöinnin työ ja laskutus mukaan samaan prosessiin

Ostolaskujen kierrätys ja erillislaskutus ovat jo arkipäivää, sillä molemmat löytyvät 80 % vastaajien järjestelmistä.

Silti tehtävähallinta ja tiketöinti on käytössä vain 57 %:lla. Ero kertoo siitä, että laskutuksen tekniikka on kunnossa, mutta yhteys tehdyn työn ja laskun välillä voi puuttua.

Käytännössä tämä näkyy pienissä, helposti unohtuvissa työtehtävissä (vaikkapa ylimääräinen puhelu asiakkaalta tai nopea vikailmoituksen käsittely). Yksittäin mikään ei tunnu isolta, mutta vuoden aikana niitä kertyy suuria summia. Jos työn kirjaaminen perustuu vain muistiin, osa työstä jää väkisin laskuttamatta.

Lue myös: Miten isännöitsijätoimisto voi vähentää laskutukseen kuluvaa aikaa?

Kun kalenterimerkintä, tuntikirjaus ja lasku kulkevat samassa prosessissa alusta asti, laskutuksesta ei tarvitse tehdä erillistä jälkikäteistä työvaihetta. Samalla johto näkee, mihin työaikaa oikeasti kuluu ja mitkä asiakkuudet ovat kannattavia. Hyötyjä kasaantuu näin useista eri työn vaiheista.

Isännöinnin toistuvat työt eivät saa olla yhden ihmisen muistin varassa

Kun hallittavana on kymmeniä tai satoja taloyhtiöitä, säännöllisesti toistuvien tehtävien seuraaminen muuttuu raskaaksi, etenkin jos tieto elää yksittäisten työntekijöiden päässä järjestelmän sijaan.

49 % selvityksen vastaajista on ollut alalla jo yli 11 vuotta.

Tämä kokemus on arvokasta pääomaa, mutta samalla myös riski. Jos vuosikellotyöt ja hiljainen tieto ovat vain kokeneimpien muistissa, yhden avainhenkilön sairausloma tai vaihdos voi aiheuttaa mittavaa harmia isännöintifirmalle.

Työn pitäisi sen sijaan edetä prosessin ja järjestelmän perusteella. “Kuka nyt vain sattuu muistamaan” ei ole liiketoiminnallisesti kestävä malli. Kun toistuvilla töillä on toimiva tiketöinti, selkeät työmääräykset ja vastuut järjestelmässä, arki helpottuu huomattavasti.

Asiakasportaali yhdistää taloyhtiön ja isännöitsijän

81 %:lla vastaajista on jo jonkinlainen osakas- ja/tai asukasportaali käytössään, mikä on erinomainen asia alan digitalisaation ja asiakaskokemuksen näkökulmista.

Silti avovastauksissa toivotaan edelleen portaaleihin liittyviä parannuksia. Toiveissa näkyvät mm. muokattavat lomakkeet, kokousautomaatiot, äänestystyökalut ja parempi dokumenttien hallinta. Portaalit ovat siis olemassa, mutta olemassa olo ei yksinään riitä jos ne toimivat irrallaan muista järjestelmistä.

Kun portaali on kytketty osaksi samaa työnkulkua kuin tehtävät, työaika ja laskutus, hyöty muuttuu konkreettiseksi molemmin puolin:

• Taloyhtiön edustaja näkee sovittujen asioiden etenemisen yhdestä paikasta sen sijaan, että joutuisi kaivamaan tietoa sähköpostiketjuista.

• Isännöitsijän ei tarvitse kopioida samaa tietoa useaan paikkaan ja asiakasviestintä pysyy osana samaa dokumentaatiota kuin tehty työ ja laskutus.

Onko portaali teillä erillinen sovellus vai osa samaa prosessia?

Erillisyys selittää paljon siitä, miksi 35 % vastaajista kokee nykyjärjestelmästä uupuvan tarvittavia toiminnallisuuksia, vaikka yksittäiset ominaisuudet olisivat jo olemassa.

Useimmat isännöintialan asiakkaistamme käyttävät jo Asiakasportaalia pitääkseen asiakkaat ja itsensä vaivattomasti kärryillä. Lue lisää Kohon asiakasportaalista.

Isännöintialan HTJ2 ja kasvavat kustannukset

75 % vastaajista kertoo pääjärjestelmän kokonaiskustannusten nousseen edellisen vuoden aikana. Avovastauksista käy ilmi keskeinen syy: huoneistotietojärjestelmä eli HTJ2.

Tämä muutos on vaatinut paljon kehitystä järjestelmiin, lisännyt manuaalista työtä ja tuonut uusia, osin yllättäviäkin kustannuksia isännöintiyrityksille.

Moni myös kokee, että hyöty ja haitta jakautuvat epätasaisesti. Vaikka kyse on valtion asettamasta velvoitteesta, kustannukset jäävät usein isännöinnin ja taloyhtiöiden katettavaksi. Lisäksi isännöintiyritys ei voi hallita tätä ulkoisista tekijöistä koituvaa kustannusten nousua.

Tämän vuoksi on entistä tärkeämpää löytää säästöjä sieltä, mihin voi itse vaikuttaa, eli omista prosesseista. Kun työtehtävät, työaika ja laskutus kulkevat samassa järjestelmässä, laskutukseen kuluva aika vähenee merkittävästi. Kohon isännöintiasiakkailla säästö on ollut jopa 87 % verrattuna entiseen.

Se on juuri sitä kapasiteettia, joka voi kattaa osan HTJ2:n kaltaisten pakollisten muutosten viemästä ajasta ja kustannuksista.

Tutustu isännöintiyritysten moderniin toiminnanohjaukseen →

Kohon avulla hallinnoit isännöinnin liiketoimintaa sujuvasti

Isännöintialan järjestelmäselvitykset osoittavat hyvin, mihin suuntaan ala on menossa.

Järjestelmiä ei tarvita lisää, mutta niiden pitää toimia paremmin yhdessä. Samalla pienetkin tehostukset arjessa muuttuvat merkittäviksi, kun ulkopuoliset velvoitteet vievät jatkuvasti enemmän aikaa ja rahaa.

Koho tuo isännöintiyrityksen työn, työajan, tehtävät, laskutuksen ja liiketoiminnan seurannan samaan prosessiin, yli 70 valmiin integraation kera. Jo yli 700 isännöintialan ammattilaista käyttää Kohoa päivittäin.

Varaa maksuton etäesittely, niin katsotaan yhdessä, miten juuri teidän järjestelmien kokonaisuus voisi toimia sujuvammin.

_{Tämä artikkeli perustuu Isännöintiliiton toteuttamaan Isännöintialan järjestelmäselvitykseen 2026, joka on kyselytutkimus Isännöintiliiton jäsenyrityksille. Koho ei ole itse laatinut selvitystä, vaan haluaa jakaa siitä tietoa asiakkailleen. Tiedot pitävät paikkansa artikkelin julkaisuhetkellä. Ajantasaiset tiedot kannattaa aina tarkistaa Isännöintiliiton omalta sivustolta.}