Clean Step selkeytti työnhallintaa kasvun myötä

Kotipalvelu- ja siivousalalla työ on luonteeltaan liikkuvaa. Työntekijät siirtyvät kohteesta toiseen, asiakkaita on paljon ja työtehtävät vaihtelevat säännöllisistä viikkosiivouksista yksittäisiin toimeksiantoihin. Kun työ tehdään pääasiassa asiakkaiden luona ja henkilöstö työskentelee kentällä, ajantasaisen tiedon saatavuus on keskeistä sujuvan arjen kannalta. Siksi toiminnanohjausjärjestelmä siivousyritykselle on tärkeä työkalu työn suunnitteluun, tiedonkulkuun ja arjen hallintaan.

Clean Step tarjoaa monipuolisia koti- ja siivouspalveluja. Toiminnan kasvaessa yrityksessä alettiin tarkastella, miten työnhallintaa voisi selkeyttää ja samalla vähentää manuaalista hallinnollista työtä. Tavoitteena oli ratkaisu, jossa asiakkuuksiin, työkohteisiin, työntekijöiden tehtäviin ja laskutukseen liittyvät tiedot löytyvät yhdestä paikasta.

Järjestelmä valittiin yrityksen tarpeiden perusteella

Clean Step vertaili eri vaihtoehtoja ennen päätöstä uudesta toiminnanohjausjärjestelmästä. Valinnassa painotettiin erityisesti sitä, että järjestelmä tukee nykyisiä toimintatapoja, mutta tarjoaa myös joustavuutta tulevaisuuden tarpeisiin.

“Valitsimme Kohon vertailtuamme eri vaihtoehtoja meidän tarpeet huomioiden. Kohossa on nykytarpeisiin kaikki mitä tarvitsemme ja tulevaan riittävästi joustoa. Myös räätälöinnin mahdollisuus oli hyvä meille.” – Jarmo Nieminen, Siivouspalvelu Clean Step Oy

Työnhallinta yhdessä kokonaisuudessa

Uuden järjestelmän myötä Clean Stepissä pyrittiin rakentamaan selkeä kokonaisuus työnhallintaan. Asiakkuuksiin, työkohteisiin ja työntekijöiden tehtäviin liittyvät tiedot kulkevat samassa järjestelmässä myynnistä työn toteutukseen ja laskutukseen asti.

Käytännössä asiakkaaseen voidaan liittää suoraan hänen kohteensa sekä niihin liittyvät työt. Työnjohto kohdistaa tehtävät työntekijöille, jotka näkevät työtehtävänsä mobiililaitteella. Kentällä työntekijät kirjaavat toteutuneet työtunnit ja mahdolliset käytetyt tuotteet työn yhteydessä, jolloin tiedot tallentuvat suoraan järjestelmään.

Kun työ on tehty, sama tieto toimii myös laskutuksen pohjana.

Tutustu tästä Kohon työajanseurantaan →

Toistuvat työt helpottavat arjen suunnittelua

Siivousalalla suuri osa töistä on säännöllisiä, kuten viikoittaisia kotisiivouksia. Näiden töiden hallinta helpottuu, kun ne voidaan määritellä järjestelmään toistuvina työtehtävinä.

Kun työ on ajastettu valmiiksi, se ilmestyy automaattisesti kalenteriin sovitun aikataulun mukaisesti. Samalla myös laskutus voidaan hoitaa järjestelmän kautta, mikä vähentää manuaalisen työn määrää.

Tuntiperusteisissa töissä työntekijät kirjaavat toteutuneet tunnit työn yhteydessä, jolloin laskutus perustuu toteutuneeseen työhön.

Reaaliaikainen näkymä työn tilanteeseen

Työnjohdon näkökulmasta kalenterinäkymä tarjoaa kokonaiskuvan tiimin työtilanteesta. Sen avulla nähdään nopeasti, kenellä työntekijöistä on vapaita aikoja ja minne uusi työtehtävä voidaan sijoittaa.

Tämä helpottaa erityisesti tilanteita, joissa asiakas tarvitsee palvelua lyhyellä varoitusajalla. Työ voidaan lisätä kalenteriin ja kohdistaa suoraan sopivalle työntekijälle, joka näkee tehtävän mobiililaitteellaan.

Selkeyttä arkeen

Järjestelmän käyttöönoton myötä Clean Stepissä työnhallinnan prosesseja on voitu selkeyttää. Kun tiedot kulkevat samassa järjestelmässä työn suunnittelusta toteutukseen ja laskutukseen asti, työnjohto saa paremman kokonaiskuvan toiminnasta ja hallinnollinen työ vähenee.

Samalla työntekijöiden arki kentällä helpottuu, kun työtehtävät ja niihin liittyvät tiedot löytyvät yhdestä paikasta.