Projektin budjetointi – Vinkkejä parhaisiin käytäntöihin

Budjetointi, apua! Tuleeko sinullekin tällainen fiilis, kun projektien budjetoinnista aletaan puhua? Huoli pois!

Projektin budjetointi rahaa

Projektin aikainen budjetointi ja kustannusten hallinta on vaativaa ja usein tasapainottelua projektin laajuuden, aikataulun ja laadun kanssa, mutta ei mahdotonta. Ja siihen kannattaa panostaa. Hyvin tehty budjetointi tarjoaa nimittäin oivat mittarit projektin seurantaan, ohjaamiseen ja tulevaisuuden ennustamiseen, kun sitä osataan hyödyntää oikein.

Seuraavilla hyväksi havaituilla keinoilla hallitset homman ja budjettisi pysyy kasassa:

  • Tee realistinen budjetti. Tässä sinua auttaa, jos voit verrata jo toteutuneita projekteja.
  • Käytä laadinnassa apuna kunkin osa-alueen asiantuntijaa.
  • Erittele kaikki tekeminen ja niihin liittyvät kustannuserät. Ota erittelyn avuksi osaprojektit jne.
  • Sovi projektissa noudatettavat kustannusten seuranta, muutoshallinta- ja hyväksymiskäytännöt.
  • Seuraa toteutuneita kustannuksia ja analysoi tilannetta säännöllisesti.
  • Tiedota aktiivisesti. Läpinäkyvä, ajantasainen ja perusteltu informaatio estää spekulaatiot ja sitouttaa kaikki entistäkin paremmin projektin tavoitteisiin.

Budjetointi on jatkuvaa

Projektin budjetti eritellään osa-alueittain ja vaiheittain. Työajan lisäksi mukaan lasketaan mahdolliset materiaalit ja ulkopuolelta ostetut palvelut. Realistisesti tehty budjetti on sekä asiakkaan että palveluntarjoajan etu.

Hyvä projektinhallintajärjestelmä on avuksi projektin kaikissa vaiheissa, myös budjetoinnissa. Projektinhallintajärjestelmässä luot suunnitelman, resursoit, laskutat ja seuraat vaivattomasti eri vaiheita. Kohon projektinhallinnan avulla voit luoda erityiset workflowt, budjetoit projektit ja niiden osaprojektit ja seuraat toteumia helposti. Kohossa voidaan valita, miten budjetointia tarkastellaan. Vaihtoehtoja ovat muun muassa tunteihin ja euroihin pohjautuvat budjetit.

Lopuksi vielä 4 vinkkiä budjetointiin

  1. Määritä tavoitteet. Jotta voi budjetoida, pitää olla selvillä, mihin projekti pyrkii. Pidemmän aikavälin tavoitteista on helpompi johtaa osaprojekteja ja -budjetteja.
  2. Tee tarkat laskelmat. Laskelmat kertovat, paljonko töitä on tehtävä optimistisen tavoitteen saavuttamiseksi.
  3. Muuta suunnitelmia, älä lukuja. Luvuilla voi valehdella itselleen. Jos numerot eivät täsmää, on tärkeää muuttaa suunnitelmia, ei vain viilata lukuja.
  4. Seuraa tavoitteiden saavuttamista. Budjetointi on jatkuva prosessi. Tavoitteiden saavuttamista on syytä seurata koko ajan ja tehdä tarvittaessa muutoksia.

Lue myös:

Mitä onnistunut projektisuunnitelma sisältää?

Kohon resursointityökalulla yrityksen voimavarat tehokkaampaan käyttöön

Haluatko kuulla lisää miten projektien seuranta Kohossa toimii?

Sinua voisi kiinnostaa myös

kysely

Projektikysely: Edelleen noin neljäsosa projektiyrityksistä toimii ilman kunnollista projektijärjestelmää – Näin hoituu työaika, resursointi ja laskutus projektiyrityksissä

Koho Sales toteutti keväällä 2021 kyselyn projektiyrityksille. Haastattelimme 28 erilaista projektiyritystä Suomessa ja otimme selvää …

Lue lisää

Tunne projektisi – Monipuolisen projektilaskutuksen kulmakivet

Koho-webinaarissa 12.5. keskustelimme otsikolla Tunne projektisi – Monipuolisen projektilaskutuksen kulmakivet. Haastattelimme projektilaskutus webinaaria varten asiantuntijayrityksiä …

Lue lisää

Haluaisitko kuulla lisää?
Varaa aika etäesittelyyn!

Tilaa maksuton etäesittely ja anna Kohon vakuuttaa. Käymme henkilökohtaisen esittelyn aikana läpi yrityksesi myynti- ja laskutusprosessit ja autamme tehostamaan myyntiä sekä säästämään jopa 87 % laskutuskuluissa. Etäesittely ei velvoita sinua mihinkään, ja saat paremman näkemyksen siitä, kuinka Koho auttaisi juuri sinun yritystäsi.