Ratinen löysi luottokumppanin järjestelmien viidakossa – Koho toi sujuvuutta arkeen ja säästi aikaa

Toiminnanohjausjärjestelmä on monelle kasvavalle tilitoimistolle ratkaiseva työkalu. Näin kävi myös Laki- ja yrityspalvelu Ratiselle, joka etsi järjestelmää helpottamaan arkea ja nopeuttamaan laskutusta. Kohon avulla Ratinen säästää nyt merkittävästi aikaa ja yrityksen arki pyörii huomattavasti sujuvammin.

Laki- ja yrityspalvelu Ratinen Oy on Lempäälässä toimiva tilitoimisto ja lakipalveluiden asiantuntija, joka yhdistää modernin sähköisen taloushallinnon ja henkilökohtaisen palvelun. Ratisessa työskentelee kahdeksan asiantuntijaa taloushallinnon tehtävissä, ja yrityksen omistajat vastaavat lisäksi lakipalveluista. Taloushallinnon ymmärrys kumpuaa myös omakohtaisesta kokemuksesta perheyrityksistä, mikä näkyy yrityksen käytännönläheisessä otteessa.

Luotettava toiminnanohjausjärjestelmä löytyi kokeilun ja erehdyksen kautta

Yrittäjä Henri Ratinen tutustui Kohoon ensimmäisen kerran jo vuonna 2018, kun yritykseen palkattiin ensimmäiset työntekijät. Työaikojen seuranta ja laskutusprosessien organisointi nousivat tuolloin ajankohtaisiksi tarpeiksi, ja Koho osoittautui heti riittävän yksinkertaiseksi ja toimivaksi ratkaisuksi.

Myöhemmin kokeiltiin muita järjestelmiä, mutta kumpikaan ei vastannut odotuksia. Käytettävyys oli kankeaa ja erityisesti laskutusprosessi tuotti vaikeuksia. Ratisen mukaan Kohoon palattiin vuonna 2021, joka osoittautui enemmän kuin oikeaksi päätökseksi. Paluu sujui mutkattomasti, ja käyttökokemus oli heti vahvasti plussan puolella.

Yksi järjestelmä, useita liiketoimintamalleja

Koho tukee aidosti yrityksen eri palveluita ilman kompromisseja. Ratisella on sekä tuntiveloitteisia että kiinteähintaisia asiakkaita, ja palvelut kattavat sekä taloushallinnon että juridiikan. Koho taipuu näihin kaikkiin saumattomasti, mikä vähentää erillisten työkalujen tarvetta ja tehostaa tekemistä.

Järjestelmä mahdollistaa työn jaottelun projekteittain ja työlajeittain, mikä tekee muun muassa kirjanpidon, palkanlaskennan, tilinpäätösten ja lakipalveluiden hallinnasta selkeää ja läpinäkyvää. Lisäksi peruskäyttäjät voivat kirjata tunteja eri tavoilla – joko kellottamalla reaaliaikaisesti tai kirjaamalla tehdyt työt jälkikäteen.

“Koho toimii kaikissa meidän asiakkuuksissamme, joka on meille kaikkein tärkeintä.”

Laskutuksessa jopa 60 prosenttia vähemmän työaikaa

Merkittävin lisäarvo on laskutuksen nopeutuminen. Ratisella on yli 200 asiakasta, ja laskujen määrä on huomattava. Ratinen toteaa, että ennen Kohoa manuaalinen laskutus vei jopa kolme työpäivää. Nyt työ hoituu noin yhdessä työpäivässä. Koho on tehnyt erityisen sujuvaksi Netvisorista tulevien kululaskujen edelleenlaskutuksen, jossa yksittäiset kulurivit kohdistetaan asiakkaille. Tämä vaihe oli aiemmin työläs ja virhealtis, mutta nyt se hoituu helposti ja luotettavasti.

Laskutus, joka ennen vei kolme päivää, hoituu nyt yhdessä. Se on valtava ajansäästö.

_{Henri Ratinen, Laki- ja yrityspalvelu Ratinen Oy}

Integraatiot tuovat tehokkuutta ja tarkkuutta

Koho toimii saumattomasti muiden keskeisten järjestelmien kanssa. Ratisella käytetään muun muassa Taloushallintoliiton sopimustyökalua ja Netvisor-KYC, jotka molemmat ovat suoraan integroitavissa Kohoon. Tämä vähentää manuaalista tiedonsyöttöä ja ehkäisee virheitä.

Asiakkaan tiedot perustetaan vain kerran, ja ne löytyvät heti myös sopimustyökalusta tai rahanpesulain vaatimusten seurantaan tarkoitetusta järjestelmästä. Tämä on merkittävä helpotus asiakashallinnan näkökulmasta.

“Integraatiot toimivat. Asiakasrekisteri on yhteinen, eikä samoja tietoja tarvitse syöttää kahteen kertaan.”

Helppokäyttöisyyttä ja tyytyväisiä käyttäjiä

Koho saa kiitosta myös yrityksen työntekijöiltä. Ratinen toteaa, että käyttöliittymä on selkeä, ja työkalun hallinta on helppoa myös peruskäyttäjille. Tuntien kirjaaminen onnistuu käyttäjien omien mieltymysten mukaan, mikä tekee työstä joustavampaa.

Kokonaisuudessaan Koho on tuonut arkeen hallinnan tunnetta. Laskutuksesta on tullut säännöllinen rutiini sen sijaan, että se jäisi roikkumaan kiireen keskellä. Toimintaa voidaan suunnitella ja seurata ennakoivammin, mikä helpottaa sekä esihenkilöiden että työntekijöiden arkea.

Joustavaa palvelua ilman raskasta hintalappua

Koho erottuu kilpailijoistaan nopeudella ja kustannustehokkuudella. Ratisella on kiinnitetty huomiota siihen, kuinka helposti ja edullisesti Koho tarjoaa lisätoimintoja ja räätälöintejä tarpeen mukaan. Palvelu on nopeaa, ystävällistä ja ratkaisukeskeistä.

Ratinen toteaa, että aikaisemmissa kokemuksissa räätälöinnit ovat usein tarkoittaneet tuhansien eurojen investointeja. Kohon tapauksessa pienet muutokset ja kehitysideat voidaan toteuttaa ketterästi ja järkevillä kustannuksilla. Tämä luo luottamusta ja tekee yhteistyöstä sujuvaa.

“Oli yllätys, miten nopeasti ja edullisesti Koho toteuttaa muutostoiveita. Se ei ole ollut itsestäänselvyys muualla.”

Ratiselta vahva suositus Koho toiminnanohjausjärjestelmälle

Ratinen on jo suositellut Kohoa kollegoilleen ja tekisi sen uudelleenkin. Suosittelun takana on käytännön kokemus siitä, että järjestelmä aidosti tukee liiketoimintaa, säästää aikaa ja parantaa työn hallittavuutta. Koho ei rajoita yritystä valmiilla muoteilla, vaan mukautuu joustavasti asiakkaan tarpeisiin.

Yrityksessä nähdään myös tulevaisuuden potentiaali: raportointia ja resurssien hallintaa halutaan hyödyntää entistä tehokkaammin, ja luotto Kohon osaamiseen ja tukeen on vahva. Ratinen kokee, että Koho ei ole pelkkä järjestelmä – se on kumppani, joka kasvaa yrityksen mukana.

“Koho sopii yritykselle, joka kaipaa monipuolista ja helppokäyttöistä järjestelmää – ja joka haluaa keskittyä olennaiseen.”