QVIM Arkkitehdit: Koho toi sujuvuutta, ajansäästöä ja tarkkuutta arkkitehtitoimiston arkeen


QVIM Arkkitehdit on 1990-luvulla perustettu arkkitehtitoimisto, joka työllistää kymmenkunta asiantuntijaa ja toteuttaa projekteja niin Pohjois-Savossa kuin Etelä-Suomessakin. Työn luonne on projektilähtöistä: useita hankkeita on käynnissä yhtä aikaa, ja jokainen niistä edellyttää tarkkaa tuntien seurantaa, hallittua laskutusta ja selkeää projektinhallintaa.

Kun vanha järjestelmä alkoi hidastaa työtä

Lähes kahdenkymmenen vuoden ajan käytössä ollut ohjelmisto oli aikanaan palvellut hyvin, mutta sen rajoitteet nousivat yhä selvemmin esiin. Järjestelmä ei ollut pilvipohjainen, mikä teki etätyöstä kankeaa ja aiheutti viivästyksiä jo pelkästään siinä vaiheessa, kun useampi työntekijä kirjasi tuntejaan yhtä aikaa. Hallintopäällikkö Päivi Venäläisen mukaan projektitietojen löytäminen oli hankalaa, ja laskutus vei kohtuuttomasti aikaa, kun kaikki piti tarkistaa ja syöttää käsin. Kun hallinnolliset tehtävät alkoivat viedä liikaa resursseja asiantuntijatyöltä, ymmärrettiin, että uuden ratkaisun etsiminen oli välttämätöntä.

“Vanha ohjelma ei ollut pilvipohjainen. Jos kaksi henkilöä kirjasi yhtä aikaa tunteja, järjestelmä tökki. Se teki etätyöstä lähes mahdotonta.”

Suosituksesta löytynyt ratkaisu

Ratkaisu tuli hieman yllättävästä suunnasta. Tilitoimiston kanssa käydyn keskustelun yhteydessä mainittiin Kohon työajanseurannasta, ja tämä herätti kiinnostuksen. Kun järjestelmään tutustuttiin tarkemmin, sen monipuolisuus, selkeä käyttöliittymä ja helppous vakuuttivat nopeasti. Päätös siirtyä Kohoon tehtiin ilman pitkää kilpailutusta, sillä se vastasi juuri niihin ongelmiin, jotka vanhassa järjestelmässä olivat vuosien mittaan kasaantuneet.

Käyttöönotto sujui vaivattomasti Kohon asiantuntijan johdolla. Noin viisikymmentä käynnissä ollutta projektia siirrettiin järjestelmään, ja työ pääsi jatkumaan ilman katkoksia. Kokemus oli heti alusta asti positiivinen. Aivan alussa osalla henkilöstöstä oli kuitenkin hieman vastarintaa, kun uutta ohjelmaa ei osattu käyttää heti – kaikki vaatii oman oppiaikansa. Ohjeistus oli kuitenkin selkeä, ja työntekijät oppivat nopeasti hyödyntämään uusia työkaluja arjen tarpeisiin. Nyt ei pärjättäisi vanhalla projektinhallintaohjelmalla ollenkaan.

Venäläinen toteaa, että päätös tuntui helpolta, sillä Koho tarjosi ratkaisun, joka teki monimutkaisesta yksinkertaista:

“Käyttöönotto oli selkeä ja ohjeistus helppoa. Oli nopea päätös lähteä Kohon käyttäjäksi.”

Laskutus tehostui ja aikaa säästyi kokonainen työpäivä kuukaudessa

Suurin yksittäinen hyöty näkyi laskutuksessa. Aiemmin sen hoitaminen vei jopa kaksi kokonaista työpäivää kuukaudessa. Venäläisen mukaan Kohon avulla prosessi nopeutui niin, että laskutus hoituu nykyään alle päivässä. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että joka kuukausi säästyy yhden työpäivän verran aikaa, joka voidaan käyttää asiakasprojekteihin ja suunnittelutyöhön.

Nopeampi laskutus ei ole tuonut pelkästään ajansäästöä, vaan se on parantanut myös kassavirtaa ja tehnyt koko prosessista hallitumman. Kun laskut lähtevät asiakkaille ajallaan ja tarkasti, yrityksen toiminta on ennustettavampaa ja luotettavampaa.

“Arviolta yhden työpäivän työaika säästyy joka kuukausi ja vapautuu muuhun työhön.”

Projektinhallinta ja tarjousten tarkkuus paranivat

Kohon avulla QVIM sai myös projektinhallintaansa uudenlaista selkeyttä. Useita kymmeniä projekteja voidaan hallita yhdestä näkymästä, ja järjestelmän tarjoama historiadata tuo merkittävää lisäarvoa. Venäläinen ottaa esimerkin: uutta kerrostaloprojektia varten laaditaan tarjous, niin voidaan helposti tarkistaa aiemmista vastaavista hankkeista, paljonko niihin kului tunteja ja kenen työpanosta tarvittiin. Tämä tekee uusista tarjouksista entistä realistisempia ja tarkempia, mikä taas vahvistaa yrityksen kilpailukykyä ja asiakkaiden luottamusta.

“Vanhoista projekteista löytyy tieto tunneista ja tekijöistä. Se tekee uusien tarjousten laadinnasta huomattavasti helpompaa ja tarkempaa.”

Samalla projektien eteneminen on läpinäkyvämpää koko henkilöstölle. Johto ja projektipäälliköt näkevät yhdellä silmäyksellä, missä mennään, mitä resursseja tarvitaan ja miten työt etenevät suhteessa suunnitelmiin. Tämä vähentää epävarmuutta ja tekee päätöksenteosta sujuvampaa.

Tuntikirjaukset ja raportointi helpottivat arkea

Arjen työn sujuvuus parani myös tuntikirjausten ja raportoinnin osalta. Jokaisen työntekijän on helppo kirjata päivän tunnit, ja projektipäälliköt voivat tarkistaa ja täydentää tietoja laskutusta varten. Raportit, kuten lomalistat ja liukumaseurannat, saadaan yhdellä klikkauksella ilman manuaalista työtä. Tämä tuo arkeen kaivattua läpinäkyvyyttä ja tekee resursoinnista luotettavampaa.

Venäläisen mukaan läytännön tasolla tämä tarkoittaa sitä, että heillä on nyt selkeämpi kokonaiskuva siitä, miten työaika jakautuu projekteille ja miten se näkyy laskutuksessa. Myös pienet mutta arkeen vaikuttavat asiat, kuten ylityökorvaukset ja lomajärjestelyt, hoituvat hallitummin.


“Tuntikirjausten helppous ja raporttien nopea saatavuus säästävät aikaa ja tuovat läpinäkyvyyttä.”

Asiakaspalvelu tukee arkea

Kohon asiakaspalvelu on ollut olennainen osa onnistunutta käyttökokemusta. Venäläinen on kokenut, että apua saa aina silloin, kun sitä tarvitaan. Ongelmat ratkeavat nopeasti puhelimitse tai sähköpostitse, eikä käyttöön ole jäänyt turhautumista. Varmuus on lisännyt luottamusta järjestelmään ja vahvistanut kokemusta siitä, että Koho on pitkäaikainen kumppani, johon voi nojata.

“Ongelmatilanteissa vastaus on tullut nopeasti. Se luo turvaa arkeen.”

Pitkäaikainen ratkaisu arkkitehtitoimiston tarpeisiin

QVIM on käyttänyt Kohoa noin viiden vuoden ajan. Kokemus on osoittanut, että järjestelmä ei ainoastaan ratkaissut akuuttia ongelmaa, vaan siitä on tullut osa yrityksen jokapäiväistä toimintaa. Vaihtoa muihin järjestelmiin ei ole harkittu, sillä Koho on osoittautunut luotettavaksi ja joustavaksi työkaluksi, joka sopii erinomaisesti projektiluontoisen toiminnan tarpeisiin. Venäläisen mukaan Koho palvelee yhtä hyvin arkkitehti- ja insinööritoimistoja kuin muitakin asiantuntijaorganisaatioita, joissa hallinnollisten prosessien tehokkuus on keskeistä liiketoiminnan kannalta.


“Koho sopii erinomaisesti projektiluontoisille yrityksille, kuten arkkitehti- ja insinööritoimistoille.”

Enemmän aikaa suunnitteluun ja asiakkaille

Kohon avulla QVIM Arkkitehdit on modernisoinut toimintaansa tavalla, joka näkyy sekä ajansäästönä että työn laadussa. Laskutus on nopeutunut ja selkeytynyt, projektien hallinta on saanut uuden tason läpinäkyvyyttä, ja tarjousten laadinta on muuttunut täsmällisemmäksi. Työaikakirjaukset ja raportointi tukevat johtamista ja resursointia, ja asiakaspalvelun tuki luo turvaa arjen keskellä.

Suurin hyöty näkyy kuitenkin siinä, että hallinnollisiin prosesseihin kuluva aika on vähentynyt, ja se voidaan käyttää sinne, missä QVIM:n osaaminen on arvokkaimmillaan: laadukkaaseen arkkitehtisuunnitteluun ja asiakkaiden palvelemiseen.

“Koho vapauttaa arkkitehdin tekemään sitä, mitä varten hänet on palkattu eli suunnittelemaan ja palvelemaan asiakasta.”