Koho toiminnanohjausjärjestelmä helpotti Monetorin laskutusta ja keskitti asiakasviestinnän

Koho toiminnanohjausjärjestelmä toi Monetorille selkeyttä laskutukseen ja keskitti asiakasviestinnän yhteen paikkaan. Aiemmin laskutusprosessi vei aikaa ja viestintä oli hajallaan eri sähköposteissa, mikä vaikeutti toimintaa. Nyt sopimuslaskutukset nousevat automaattisesti, lisälaskutettavien töiden kirjaaminen on vaivatonta ja asiakasviestien hallinta onnistuu vaivattomasti.

Monetor on moderni tilitoimisto, joka yhdistää tilitoimistopalvelut, automatisoidun taloushallinnon sekä konsultoinnin ja valmennuksen. Monetor on taloushallinnon ja liikkeenjohdon kumppani. Yritys on perustettu vuonna 2013, jossa työskentelee 20 alan ammattilaista.

Kun monimutkainen järjestelmä ei enää riittänyt

Monetorilla oli aiemmin käytössä kilpaileva järjestelmä, mutta arjen kokemukset kertoivat karua kieltään. Työajan kirjaaminen ja laskutus veivät aikaa, järjestelmä tuntui monimutkaiselta eikä vastannut kasvavan yrityksen tarpeisiin. Liiketoimintajohtaja Heli Lehmusvuoren mukaan tarvittiin työkalu, joka yksinkertaistaisi prosesseja ja vapauttaisi resursseja muuhun työhön.

“Aiemmassa järjestelmässä laskutus koettiin monimutkaiseksi. Kohossa se on yksinkertaisempaa.”

Koho toi selkeyttä laskutukseen

Suurin muutos nähtiin sopimuslaskutuksessa, kun Koho otettiin käyttöön. Laskut nousivat automaattisesti järjestelmään ja lisälaskutettavien töiden kirjaaminen helpottui. Netvisor-integraatio varmisti saumattoman yhteyden kirjanpitoon, mikä oli ratkaiseva tekijä päätöksessä.

“Sopimuslaskutus nousee automaattisesti ja laskuille on helppo lisätä lisälaskutettavia töitä.”

Lehmusvuori sanoo, että käyttöönotto sujui vaivattomasti selkeän vaiheistuksen ansiosta, ja tuki oli saatavilla koko prosessin ajan.

“Tykkäsin käyttöönotosta – se oli meidän kannaltamme helppoa ja selkeää.”

Kasvun keskellä aikaa vapautui johtamiseen

Monetor on kasvanut nopeasti, mutta laskutukseen kuluva aika ei ole paisunut mukana. Lehmusvuori korostaa, että asia on päinvastoin, sillä Koho on vähentänyt työmäärää ja tehnyt vastuiden jakamisesta helpompaa. Laskutus ei enää ollut yhden ihmisen harteilla, vaan useampi työntekijä pystyi osallistumaan prosessiin.

“Väittäisin, että Koho on vähentänyt laskutukseen kuluvaa työaikaa, vaikka olemme kasvaneet.”

Tiketöinti mullisti asiakasviestinnän

Asiakaspalvelu ja viestintä olivat aiemmin hajallaan yksittäisten työntekijöiden sähköposteissa. Kohon tiketöinnin avulla kaikki asiakasviestit saatiin koottua yhteen paikkaan, jossa ne ovat seurattavissa ja hallittavissa. Lehmusvuoren mukaan tämä toi läpinäkyvyyttä ja varmuutta, että asiakkaiden viesteihin vastataan ajallaan. Historia myös säilyy työntekijöiden vaihtuessa.

“Nyt koko historia asiakkaan kanssa löytyy, vaikka asiakasvastaava vaihtuu.”

Helppokäyttöisyys vakuutti

Kohon selkeys on ollut ratkaiseva tekijä käyttäjäkokemuksessa. Työajan ja asiakastyön kirjaukset onnistuvat helposti, virheiden korjaaminen on suoraviivaista ja laskutusprosessi yksinkertainen. Myös lakisääteiset muutokset, kuten arvonlisäveron päivitykset, sujuivat mutkattomasti.

“ALV:n muutos oli helppo toteuttaa muutamalla napinpainalluksella.”

Kokonaisuutena Lehmusvuori kokee, että Koho on vastannut tarpeisiin erinomaisesti. Se on yksinkertaistanut laskutusta, parantanut asiakasviestinnän hallintaa ja tukenut kasvua.