Toiminnanohjausjärjestelmä helpottaa tilitoimiston arkea – Festum yhtenäisti toimintojaan Koholla

Toiminnanohjausjärjestelmä taipuu moneen ja tuo tilitoimiston arkeen helpotusta. Festum Accounting halusi päästä eroon hajanaisista käytännöistä ja luoda yhdenmukaisuutta työhönsä. Koho toiminnanohjausjärjestelmä toi ratkaisun: nyt prosessit, raportointi ja resursointi kulkevat samaan tahtiin koko organisaatiossa.

Festum Accounting on perheomisteinen tilitoimisto, jossa työskentelee lähes 60 taloushallinnon ammattilaista. Festum erottuu kilpailijoistaan tarjoamalla jokaiselle asiakkaalle nimetyn kirjanpitäjän – henkilökohtaisen kumppanin, joka huolehtii asiakkaan taloudesta kokonaisvaltaisesti.

Hajanaiset käytännöt toivat haasteita

Aiemmassa järjestelmässä työtehtävien hallinta oli asiakaspalvelupäällikkö Taru Laxströmin mukaan hajanaista. Jokainen työntekijä loi omat tehtävänsä eri tavoilla, mikä johti epäyhtenäisiin deadlineihin ja toimenpiteisiin. Laxström sanoo, että tämä aiheutti sekaannuksia etenkin tuuraustilanteissa. Lisäksi raportointi ja resursointi olivat hankalia, kun asiakasmäärät kasvoivat nopeasti.

“Ennen Kohon käyttöönottoa meillä oli yhtä monta toimintatapaa kuin tekijääkin.”

Koho toi selkeyttä ja ennustettavuutta

Koho toi Festumin toimintaan selkeän muutoksen. Yhdenmukaiset työmääräykset helpottavat seurantaa, raportointia ja tuuraustilanteita. Laxström kehuu, että yhdellä silmäyksellä näkee asiakkaan palvelut, hinnoittelun ja aikataulut, mikä helpottaa sekä kirjanpitäjien arkea että asiakkaiden asiointia.

Kuormituskalenteri ja työmääräyksiin perustuva resursointi auttavat esimiehiä seuraamaan työntekijöiden todellista työkuormaa ja varmistavat, että työt mitoitetaan realistisesti. Kohon ennustava laskenta hyödyntää historiatietoa ja auttaa ennakoimaan työmäärät tarkemmin myös tulevaisuudessa.

”Koho tekee työn organisoinnista läpinäkyvää ja ennakoitavaa.”

Asiakastyön varmuus vahvistui

Asiakastyössä Koho on tuonut selkeyttä ja varmuutta. Yhtenäinen toimintamalli ja kommentointimahdollisuudet varmistavat, että tehtävät hoidetaan ajallaan ja asiakkaiden kanssa viestintä pysyy selkeänä. Tämä tukee Laxströmin mukaan henkilökohtaista palvelulupausta ja vahvistaa asiakassuhteita.

Myös johdolle ja myynnille Koho on ollut arvokas työkalu. Johdon on helppo seurata kuormitusta ja raportointia, ja myynti pystyy tarkistamaan esimerkiksi käyttöönottojen etenemisen ilman erillisiä yhteydenottoja.

“Koho antaa johdolle ja myynnille selkeän näkymän siitä, mitä arjessa tapahtuu.”

Kohon avulla tehokkuutta ja parempaa palvelua

Kokonaisuutena Koho on tuonut Laxströmin mielestä yhdenmukaiset prosessit, jotka vähentävät virheitä ja parantavat tuottavuutta. Resurssienhallinnan työkalut auttavat tasapainottamaan kuormaa ja varmistavat tehokkaan työajan käytön. Samalla asiakaspalvelu on saanut lisäarvoa, sillä asiakkaat hyötyvät ajantasaisesta tiedonkulusta ja nimettyjen kirjanpitäjien tukemasta sujuvasta palvelusta.

”Koho tekee Festumin arjesta selkeämpää, asiakkaiden palvelusta varmempaa ja johdon työstä läpinäkyvämpää.”