10+ Isännöinti Oy tehosti laskutustaan Kohon avulla

10+ Isännöinti Oy on kasvava isännöintitoimisto, jonka perusti yrittäjä ja isännöitsijä Sami Asujamaa vuonna 2015. Helsinkiläinen yritys tarjoaa mutkatonta, osaavaa ja luottamuksen arvoista isännöintipalvelua pääkaupunkiseudun asunto-osakeyhtiöille.

Yhteistyö Kohon kanssa sai alkunsa vuonna 2024. Yrityksen toiminta oli kasvanut pikkuhiljaa, ja sen myötä huomattiin, että myös arjen tarpeet olivat muuttuneet. Erityisesti työajan ja lomapäivien seuranta sekä laskutettavien töiden hallinta aiheuttivat päänvaivaa.

“Meillä ei oikein ollut kauhean hyvää työajan seurantaa käytössämme. Käytimme ohjelmaa, jolla sai kyllä merkattua työpäivän käyntiin ja pois, mutta esimerkiksi lomaseurantaa ei ollut lainkaan. Välillä oli epäselvää, kenellä oli lomia pitämättä ja kuinka paljon,” Sami avaa yrityksen silloista tilannetta.

Töitä kirjattiin Excel-taulukkoon, mikä toimikin hyvin yrityksen alkuvaiheessa. Työntekijöiden ja asiakkaiden määrän lisääntyessä taulukko kasvoi kuitenkin liian isoksi. Tilanne meni lopulta monimutkaiseksi, kun Exceleitä läheteltiin kirjanpitokumppanille täydennettäväksi ja päällekkäistä työtä syntyi turhan paljon. Kun ratkaisua lähdettiin etsimään, valinta osui Kohoon osin Kohoa käyttävän kirjanpitokumppanin suosituksesta ja osin siitä syystä, että Koho vaikutti heti monipuoliselta ja tarpeisiin sopivalta. Sami antaa plussaa myös siitä, että Kohossa voidaan kokonaan piilottaa sellaiset ominaisuudet, joita asiakas ei tarvitse.

Nyt kun kaikki kirjaavat duuninsa suoraan Kohoon, niin vältämme tietojen näpyttelyn Exceliin ja säästämme aidosti todella paljon aikaa, koska laskut lähtevät Kohosta suoraan kirjanpitosoftaan.

Sami Asujamaa, 10+ Isännöinti Oy

Erityiset kiitokset sujuvasta käyttöönotosta

Kohon käyttöönottoprosessi oli Samin mukaan erittäin sujuva. Hän antaa erityistä kiitosta siitä, että projektipäällikön kanssa käytiin tarkasti läpi juuri heidän tarpeidensa mukaiset käyttökohteet Kohossa, minkä jälkeen “paketti” tehtiin valmiiksi hyvinkin nopealla aikataululla.

“Mielestäni erittäin hyvin katsottiin se, että mitä juuri me halutaan, ja sitten se toteutettiin. Myös käytön opastukset vietiin mielestäni tosi hyvin läpi. Jälkeenpäin vielä seurattiin, että kaikki on ok. Todella hieno onboarding”, Sami iloitsee.

Yksi mullistava hetki oli Samin mielestä myös se, kun yritys vaihtoi hiljattain kirjanpitojärjestelmäänsä. Hän kokee, että siirtyminen vanhasta rajapinnasta uuteen meni todella kivuttomasti, kun muutokset oli Koholla tehty ja testattu valmiiksi. Kokonaisuus käytiin sujuvasti läpi yhden Teams-palaverin aikana.

“Tämä tarkoitti sitä, että meidän ei tarvinnut viedä uuteen kirjanpitojärjestelmään yhtään asiakas- tai tuotetietoja. Kaikki ohjautuu nyt suoraan Kohosta. Meidän näkökulmastamme tärkeää on myös se, että tekijöille mikään ei muuttunut. Kun on kerran opetellut käyttämään tätä, niin voidaan jatkaa samaan malliin”, Sami kertoo.

Nopeampi ja ennustettavampi laskutusprosessi

Kohon myötä 10+ Isännöinnin arjesta on tullut monin tavoin sujuvampaa. Heillä on nyt selkeä järjestelmä työajan seurannalle, mitä myös aktiivisesti hyödynnetään. Kaikista eniten Kohon käyttöönotto on näkynyt kuitenkin laskutusprosessissa, joka on muuttunut huomattavasti nopeammaksi. Kaikki laskutukseen liittyvä asiakasdata on nyt samassa paikassa, kun myös toistuva kuukausilaskutus siirrettiin lähtemään Kohosta.

“Tämä mahdollistaa meille sen, mitä arvostan tosi paljon, että nyt sopimuslaskut muodostuvat valmiiksi sinne odottelemaan ja edellisen kuukauden erikseen laskutettavat työt voidaan vaan lisätä sitten mukaan. Myös asiakkaan suuntaan näyttää kivammalta, kun tulee vain yksi lasku per kuukausi. Sitä ei aluksi tullut edes ajatelleeksi, miten paljon nämä toiminnot helpottavat työtä”, Sami kertoo.

Ajan säästymisen lisäksi laskutuksesta on tullut Samin mukaan myös entistä ennustettavampaa: “Nyt kun peruskuukausilaskut generoituvat valmiiksi jo vähän ennen lähetyspäivää, niin on helpompi tietää milloin laskut lähtevät. Meidän on myös helppo kommunikoida sisäisesti, mihin mennessä kaikki työt pitää olla kirjattuna sisään”.

Kohon ansiosta laskuttamiseen kuluu nyt selkeästi vähemmän työaikaa. Myös inhimillisten virheiden mahdollisuus laskutusvaiheessa on vähentynyt.

Sami Asujamaa, 10+ Isännöinti Oy

Jälkikäteen ajateltuna Sami ei haluaisi enää palata takaisin vanhaan laskutukseen. “Ajatus siitä, että kävisin itse läpi kilometrin mittaista Exceliä ja kopioisin käsin rivejä kirjanpitosoftaan, on aika vieras tällä hetkellä. Varsinkin tässä nykyisessä kokoluokassa se olisi väistämättä monen tunnin homma, mikä ei tuota mitään lisäarvoa. Kohon myötä laskuttamiseen menevä aika ei lisäänny, vaikka asiakasmäärämme tuplaantuisi. Tämä on tärkeää, sillä meillä on kasvutavoitteita”.

Koholla keskeinen rooli 10+ Isännöinnin arjessa

Sami kokee, että Koho tulee tulevaisuudessa olemaan heillä hyvin keskeisessä, ellei jopa suuremmassa roolissa kuin nyt. Kiinnostusta olisi jossain vaiheessa laajentaa Kohon käyttöä muihinkin toimintoihin.

“Kohon käyttö voisi jatkossa mennä siihen, että siellä ylläpidettäisiin yhä enemmän ja enemmän asiakasdataa. Nyt siellä on lähinnä laskutustiedot, mutta siellä voisi olla vaikka myynti-pipeline jatkossa. Myös asiakaskohtaisen kannattavuuden seuraaminen Kohossa kiinnostaisi jollain aikavälillä”, Sami pohtii.

Sami on valmis myös suosittelemaan Kohoa muille. He ovat paljon tekemisissä alan muiden toimijoiden kanssa, ja monet ovatkin kyselleet heidän käyttämästään ohjelmistosta, sillä käyttötarkoitukset ovat alan yrityksillä usein hyvin samankaltaiset.

Aina jos joku on kysynyt, mitä softaa käytämme, niin olemme maininneet Kohon. Olemme itse olleet tosi tyytyväisiä käyttäjiä, ja suosittelemme Kohoa aina, kun se tulee puheeksi.

Sami Asujamaa, 10+ Isännöinti Oy

Haluaisitko kokea miten Koho tehostaisi sinun liiketoimintaasi? Varaa alta maksuton etäesittely.