Tunne projektisi – Monipuolisen projektilaskutuksen kulmakivet

Koho-webinaarissa 12.5. keskustelimme otsikolla Tunne projektisi – Monipuolisen projektilaskutuksen kulmakivet. Haastattelimme projektilaskutus webinaaria varten asiantuntijayrityksiä ja huomasimme, että haasteena on edelleen saada täysin automatisoitua ja ajantasaista laskutusta sekä raportointia varsinkin vähänkin monimutkaisempiin projekteihin, joissa on saman projektin sisällä erilaisia laskutustapoja. Keskusteluissa tuli ilmi, että yrityksillä on edelleen joko useita eri järjestelmiä, jotka eivät oikein keskustele keskenään, tai käytössä on Excel.

Tehokkaassa projektilaskutuksessa kulmakivinä ovat projektinhallintajärjestelmä, taloudenhallintajärjestelmä ja mahdollisimman pitkälle automatisoiminen näiden välillä/automaattilaskutus. Kun puhutaan nopeammasta laskutuksesta, tarvitaan tietoa: saako esimies tiedon projektin vaiheista yms.

Projektien haastavat laskutustavat

Projekteilla voi olla erilaisia laskutusmalleja, kuten: Kiinteä veloitus, kausiveloitus, kappaleveloitus tai näiden sekoitus. Samalle asiakkaalle voi olla käytössä vaikka useita eri laskutusmalleja.

Kattavalla projektinhallintajärjestelmällä laskutat ja automatisoit myös normaalista poikkeavat projektilaskutukset. Koholla onnistuu mm. osamaksu-, koonti-, maksuposti- ja kumulatiivinen laskutus, sekä kustomoidut laskuerittelyt projekteittain. Poikkeavien laskutustapojen mahdollistuminen on hyvän projektinhallinnan merkki. Esimerkiksi saman asiakkaan samalla projektilla saat automaattisen säännön, jossa tietyt vaativat työt laskutetaan kalliimmalla hinnalla eikä tätä tarvitse muistaa enää erikseen laskutusvaiheessa. Tai että esim. 10 tunnin sopimuslaskutuksen jälkeen Koho alkaa automaattisesti veloittaa ylimenevien tuntien veloitusta.

Projektin voi myös jo suoraan projektia luodessa ositttaa eli jakaa vaikka tytäryhtiöille tai tehdä säännön, että budjetoitujen tuntien jälkeen järjestelmä alkaa suoraan veloittamaan isompaa laskutushintaa.

Projektien laskuttaminen

Projektisi laskutusmääritykset voit luoda jo alussa projektia luodessasi. Projektin laskutukseen voit asettaa:

• Projektitason hinnoittelua
• Projektin työntekijätason hinnoittelua
• Projektin tehtävätason hinnoittelua
• Projektin tehtävätason työntekijäkohtaista hinnoittelua
• Vakioituja tai automatiikalla täytettäviä viite- tai laskun lisätietoinformaatioita

Kohossa kohdistat myös helposti tunnit suoraan projekteille. Saat viikkotasoisen tuntiensyöttönäkymän käyttäjille. Laskutus ja projektikustannukset saadaan johdettua suoraan kirjauksista.

Kohosta löytyy myös joukko muita käyttäjää helpottavia toimintoja:

• Vastuuprojektilista
• Deadline -lista vastuutetuista projektitöistä
• Kalenterinäkymä suoritettavista töistä
• Työntekijän oma projektikuormitusnäkymä    

Kun tietty työvaihe on suoritettu, laskuttaja saa tiedon suoraan kirjaajilta tai projektipäälliköltä.

Järjestelmä mahdollistaa tietoon perustuvaa projektiseurantaa. mahdollistaa tarkan ja dataohjautuvan projektiseurannan. Sen avulla voidaan esimerkiksi nähdä täsmällisesti, miten projektit etenevät, ovatko työkuormat hallinnassa ja pysytäänkö budjetissa. Projektisuunnitelma helpottaa sekä projektin työntekijöiden, vastuuhenkilöiden että yrityksen johdon töitä, ja projektilaskutus helpottuu.

Katso webinaarivideo

Jos haluat tietää lisää tai sparrailla aiheella, olemme mielelllämme apuna. Voit varata maksuttoman kalenteriajan alta.

Tämä blogikirjoitus liittyy Tunne projektisi – Monipuolisen projektilaskutuksen kulmakivet  -webinaariimme, joka pidettiin 12.5.2021.

Sinua saattaisi kiinnostaa myös: Parempaa projektiraportointia: 3 projektisi pelastavaa raporttia

Koho on monipuolinen projektinhallinta- ja toiminnanohjausjärjestelmä, jossa asioita voi tehdä monella tavalla ja kokeilla itselleen parhaiten sopivan toimintatavan. Järjestelmän muokattavuus, automaatiot ja räätälöitävyys ovat Kohon parhaita ominaisuuksia. Kohoa voi käyttää yli 270 eri tavalla. Tämä yhdistettynä jatkuvaan nopeaan kehitykseen ja yli 60 rajapintaan tekee Kohosta yhden segmenttinsä parhaista järjestelmistä.